Приложение к Постановлению от 20.08.2013 г № 2073 Положение
Положение о городском смотре-конкурсе на лучшую организацию работы по обеспечению сохранности и учету архивных документов государственных организаций свердловской области — источников комплектования отдела по делам архивов администрации города Нижний тагил
1.Цель проведения конкурса: совершенствование работы по обеспечению сохранности и учету архивных документов государственных организаций Свердловской области - источников комплектования отдела по делам архивов Администрации города Нижний Тагил, в том числе документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации и подлежащих постоянному хранению.
2.Задачи смотра-конкурса:
- анализ условий хранения и учета архивных документов в организациях;
- создание в организациях оптимальных условий хранения документов, обеспечивающих их сохранность и учет;
- привлечение внимания руководителей организаций к обеспечению сохранности архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности их учреждения (организации), в том числе относящихся к Архивному фонду Российской Федерации;
- обобщение и распространение положительного опыта работы организаций по обеспечению сохранности архивных документов;
- популяризация архивных документов.
3.Сроки проведения смотра-конкурса:
смотр-конкурс проводится отделом по делам архивов Администрации города Нижний Тагил с 1 сентября по 15 ноября 2013 года.
4.Порядок проведения смотра-конкурса:
1) в смотре-конкурсе участвуют государственные организации Свердловской области - источники комплектования отдела по делам архивов Администрации города Нижний Тагил;
2) для подведения итогов смотра-конкурса создается комиссия, состав которой утверждается постановлением Администрации города Нижний Тагил;
3) комиссия по подведению итогов смотра-конкурса в своей работе руководствуется "Основными правилами работы архивов организаций" (М., 2002);
4) Смотр-конкурс проводится в два этапа:
I этап - с 1 сентября по 10 октября 2013 года, предусматривает:
- проведение мероприятий по разъяснению целей и задач городского смотра-конкурса;
- анкетирование организаций-участников смотра-конкурса;
II этап (итоговый) - с 11 октября по 15 ноября 2013 года, предусматривает подведение итогов смотра-конкурса.
Подведение итогов смотра-конкурса проводится по трем группам организаций: территориальные государственные органы, учреждения образования, учреждения здравоохранения и социальной защиты населения (Приложение).
В каждой группе определяются три победителя. Победители смотра-конкурса в каждой группе награждаются ценными подарками:
За I место - в размере 5500 рублей;
За II место - в размере 3500 рублей;
За III место - в размере 2500 рублей.
Активные участники конкурса награждаются поощрительными призами.
5.Победители смотра-конкурса определяются путем суммирования баллов (максимальное количество набранных баллов - 60) по следующим критериям:
1) соответствие помещений архивохранилищ, рабочего места заведующего архивом (ответственного за архив) нормативным требованиям - 4 балла;
2) степень загруженности архивохранилищ (в процентах), предоставление дополнительных площадей для хранения архивных документов (при загруженности более 90 процентов) - до 3 баллов;
3) размещение архивных документов в архивохранилище в соответствии с установленными требованиями - 2 балла;
4) соблюдение противопожарного режима хранения документов - наличие (состояние) оборудования - 6 баллов:
- металлические стеллажи - 2 балла;
- сигнализация (охранная, пожарная) - 2 балла;
- средства пожаротушения - 2 балла;
5) соблюдение санитарно-гигиенического, светового, температурно-влажностного, охранного режимов хранения документов - 10 баллов:
- периодичность проведения влажной уборки, санитарных дней, обеспыливания документов - 3 балла;
- обеспечение светозащищенности архивохранилищ (темные шторы/жалюзи, нанесение покрытий на оконные стекла и т.п.) - 2 балла;
- наличие приборов для измерения и контроля температурно-влажностных параметров воздуха, журнала регистрации показаний приборов - 3 балла;
- соблюдение порядка опечатывания архивохранилищ и ограничения доступа в них посторонних лиц - 2 балла;
6) физическое состояние архивных документов - 8 баллов:
- проведение технической обработки дел в соответствии с установленными правилами - до 5 баллов;
- отсутствие дел с механическими повреждениями (нарушение целостности переплета, утрата частей документов, разрывы листов и т.п.), биологическими повреждениями (поражение грибком, грызунами и т.п.) - 3 балла;
7) картонирование дел (укладка дел в архивные коробки) - 3 балла;
8) периодичность проведения проверки наличия и состояния дел, оформление акта проверки - 3 балла;
9) соблюдение порядка выдачи дел из архивохранилища - 3 балла;
10) наличие и ведение учетных документов архива - 4 балла:
- книга учета поступления и выбытия документов - 1 балл;
- описи дел - 1 балл;
- сводная номенклатура дел - 1 балл;
- акты приема-передачи документов при смене лиц, ответственных за архив - 1 балл;
11) оснащение архива современными техническими средствами (компьютер, принтер, сканер, ксерокс и др.) и их использование - 4 балла;
12) обеспечение сохранности и учет архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в организации, в соответствии с установленными правилами - до 10 баллов.
6.Освещение проведения городского смотра-конкурса осуществляет отдел по работе со средствами массовой информации и информационно-аналитической работе Администрации города.