Приложение к Распоряжению от 01.09.2017 г № 175-РА Положение
Положение об обработке персональных данных работников администрации города Нижний тагил
Статья 1.Общие положения
1.Настоящее Положение об обработке персональных данных работников (далее по тексту - "Положение") определяет порядок обработки и защиты персональных данных работников (далее по тексту - "Работник") Администрации города Нижний Тагил (далее по тексту - "Работодатель", "Администрация города").
2.Настоящее Положение разработано в соответствии с "Трудовым кодексом Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ, Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", иными нормативными актами, действующими на территории Российской Федерации, локальными нормативными актами Администрации города.
3.Все Работники Администрации города должны быть ознакомлены с настоящим Положением, а также со всеми дополнениями и изменениями к нему под роспись. При приеме на работу ознакомление производится до подписания трудового договора.
Статья 2.Состав персональных данных Работников
1.К обрабатываемым персональным данным Работника относятся:
- фамилия, имя, отчество;
- контактная информация;
- паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения);
- дата и место рождения;
- фотография;
- адрес регистрации по постоянному месту жительства, адрес фактического проживания;
- данные свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
- сведения о профессиональной деятельности, в том числе решения о поощрении, а также о наложении дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
- данные страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- данные свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
- данные воинского учета;
- сведения о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
- данные медицинского заключения о состоянии здоровья установленной формы, об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу;
- сведения о составе семьи, возрасте детей;
- сведения о доходе с предыдущего места работы, сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера;
- прочие данные, необходимость в которых может возникнуть в ходе трудовой деятельности у Работодателя в случаях, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации.
2.При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных Работника Работодатель руководствуется Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами Российской Федерации.
3.Работодатель не обрабатывает персональные данные Работника о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, членстве в общественных объединениях, религиозных или философских убеждениях, частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, получать и обрабатывать данные о частной жизни Работника допускается только с его письменного согласия.
Статья 3.Цели обработки персональных данных Работников
1.Персональные данные Работников обрабатываются Работодателем в целях исполнения трудового договора, стороной которого является Работник, и соблюдения норм законодательства Российской Федерации, в частности, для:
- идентификации личности Работника;
- определения наличия у Работников необходимых для выполнения трудовых обязанностей образования, квалификации, специальных знаний, специальных прав, опыта работы; организации обучения, продвижения Работников;
- содействия Работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе;
- организации рабочих процессов в Администрации города;
- контроля количества и качества выполняемой работы, подтверждения Работником уважительной причины отсутствия на рабочем месте, обеспечения сохранности имущества;
- обеспечения личной безопасности Работников;
- расчета и перечисления Работникам заработной платы, пособий из фондов Российской Федерации;
- отчисления страховых взносов на индивидуальные счета Работников в Пенсионный фонд Российской Федерации в соответствии с нормами пенсионного законодательства Российской Федерации;
- налогообложения Работников, в отношении которых Работодатель выступает налоговым агентом, в соответствии с налоговым законодательством Российской Федерации;
- выполнения Работниками функции представительства Работодателя в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, выдачи Работникам доверенностей;
- заполнения первичной учетной документации по учету труда и его оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации в области государственной статистической деятельности;
- ведения воинского учета в соответствии с законодательством Российской Федерации о воинской обязанности;
- реализации льгот Работников, связанных с материнством, отцовством, опекунством, других социальных и иных льгот;
- соблюдения норм и требований по охране труда, проведения обязательных медицинских осмотров.
2.Персональные данные Работников обрабатываются Работодателем также в целях:
- открытия личных банковских счетов Работников для перечисления причитающихся сумм;
- страхования Работников по программам добровольного медицинского страхования;
- информационного обеспечения Работников и контрагентов Администрации города.
Статья 4.Получение и формирование персональных данных Работников
1.Первичное получение персональных данных Работника производится непосредственно у самого Работника в соответствии со ст. 5 настоящего Положения.
2.При заключении трудового договора Работник заполняет Анкету кандидата, в которой указывает персональные данные, необходимые для оформления личной карточки Работника по унифицированной форме N Т-2, и иные сведения, которые Работник считает нужным указать.
3.При заключении трудового договора поступающий на работу Работник в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации предъявляет следующие документы:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые или Сотрудник поступает на работу на условиях совместительства;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- документы, удостоверяющие наличие допусков и разрешений - при поступлении на работу, требующую наличия допусков и разрешений;
- прочие документы в случаях, установленных законодательством.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются Работодателем.
4.Отдел муниципальной службы проверяет достоверность сведений, указанных в Анкете кандидата, сверяя данные в ней с предоставленными Работником оригиналами документов.
5.При заключении трудового договора и в ходе трудовой деятельности может возникнуть необходимость в предоставлении Работником документов, содержащих персональные данные:
- о составе семьи, наличии и возрасте детей;
- о беременности женщины;
- об инвалидности;
- о донорстве;
- о доходе с предыдущего места работы;
- о необходимости ухода за больным членом семьи;
- о временной нетрудоспособности (листки нетрудоспособности);
- о наличии ограничений либо рекомендаций по труду;
- иных документов, предоставляемых Работодателю в соответствии с законодательством.
6.В процессе трудовой деятельности у Работодателя формируются документы, содержащие персональные данные Работника:
- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
- приказы по личному составу;
- документы, содержащие сведения о заработной плате Работника, о выплаченных пособиях из фондов Российской Федерации, об уплаченных налогах на доходы физических лиц;
- документы, содержащие сведения о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
- личная карточка Работника формы Т-2;
- иные документы, содержащие персональные данные Работника.
7.В период работы у Работника могут измениться персональные данные, появиться новые документы, содержащие персональные данные, вноситься изменения в ранее предоставленные им документы. В таких случаях Работник обязан информировать Работодателя обо всех изменениях персональных данных в недельный срок после факта изменения и представлять подтверждающие документы в отдел кадров.
8.Если персональные данные Работника возможно получить только у третьей стороны, то Работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие по установленной форме (Приложение к настоящему Положению).
Работодатель должен сообщить Работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа Работника дать письменное согласие на их получение.
9.Работодатель по требованию Работника исключает или исправляет неверные или неполные персональные данные, а также данные, обрабатываемые с нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации или иных федеральных законов РФ.
Статья 5.Получение согласия Работника на обработку его персональных данных
1.Работник принимает решение о предоставлении Работодателю своих персональных данных и дает письменное согласие на их обработку.
2.Обработка персональных данных Работника в случаях, предусмотренных частью 2 статьи 6 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", осуществляется без получения его согласия.
3.В Анкету кандидата включаются пункты, заполняя которые Работник дает согласие на получение его персональных данных у третьей стороны, в частности, характеристик с предыдущих мест работы.
4.Согласие Работника на обработку его персональных данных в письменном виде оформляется по форме утвержденной Постановлением Администрации города "Об утверждении типовых форм документов, связанных с обработкой персональных данных в Администрации города Нижний Тагил" N 1184-ПА от 25.06.2014.
5.Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано Работником в порядке, определенном при получении согласия, либо путем подачи Работодателю письменного заявления.
Статья 6.Хранение и использование персональных данных
1.Хранение и использование персональных данных Работников при неавтоматизированной обработке:
1) документы по кадровому учету, содержащие персональные данные Работников, хранятся на бумажных и иных материальных носителях в помещениях отдела муниципальной службы Администрации города;
2) порядок хранения, порядок обращения с документами, содержащими персональные данные, на бумажных и иных материальных носителях определяется локальными нормативными актами Администрации города по защите информации.
2.Хранение и использование персональных данных Работников при автоматизированной обработке:
1) персональные данные Работников, в случае их автоматизированной обработки, также могут храниться в базах данных информационных систем персональных данных (далее - "ИСПДн");
2) порядок обработки, в том числе хранения, персональных данных Работников в ИСПДн определяется комплектом документации, разработанной для конкретной ИСПДн.
3.Хранение персональных данных осуществляется не дольше, чем это необходимо для их обработки в целях, для которых они были собраны. По достижении целей обработки данные передаются на архивное хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, либо уничтожаются, если их архивное хранение не требуется.
4.Архивное хранение персональных данных Работников:
1) архивному хранению подлежат документы, содержащие персональные данные Работника, обязанность хранения которых возложена на Работодателя действующим законодательством Российской Федерации;
2) хранение персональных данных и их использование осуществляются в течение сроков и в порядке, предусмотренных действующим законодательством об архивном деле Российской Федерации.
Статья 7.Доступ к персональным данным
1.Доступ к персональным данным Работников в Администрации города ограничивается в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных":
1) для выполнения своих трудовых обязанностей и решения поставленных Работодателем задач доступ к персональным данным Работников имеют следующие сотрудники:
- Глава города - для руководства Администрацией города, подписания документов;
- руководители органов Администрации города - для руководства органами, подписания документов;
- отдел муниципальной службы Администрации города - для ведения кадрового учета; принятия решений о продвижении по службе, проведения адаптации, обучения, мотивации, оценки персонала, работы со штатным расписанием Администрации города, обеспечение кадрового резерва;
- юридическое управление Администрации города - для выдачи Работникам доверенностей, формирования ответов на запросы уполномоченных органов власти Российской Федерации, участия в судебных процессах Администрации города;
- отдел по делам архивов Администрации города - осуществляет архивное хранение документации Администрации города;
- отдел автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города - передает документы, содержащие ПДн Работников Администрации города, в удостоверяющий центр для создания и выдачи сертификатов ключей проверки электронных подписей.
2.Обязательным условием предоставления Работникам доступа к персональным данным других Работников является наличие подписанного ими письменного Обязательства о неразглашении информации конфиденциального характера.
3.Работодатель предупреждает лиц, получающих доступ к персональным данным Работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и может требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено.
4.Состав и объем персональных данных, к которым предоставляется доступ, ограничиваются только теми сведениями, которые необходимы и достаточны для выполнения конкретных функций и задач.
Статья 8.Передача персональных данных Работников
1.Работодатель не передает и не сообщает персональные данные Работника любым лицам, без письменного согласия последнего, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью Работника, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
2.Персональные данные Работников, в частности без его согласия, передаются в:
- государственные органы власти и их территориальные органы, бюджетные и внебюджетные фонды Российской Федерации - во исполнение требований действующих федеральных законов, иных нормативных актов Российской Федерации, для уплаты налогов на доходы физических лиц, обязательных страховых платежей и взносов, вносимых в Фонды Российской Федерации; при ответах на официальные письменные запросы правоохранительных органов и органов судебной власти, других государственных функциональных структур;
- страховую организацию, с которой у Администрации города заключен соответствующий договор - для страхования Работников по программам добровольного медицинского страхования;
- банки, в которых открываются и открыты зарплатные счета Работников - для открытия личных банковских счетов Работников и перечисления причитающихся Работникам денежных сумм;
- лечебно-профилактические учреждения - для проведения предварительных и периодических медицинских осмотров Работников;
- транспортные компании, агентства по бронированию билетов, гостиницы и т.д. - для организации командировок Работников.
3.Работодатель передает персональные данные Работника законным представителям Работника в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами РФ и настоящим Положением, и ограничивает эту информацию только теми сведениями, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
4.Работодатель обязан предупредить лиц, которым передаются персональные данные Работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено.
5.Работодатель имеет право извещать лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные Работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.
6.Работодатель передает персональные данные Работника третьим лицам, обратившимся с официальным письменным запросом.
7.В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом на получение персональных данных Работника, либо отсутствует письменное согласие Работника на предоставление его персональных данных, этому лицу должно быть отказано в предоставлении персональных данных.
Статья 9.Защита персональных данных Работников
1.При обработке персональных данных Работодатель принимает необходимые организационные и технические меры для обеспечения безопасности персональных данных Работников, в том числе защиты от их неправомерного использования или утраты.
2.Все Работники Администрации города при оформлении на работу подписывают письменное "Обязательство муниципального служащего Администрации города Нижний Тагил, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных, в случае расторжения с ним трудового договора прекратить обработку персональных данных, ставших известными ему в связи с исполнением должностных обязанностей", утвержденное Постановлением Администрации города от 25.06.2014 N 1184-ПА "Об утверждении типовых форм документов, связанных с обработкой персональных данных в Администрации города Нижний Тагил".
3.При передаче Администрацией города персональных данных Работников или предоставления доступа к ним другому юридическому или физическому лицу на основании договора с этим лицом, в договор в обязательном порядке включается обязанность обеспечения конфиденциальности персональных данных и безопасности персональных данных при их обработке.
4.Передача информации, содержащей сведения о персональных данных Работников организации по телефону, факсу, электронной почте без письменного согласия Работника запрещается.
5.Для хранения документов и носителей информации, содержащих персональные данные, используются специально оборудованные запирающиеся шкафы и сейфы, защищенные от несанкционированного доступа.
6.Транспортировка документов и носителей информации, содержащих персональные данные Работников, осуществляется в закрытой упаковке. При этом на упаковку проставляются отметки "Конфиденциально", "Для служебного пользования", "Персональные данные".
7.Защита персональных данных Работников, обрабатываемых с помощью ИСПДн, осуществляется в соответствии с документацией, предусмотренной для конкретной ИСПДн, а также локальными нормативными актами Администрации города.
Статья 10.Права и обязанности Работников и Работодателя
1.Работники обязаны:
1) соблюдать установленный настоящим Положением порядок обработки персональных данных Работников в Администрации города;
2) соблюдать конфиденциальность персональных данных других Работников Администрации города.
2.Работодатель обязан:
1) осуществлять обработку и защиту персональных данных Работников в соответствии с настоящим Положением;
2) обеспечить хранение первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в частности, документы по учету кадров, документы по учету использования рабочего времени и расчетов с Работниками по оплате труда и др.;
3) по письменному заявлению Работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления безвозмездно выдавать последнему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, или, если документ содержит персональные данные других Работников, выписки из таких документов в части, касающейся персональных данных Работника;
4) разъяснять Работнику последствия его отказа от предоставления Работодателю согласия на обработку персональных данных в случаях, когда согласие необходимо;
5) информировать Работника о наименованиях и адресах организаций и лиц, которым передаются его персональные данные.
3.Работники имеют право на:
1) полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
2) определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
3) требование соблюдения Работодателем установленного настоящим Положением порядка обработки их персональных данных Работников;
4) обжалование в суде любых неправомерных действий или бездействия Работодателя при обработке и защите его персональных данных.
4.Отказ Работника от своих прав на защиту персональных данных недействителен.
Статья 11.Ответственность
Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных Работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами Российской Федерации, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами РФ.