Приказ от 30.12.2014 г № 780

Об утверждении Положения об организации временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в Министерстве социальной политики Свердловской области

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Свердловской области от 25 марта 2005 года N 5-ОЗ "Об архивном деле в Свердловской области", Постановлением Правительства Свердловской области от 14.12.2007 N 1247-ПП "О мерах по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации в Свердловской области", Приказом Роскомархива от 18.08.1992 N 176 "О примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия", в целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к собственности Свердловской области и находящихся на хранении в Министерстве социальной политики Свердловской области, приказываю:
1.Утвердить Положение об организации временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в Министерстве социальной политики Свердловской области (прилагается).
2.Признать утратившими силу Приказы Министерства социальной защиты населения Свердловской области от 09.01.2008 N 1 "О мерах по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Министерства социальной защиты населения Свердловской области", от 17.07.2008 N 514 "О мерах по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Министерства социальной защиты населения Свердловской области", от 07.11.2008 N 688 "Об утверждении Положения об архиве Министерства социальной защиты населения Свердловской области".
3.Опубликовать настоящий Приказ на "Официальном интернет-портале правовой информации Свердловской области (www.pravo.gov66.ru)".
4.Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на Первого заместителя Министра социальной политики Свердловской области Е.Э. Лайковскую.
Министр
А.В.ЗЛОКАЗОВ
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В МИНИСТЕРСТВЕ
СОЦИАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Документы Министерства социальной политики Свердловской области (далее - Министерство), включающие управленческую документацию на бумажных и иных видах носителей, имеющие историческое, культурное, научное, социальное и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, являются государственной собственностью Свердловской области и подлежат постоянному хранению в Государственном казенном учреждении Свердловской области "Государственный архив Свердловской области" (далее - ГАСО).
До передачи на постоянное хранение эти документы в течение 10 лет, в соответствии со ст. 22 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", хранятся в Министерстве.
Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством (далее - Росархив).
1.2.Министерство обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе его деятельности, а также своевременную передачу этих документов в ГАСО на постоянное хранение в соответствии с установленными правилами. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет средств Министерства. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации несут ответственность должностные лица Министерства в соответствии с действующим законодательством.
1.3.В Министерстве временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляет организационно-аналитический отдел. Приказом Министерства в каждом структурном подразделении назначаются должностные лица Министерства, ответственные за ведение делопроизводства и архив.
1.4.В целях обеспечения единых принципов организации комплектования, учета, хранения и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов организационно-аналитический отдел Министерства руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Свердловской области от 25 марта 2005 года N 5-ОЗ "Об архивном деле в Свердловской области", Постановлением Правительства Свердловской области от 14.12.2007 N 1247-ПП "О мерах по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации в Свердловской области", Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263 "Основные правила работы ведомственных архивов", Приказом Роскомархива от 18.08.1992 N 176 "О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия", Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения", настоящим Положением.
1.5.Положение об организации временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в Министерстве социальной политики Свердловской области утверждается приказом Министерства по согласованию с Экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области (далее - ЭПК Управления архивами Свердловской области).
1.6.Контроль за деятельностью по организации временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в Министерстве осуществляет Первый заместитель Министра социальной политики Свердловской области.
1.7.Организационно-методическое руководство за деятельностью Министерства в организации временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляет ГАСО.
2.СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ НА ВРЕМЕННОМ ХРАНЕНИИ В МИНИСТЕРСТВЕ
2.1.На временном хранении в Министерстве находятся:
- законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение;
- документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности Министерства;
- документы по личному составу Министерства;
- документы постоянного срока хранения и по личному составу организаций, преемником которых является Министерство.
3.ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ
ОРГАНИЗАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОГО ОТДЕЛА В ОСУЩЕСТВЛЕНИИ
ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
3.1.Основными задачами организационно-аналитического отдела по осуществлению временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации являются:
3.1.1.Принятие в упорядоченном виде документов постоянного хранения от структурных подразделений Министерства.
3.1.2.Учет и обеспечение сохранности документов, находящихся на временном хранении в Министерстве, в том числе электронных документов, образующихся в процессе деятельности Министерства и имеющих научно- и историко-культурное значение.
3.1.3.Создание и ведение научно-справочного аппарата к документам временного хранения.
3.1.4.Информирование руководства и структурных подразделений Министерства о составе и содержании документов временного хранения.
3.1.5.Осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение в ГАСО.
3.1.6.Организация работы по составлению номенклатуры дел Министерства.
3.1.7.Оказание методической и практической помощи структурным подразделениям Министерства в работе с документами.
3.1.8.Участие в разработке нормативных и методических документов по документационному обеспечению и архивному делу.
3.2.В соответствии с возложенными задачами организационно-аналитический отдел Министерства при организации временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляет следующие функции:
3.2.1.Разрабатывает и согласовывает графики представления описей документов постоянного срока хранения и по личному составу на рассмотрение ЭПК Управления архивами Свердловской области и передачи их на постоянное хранение в ГАСО.
3.2.2.Принимает документы от структурных подразделений Министерства, обработанные в соответствии с установленными Росархивом требованиями, не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводства.
3.2.3.Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность хранящихся в Министерстве дел, периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия находящихся на временном хранении в Министерстве дел.
3.2.4.Осуществляет выявление и учет особо ценных дел.
3.2.5.Составляет и представляет не позднее чем через 3 года после завершения в делопроизводстве сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения и дел по личному составу на рассмотрение постоянно действующей Экспертной комиссии Министерства (далее - ЭК Министерства) и ЭПК Управления архивами Свердловской области.
3.2.6.Организует работу по созданию копий особо ценных документов и ведет учет этих копий.
3.2.7.Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в Министерстве документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГАСО.
3.2.8.Обеспечивая временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, организует работу с документами:
- информирует руководство и работников Министерства о составе и содержании документов, находящихся на временном хранении, по поручению руководства Министерства осуществляет выявление других архивных документов;
- выдает в установленном порядке дела во временное пользование, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;
- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для выдачи архивных справок;
- ведет учет находящихся на временном хранении в Министерстве дел.
3.2.9.Проводит экспертизу ценности документов, находящихся на временном хранении в Министерстве дел, представляет на рассмотрение ЭК Министерства описи на дела, подлежащие хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков хранения.
3.2.10.Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Министерства.
3.2.11.Оказывает методическую помощь в составлении номенклатур дел структурных подразделений Министерства, составляет сводную номенклатуру дел Министерства, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в ГАСО.
3.2.12.Участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве Министерства.
3.2.13.Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников структурных подразделений Министерства по вопросам ведения делопроизводства и архива.
3.2.14.Проводит мероприятия (совещания, семинары и т.д.) по внедрению нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству в структурных подразделениях Министерства.
3.2.15.Представляет ежегодно в ГАСО сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.16.Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГАСО документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности Министерства.
4.ПРАВА ОРГАНИЗАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОГО ОТДЕЛА В ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Организационно-аналитический отдел при осуществлении временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов имеет право:
4.1.Представлять руководству Министерства в установленном порядке предложения по совершенствованию организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
4.2.Осуществлять контроль за своевременной передачей документов во временное хранение в упорядоченном состоянии от структурных подразделений Министерства.
4.3.Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Министерства.
4.4.Запрашивать от структурных подразделений Министерства необходимые для работы сведения.
4.5.Рассматривать и согласовывать нормативные и методические документы по вопросам организации архивного дела в Министерстве.
5.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ОРГАНИЗАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОГО ОТДЕЛА В ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
5.1.Начальник организационно-аналитического отдела несет ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций в организации временного хранения документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов.