Постановление от 10.06.2013 г № 313-2
Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги «Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»
"ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ГРАЖДАН, ОРГАНИЗАЦИЙ И
ОБЩЕСТВЕННЫХ ОБЪЕДИНЕНИЙ НА ОСНОВЕ ДОКУМЕНТОВ
АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
В целях реализации Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Программы снижения административных барьеров, оптимизации и повышения качества предоставления муниципальных услуг на 2012 - 2013 годы, утвержденной Постановлением администрации Березовского городского округа от 20.04.2012 N 219, Постановления администрации Березовского городского округа от 24.05.2012 N 290 "Об утверждении Перечня муниципальных услуг, предоставляемых органами местного самоуправления, в Березовском городском округе" в последующих редакциях, руководствуясь Уставом Березовского городского округа, Постановлением администрации Березовского городского округа от 06.03.2012 N 125 "Об утверждении Порядка разработки и проведения экспертизы проектов административных регламентов предоставления муниципальных услуг органами местного самоуправления Березовского городского округа и утверждения соответствующих административных регламентов", постановляю:
1.Утвердить Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (прилагается).
2.Опубликовать настоящее Постановление в газете "Березовский рабочий" и разместить на официальном сайте администрации Березовского городского округа в сети Интернет.
3.Считать утратившим силу Постановление администрации Березовского городского округа от 05.07.2012 N 363 "Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Оформление архивных справок, выписок и копий архивных документов".
4.Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на и.о. управляющей делами администрации Березовского городского округа Лавелину Н.В.
Глава
Березовского городского округа,
глава администрации
Е.Р.ПИСЦОВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ГРАЖДАН, ОРГАНИЗАЦИЙ И
ОБЩЕСТВЕННЫХ ОБЪЕДИНЕНИЙ НА ОСНОВЕ ДОКУМЕНТОВ
АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур), а также порядок взаимодействия с органами государственной власти, органами местного самоуправления, архивными органами, предприятиями, организациями и гражданами при осуществлении предоставления названной муниципальной услуги.
1.2.Организация предоставления муниципальной услуги "Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" включает в себя организацию исполнения поступающих от юридических и физических лиц тематических запросов.
Предоставление муниципальной услуги может быть передано в государственное бюджетное учреждение Свердловской области "Многофункциональный центр предоставления государственных (муниципальных) услуг".
1.3.Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом администрации Березовского городского округа (далее - архивный отдел) на основании архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, а также архивных документов, являющихся государственной собственностью Свердловской области.
1.4.Получателями муниципальной услуги являются:
российские, иностранные граждане и лица без гражданства;
юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.
1.5.Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес: 623700, Свердловская область, г. Березовский, ул. Ленина, 73.
Электронный адрес администрации Березовского городского округа: adm@admbgo.ru, электронный адрес архивного отдела: archivberezovsk1@rambler.ru.
Телефон для справок: 8 (34369) 4 - 86 - 84.
Режим работы архивного отдела: понедельник - четверг с 8-00 до 17-15, пятница с 8-00 до 16-00, перерыв с 13-00 до 14-00, суббота - воскресенье выходные дни.
Прием граждан: понедельник с 14-00 до 17-00, среда с 9-00 до 17-00.
1.6.Информация о порядке оказания муниципальной услуги может предоставляться непосредственно специалистами архивного отдела путем:
использования средств телефонной связи;
консультации при личном обращении заявителя;
направления письменного обращения почтой или передачей его непосредственно в архивный отдел;
посредством размещения информации на сайте в сети Интернет по адресу: березовский.рф на странице "Услуги", на информационном стенде, на едином портале государственных и муниципальных услуг (функций).
1.6.1.Индивидуальное устное информирование заявителя.
При консультировании заявителей по телефону и на личном приеме специалисты архивного отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения запросов, связанных с информационным обеспечением заявителей. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о наименовании архивного отдела. При ответах на телефонные звонки специалист подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты в вежливой форме информирует заявителя по интересующим его вопросам.
Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист архивного отдела, осуществляющий информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде.
При невозможности специалиста архивного отдела самостоятельно ответить на поставленные вопросы, вопрос должен быть переадресован на другое должностное лицо, или же заявителю должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
Информацию о сроке завершения оформления документов и возможности их получения заявителю сообщается при подаче документов.
Время ожидания консультации не должно превышать 15 минут.
Время, отведенное для информирования заявителя - не более 15 минут (по телефону не более 5 мин.).
1.6.2.Индивидуальное письменное информирование заявителя.
При информировании по письменным обращениям, в том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
Заведующий архивным отделом рассматривает обращение лично, либо передает обращение специалисту отдела для подготовки ответа.
Ответ на вопрос предоставляется в простой, четкой и понятной форме, с указанием фамилии, имени, отчества и номера телефона непосредственного исполнителя. Ответ направляется в письменном виде или по электронной почте в зависимости от способа доставки ответа, указанного в письменном обращении, или способа обращения заявителя.
При поступлении в архивный отдел интернет-обращения (запроса) заявителю с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению интернет-обращение распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
1.7.Основными требованиями к информированию являются достоверность и полнота предоставляемой информации, четкость в изложении информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность, удобство и доступность получения информации.
1.8.На информационных стендах в помещении архивного отдела, в сети Интернет на официальном сайте администрации Березовского городского округа размещается следующая информация:
график работы архивного отдела;
фамилия, имя, отчество руководителя;
номер справочного телефона, почтовый адрес, адрес электронной почты, адрес портала на сайте;
выдержки из настоящего Административного регламента.
1.9.Действия (бездействие) и решения должностных лиц архивного отдела, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы заявителем во внесудебном порядке и (или) в Березовском городском суде либо в Арбитражном суде Свердловской области.
В административном порядке заявитель вправе обратиться с жалобой на решение или действие (бездействие), принятое (осуществляемое) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента, к главе Березовского городского округа по установленной форме.
Порядок и сроки судебного обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, определяются гражданским и арбитражным процессуальным законодательством Российской Федерации.
2.СТАНДАРТ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
2.1.Наименование муниципальной услуги - "Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (далее - муниципальная услуга).
2.2.Предоставление муниципальной услуги осуществляет архивный отдел.
Административные процедуры по предоставлению муниципальной услуги осуществляют специалисты архивного отдела.
Работу по организации выдачи архивных справок, выписок, копий архивных документов специалисты архивного отдела осуществляют при наличии в составе архивных фондов документов, необходимых для исполнения запросов.
2.3.Результатом предоставления муниципальной услуги являются: архивные справки, архивные копии, архивные выписки, информационные письма (ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации), тематический перечень архивных документов, тематическая подборка копий архивных документов.
2.3.1.Архивная справка - документ, составленный на бланке архивного отдела, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена (приложение N 1 к настоящему Административному регламенту, формы 1, 2 ).
2.3.2.Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
2.3.3.Архивная выписка - документ, составленный на бланке архивного отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения (приложение N 1 к настоящему Административному регламенту, форма 3 ).
2.3.4.Информационное письмо - письмо, составленное на бланке архивного отдела по запросу заявителя или по инициативе архивного отдела, содержащее информацию о хранящихся в архивном отделе архивных документах по определенной проблеме, теме, об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, уведомление о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации (приложение N 1 к настоящему Административному регламенту, формы 4 - 9 ).
2.4.Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архивный отдел выдаются заявителю под роспись при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, копии свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, о смерти и иного.
2.5.Срок исполнения запросов по документам архивных фондов, находящихся на хранении в архивном отделе, не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса. В исключительных случаях заведующий отделом, либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса не более чем на 30 дней с письменным объяснением задержки срока исполнения запроса.
Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архивном отделе документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в государственные органы, органы местного самоуправления, другие муниципальные архивы, в иные организации Свердловской области, где могут храниться необходимые документы.
Подлинные архивные документы заявителям не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии затребованных документов.
2.6.При поступлении в архивный отдел запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, архивный отдел в 7-дневный срок запрашивает заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
При получении от заявителя уточненных сведений или дополнительной информации срок предоставления муниципальной услуги исчисляется со дня регистрации полученных сведений и не должен превышать 30 календарных дней.
В случае непредоставления уточнений и дополнений заявителю направляется письменный отказ в предоставлении муниципальной услуги не позднее 30 календарных дней со дня регистрации письма архивного отдела о необходимости уточнения (дополнения) запроса.
2.7.Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
2.8.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации;
Законы Российской Федерации от 21.07.93 N 5485 "О государственной тайне", от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 01.06.2005 N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации", от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации", от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
Областной закон от 25.03.2005 N 5-ОЗ "Об архивном деле в Свердловской области" с изменениями;
Областной закон от 19.11.2008 N 104-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области";
Указы Президента Российской Федерации от 31.12.93 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию", от 06.03.97 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Постановление Правительства Свердловской области от 29.10.2007 N 1053-ПП "О предоставлении мер социальной поддержки пользователям архивными документами, находящимися в государственной собственности Свердловской области";
Постановление администрации Березовского городского округа от 24.05.2012 N 290 "Об утверждении Перечня муниципальных услуг, предоставляемых органами местного самоуправления, в Березовском городском округе" в последующих редакциях.
2.9.Для предоставления муниципальной услуги заявитель представляет в архивный отдел заявление по форме N 1 (приложение N 2 к настоящему Административному регламенту) с приложением документов, указанных в приложении N 3 к настоящему Административному регламенту.
2.10.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов: неполный комплект документов, представленный для предоставления муниципальной услуги, указанных в п. 2.9 настоящего Административного регламента.
2.11.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
отсутствие правоустанавливающих документов собственника;
отсутствие наименования юридического лица (для гражданина - фамилии, имени, отчества), почтового адреса и/или электронного адреса заявителя;
отсутствие необходимых сведений для проведения поисковой работы;
невозможность прочтения текста запроса. В таком случае ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение заведующему архивным отделом, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его наименование, либо фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
невозможность предоставления муниципальной услуги без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. В таком случае заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;
наличие в запросе вопроса, на который заявителю ранее давались два и более письменных ответа по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. Заведующий архивным отделом или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. Заявитель уведомляется о данном решении;
наличие в запросе нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю о недопустимости злоупотребления правом.
2.12.В случае, если заявление о предоставлении муниципальной услуги, предусмотренной настоящим Административным регламентом, подается в форме электронного документа (в том числе с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций)) или Портала государственных или муниципальных услуг (функций) Свердловской области, прилагаемые к заявлению документы могут быть также поданы в форме электронных документов. Заявление, подаваемое в форме электронного документа, и прилагаемые к нему документы, подаваемые в форме электронных документов, подписываются электронной подписью в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и требованиями Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
2.13.Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.
2.14.Ожидание заявителя в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги или при получении результата предоставления муниципальной услуги не должно превышать 15 минут.
2.15.Регистрация запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги, лично обратившегося в архивный отдел, осуществляется в течение 15 минут в программе "Учет обращений граждан и организаций" и журнале регистрации запросов.
2.16.Поступившие в архивный отдел письменные запросы регистрируются в течение одного рабочего дня со дня поступления должностным лицом в программе "Учет обращений граждан и организаций" и журнале регистрации запросов. При регистрации запросу присваивается регистрационный номер, указываются имя, отчество и фамилия заявителя (представителя заявителя или организации) в именительном падеже, дата рождения, паспортные данные, адрес, тематика запроса.
2.17.Вход в помещение, где располагается архивный отдел, должен быть оборудован информационной табличкой, содержащей наименование архивного отдела, его места нахождения и режим работы.
2.18.Помещение архивного отдела должно быть оборудовано противопожарной системой, средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации. Кабинеты специалистов, осуществляющих прием заявителей, должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества, должности специалиста.
2.19.Места для информирования заявителей, получения информации должны быть оборудованы информационными стендами, стульями и столами, канцелярскими принадлежностями для возможности оформления документов. Места для ожидания и приема заявителей должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям для работы специалистов.
2.20.Информационные стенды размещаются с учетом высоты стен помещения на одном уровне в удобном для ознакомления месте и обеспечивают свободное прочтение содержащейся в них информации.
2.21.Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее N 18), наиболее важные места выделяются другим шрифтом.
2.22.Рабочие места специалистов, осуществляющих предоставление муниципальной услуги, оборудуются средствами вычислительной техники и оргтехникой, канцелярскими и расходными материалами, позволяющими организовать исполнение запроса в полном объеме.
2.23.Показатели доступности и качества муниципальной услуги являются:
количество запросов о предоставлении муниципальной услуги;
количество получателей муниципальной услуги;
среднее количество человеко-часов, затраченных на предоставление одной муниципальной услуги;
количество регламентированных посещений архивного отдела для предоставления муниципальной услуги;
максимальное количество документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
максимальное количество документов, которые заявитель обязан самостоятельно представить для предоставления муниципальной услуги;
максимальное время ожидания от момента обращения за муниципальной услугой до фактического начала предоставления муниципальной услуги;
наличие информационной системы, автоматизирующей процесс предоставления муниципальной услуги;
доступность бланков заявлений или иных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в сети Интернет;
размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги в сети Интернет;
размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги на информационных стендах;
возможность получения консультации по вопросу предоставления муниципальной услуги по телефону и электронной почте при устном и (или) письменном обращении;
обеспечение возможности обслуживания физических лиц с ограниченными возможностями (наличие пандусов, специальных ограждений, перил, обеспечивающих беспрепятственное передвижение инвалидных колясок);
количество консультаций по вопросам предоставления муниципальной услуги;
количество обоснованных жалоб на нарушение настоящего Административного регламента;
доля обоснованных жалоб от общего количества запросов о предоставлении муниципальной услуги;
количество обращений в судебные органы для обжалования действий (бездействия) и (или) решений заведующего архивным отделом при предоставлении муниципальной услуги.
3.СОСТАВ, ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ И СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР, ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ
3.1.Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
прием и регистрация запросов, рассмотрение их заведующим архивным отделом;
анализ тематики запросов;
направление запросов на исполнение;
подготовка, оформление и направление ответов заявителям;
выдача заявителю результата исполнения запроса.
Блок-схема последовательности административных процедур и административных действий по исполнению запросов приведена в приложении N 4 к настоящему Административному регламенту.
3.1.1.Прием и регистрация запросов, рассмотрение их заведующим архивным отделом.
Основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги является поступление запроса в архивный отдел.
Муниципальная услуга предоставляется на основании письменного запроса заявителя или направленного по электронной почте в соответствии с формой 1 приложения N 2 к настоящему Административному регламенту.
Запросы, поступающие в архивный отдел - запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы). Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц.
В запросе должны быть указаны:
наименование юридического лица (бланк организации); для граждан - фамилия, имя и отчество;
наличие правоустанавливающих документов собственника для получения архивных справок, копий, выписок;
почтовый и/или электронный адрес заявителя;
интересующие заявителя вопрос, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
архивные копии;
личная подпись должностного лица; для граждан - личная подпись;
для запросов, поступивших по электронной почте - электронная цифровая подпись;
дата.
Поступившие в отдел запросы регистрируются в течение одного дня со дня поступления специалистом архивного отдела в программе "Учет обращений граждан и организаций" и журнале регистраций архивных запросов. При регистрации запросу присваивается регистрационный номер, указываются имя, отчество и фамилия заявителя (представителя организации) в именительном падеже, дата рождения, паспортные данные, адрес.
После регистрации запросы передаются на рассмотрение заведующему архивным отделом.
При поступлении в архивный отдел запроса по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. Заявителю направляется уведомление о принятии запроса к рассмотрению с указанием срока исполнения запроса.
Заявитель на стадии рассмотрения его запроса имеет право:
предоставлять дополнительные материалы и документы по рассматриваемому запросу;
получать уведомление о направлении запроса в органы и организации, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в запросе вопросов;
обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;
обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения запроса;
осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему Административному регламенту.
3.1.2.Анализ тематики запросов.
Заведующий архивным отделом обеспечивает оперативное рассмотрение запросов и доведение их до исполнителей, осуществляет анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в архивном отделе справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения архивных документов, необходимых для исполнения запросов. При этом определяется:
правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведений конфиденциального характера;
степень полноты сведений, содержащихся в запросе, необходимых для проведения поисковой работы;
местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить запрос для непосредственного исполнения.
Срок исполнения данной административной процедуры - 3 дня.
Архивный отдел письменно запрашивает заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах.
3.1.3.Направление запросов на исполнение.
По итогам анализа тематики поступивших запросов они распределяются между исполнителями.
При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов специалисты отдела письменно извещают заявителя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого по запросу, согласовывается с заявителем, если об этом не указано в запросе.
3.1.4.Подготовка, оформление и направление ответов заявителям.
Основанием для начала административной процедуры является направление запроса специалисту архивного отдела. По результатам специалисты готовят архивные справки, архивные выписки и архивные копии документов.
Сроки исполнения запросов:
физических лиц, организаций, предприятий - 30 рабочих дней со дня их регистрации;
судебных органов - 5 рабочих дней со дня их регистрации.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии составляются на бланке архивного отдела с обозначением названия документа "Архивная справка", "Архивная выписка" и "Архивная копия".
При подготовке ответов заявителям соблюдаются следующие правила:
1) в примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так, в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво");
2) в тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составляется архивная справка;
3) после текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события;
4) в архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного отдела;
5) подчистки и помарки в архивных справках не допускаются;
6) архивная справка подписывается заведующим архивным отделом, заверяется печатью архивного отдела, проставляется номер и дата составления;
7) в архивной выписке название архивного документа, его дата и номер воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием;
8) в примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д.;
9) отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так, в тексте оригинала", "Так, в документе". После текста архивной выписки указывается архивный шифр и номера листов единиц хранения архивного документа;
10) аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью заведующего архивным отделом или уполномоченного должностного лица и печатью архивного отдела;
11) при изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии прошиваются. Архивная копия заверяется подписью заведующего архивным отделом или уполномоченного должностного лица и печатью архивного отдела;
12) архивные копии документов могут быть оформлены только в отношении тех лиц, о которых запрашиваются сведения; при наличии в документах вместе с запрашиваемыми сведениями сведений о других лицах оформляются архивные выписки.
При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. В конце архивной выписки, справки и копии приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов).
Архивные копии документов могут быть оформлены только в отношении тех лиц, о которых запрашиваются сведения; при наличии в документах вместе с запрашиваемыми сведениями сведений о других лицах оформляются архивные выписки.
При направлении архивных справок, копий, выписок по почте к ним прилагается сопроводительное письмо.
В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и иное. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
3.1.5.Выдача заявителю результата исполнения запроса.
Основанием для начала процедуры по выдаче результата исполнения запроса являются оформленные и заверенные архивная копия документа с сопроводительным письмом, архивная справка, архивная выписка, письмо об отсутствии запрашиваемой архивной информации или письмо заявителю с уведомлением о переадресации запроса по компетенции в архивы или организации.
Архивная копия документа с сопроводительным письмом, архивная справка, архивная выписка, письмо об отсутствии запрашиваемой архивной информации или письмо заявителю с уведомлением о переадресации его запроса по компетенции в архивы или организации выдаются непосредственно заявителю во время личного приема при предъявлении им паспорта гражданина Российской Федерации; для доверенных лиц - при предъявлении доверенности и паспорта гражданина Российской Федерации или направляются по почте на указанный в запросе адрес.
При получении заявителем архивной справки, архивной выписки, архивной копии во время личного приема заявитель расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату их получения.
4.ПОРЯДОК И ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ НАСТОЯЩЕГО АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
4.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению запросов, связанных с предоставлением архивной информации, осуществляется управляющим делами администрации Березовского городского округа, а также Управлением архивами Свердловской области в части использования документов, являющихся государственной собственностью Свердловской области.
Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по представлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Административного регламента.
4.2.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на запросы заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архивного отдела.
Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
4.3.В случае выявления нарушений прав заявителей по результатам проведенных проверок к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.4.Специалисты (должностные лица) архивного отдела несут дисциплинарную, административную и иную ответственность за несоблюдение сроков и последовательности совершения административных процедур при предоставлении муниципальной услуги, предусмотренной настоящим Административным регламентом.
5.ДОСУДЕБНЫЙ (ВНЕСУДЕБНЫЙ) ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ РЕШЕНИЙ И
ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЙ) СПЕЦИАЛИСТОВ, УЧАСТВУЮЩИХ
В ПРЕДОСТАВЛЕНИИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
5.1.Заявители имеют право на обжалование действий или бездействия специалистов архивного отдела в досудебном порядке.
Заявитель может обратиться с жалобой в досудебном (внесудебном) порядке в том числе в следующих случаях:
нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Свердловской области, муниципальными нормативными правовыми актами Березовского городского округа для предоставления муниципальной услуги;
отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Свердловской области, муниципальными нормативными правовыми актами Березовского городского округа для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Свердловской области, муниципальными нормативными правовыми актами Березовского городского округа;
требование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Свердловской области, муниципальными нормативными правовыми актами Березовского городского округа;
отказ специалиста архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.2.Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме заведующему архивным отделом.
Жалоба на решение, принятое заведующим архивным отделом, подается главе Березовского городского округа.
5.3.Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официального сайта органа, предоставляющего муниципальную услугу, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг Свердловской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
Жалоба должна содержать:
наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.4.Жалоба, поступившая в архивный отдел, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации.
В случае обжалования отказа специалиста архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
Случаи, при которых срок рассмотрения жалобы может быть сокращен, могут быть установлены Правительством Российской Федерации.
5.5.По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:
удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Свердловской области, муниципальными нормативными правовыми актами Березовского городского округа, а также в иных формах;
отказать в удовлетворении жалобы.
5.6.Не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.7.Ответ о результатах рассмотрения жалобы (о результатах рассмотрения жалобы по существу) может не даваться в случаях, предусмотренных Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". При этом должностным лицом, рассматривающим жалобу, должны соблюдаться требования, установленные указанным Федеральным законом.
5.8.Действия (бездействие) специалиста архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего могут быть обжалованы заявителем в Березовский городской суд в порядке и в сроки, которые установлены гражданским процессуальным законодательством Российской Федерации. Порядок рассмотрения и разрешения судом жалобы, указанной в настоящем пункте, установлен гражданским процессуальным законодательством Российской Федерации.
Приложения
2013-06-10 Приложение к Постановлению от 10 июня 2013 года № 313-2