Распоряжение от 02.02.2015 г № 81-РП
Об утверждении Типового перечня документов, создание, хранение и использование которых в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве Свердловской области и исполнительных органах государственной власти Свердловской области может осуществляться исключительно в форме электронного документа
В соответствии с частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", на основании Приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", в соответствии с Распоряжением Губернатора Свердловской области от 04.02.2014 N 17-РГ "Об утверждении Правил делопроизводства и документооборота в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве Свердловской области и исполнительных органах государственной власти Свердловской области", в целях реализации мер по переходу на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности:
1.Утвердить Типовой перечень документов, создание, хранение и использование которых в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве Свердловской области и исполнительных органах государственной власти Свердловской области может осуществляться исключительно в форме электронного документа (далее - Перечень) (прилагается).
2.Управлению архивами Свердловской области (А.А. Капустин) в течение месяца с момента вступления в силу настоящего Распоряжения подготовить и направить в исполнительные органы государственной власти Свердловской области методические рекомендации по применению Перечня.
3.Исполнительным органам государственной власти Свердловской области:
1) в течение двух месяцев с момента вступления в силу настоящего Распоряжения разработать, согласовать с Управлением архивами Свердловской области и утвердить перечни документов, создание, хранение и использование которых при организации внутреннего документооборота исполнительных органов государственной власти Свердловской области может осуществляться исключительно в форме электронного документа;
2) в течение четырех месяцев с момента вступления в силу настоящего Распоряжения привести свои правовые акты в соответствие с настоящим Распоряжением.
4.Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на Заместителя Председателя Правительства Свердловской области - Руководителя Аппарата Правительства Свердловской области А.Р. Салихова.
5.Настоящее Распоряжение опубликовать на "Официальном интернет-портале правовой информации Свердловской области" (www.pravo.gov66.ru).
Председатель Правительства
Свердловской области
Д.В.ПАСЛЕР
ТИПОВОЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, СОЗДАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОТОРЫХ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ,
ПРАВИТЕЛЬСТВЕ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ МОЖЕТ
ОСУЩЕСТВЛЯТЬСЯ ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО В ФОРМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА
| N п/п | Вид документа | Сроки хранения документа | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Организация системы управления 1.1. Руководство | |||
| 1. | Проекты структур и схем организации управления в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве Свердловской области и в исполнительных органах государственной власти Свердловской области (далее - государственный орган) | 5 лет экспертно-проверочная комиссия (далее - ЭПК) статья 65 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (далее - ПТУАД) | |
| 2. | Протоколы оперативных совещаний у руководителя государственного органа, у руководителя структурного подразделения государственного органа | 5 лет ЭПК статья 18е ПТУАД | |
| 3. | Приказы государственного органа о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд, о внесении изменений в документацию по размещению заказов, о проведении запроса котировок, об утверждении плана-графика размещения заказов, о проведении аукционов в электронной форме | 5 лет статья 19в ПТУАД | |
| 4. | Переписка по вопросам реализации решений совещаний, конференций | 5 лет ЭПК статья 24 ПТУАД | |
| 5. | Документы (заключения, предложения, справки, докладные записки) по разработке проектов рекомендаций | 5 лет ЭПК статья 30 ПТУАД | |
| 6. | Переписка о применении правил, инструкций, регламентов, рекомендаций | 5 лет ЭПК статья 31 ПТУАД | |
| 7. | Переписка с органами государственной власти Свердловской области, с органами местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, по основным направлениям деятельности | 5 лет ЭПК статья 32 ПТУАД | |
| 8. | Переписка с организациями по основным направлениям деятельности | 5 лет ЭПК статья 35 ПТУАД | |
| 1.2. Организационные основы управления | |||
| 9. | Переписка по вопросам разработки структур и схем организации управления в государственном органе | 3 года (1) статья 66 ПТУАД | (1) После утверждения |
| 10. | Переписка по вопросам разработки и изменения штатного расписания государственного органа | 3 года (1) статья 73 ПТУАД | (1) После утверждения |
| 11. | Документы (сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые руководителю государственного органа структурными подразделениями | 5 лет ЭПК статья 87 , 88 ПТУАД | |
| 12. | Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений государственного органа | 5 лет ЭПК статья 87 , 88 ПТУАД | |
| 13. | Документы (перечни вопросов, повестки заседаний, переписка) об административно-организационной деятельности государственного органа | 5 лет ЭПК статья 89 ПТУАД | |
| 14. | Документы (повестки, планы, списки, извещения) о подготовке совещаний | 5 лет ЭПК статья 90а ПТУАД | |
| 15. | Переписка об организации и проведении съездов, конференций, круглых столов, совещаний, приемов, встреч | 5 лет ЭПК статья 91 ПТУАД | |
| 16. | Переписка о проведении творческих, научных и общественных конкурсов и смотров | 5 лет ЭПК статья 93 ПТУАД | |
| 1.3. Контроль | |||
| 17. | Переписка о проведении проверок и ревизий | 5 лет статья 175 ПТУАД | |
| 18. | Журналы учета актов проверок, ревизий, проводимых государственным органом, их решений, определений, предписаний, актов, заключений | 5 лет статья 176 ПТУАД | |
| 1.4. Правовое обеспечение деятельности | |||
| 19. | Переписка по оперативным правовым вопросам, в том числе по вопросам разъяснения законодательства | 3 года статья 194 ПТУАД | |
| 1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов | |||
| 20. | Справки и сводки по учету документооборота государственного органа | 1 год статья 257 ПТУАД | |
| 21. | Документы (отчеты, докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения | 1 год (1) статья 203 ПТУАД | (1) После снятия с контроля |
| 22. | Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий | 5 лет ЭПК статья 212 ПТУАД | |
| 23. | Документы (заявки, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой | 5 лет статья 213 ПТУАД | |
| 24. | Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения | 5 лет ЭПК статья 216 ПТУАД | |
| 25. | Списки адресов обязательной рассылки документов | 3 года (1) статья 204 ПТУАД | (1) После замены новыми |
| 26. | Базы данных информационных систем | В соответствии со сроками хранения документов, помещенных в базу статья 220 ПТУАД | |
| 27. | Переписка о нарушении правил пересылки документов | 1 год статья 205 ПТУАД | |
| 28. | Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота | 5 лет ЭПК статья 214 ПТУАД | |
| 29. | Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела | 5 лет ЭПК статья 256 ПТУАД | |
| 30. | Журнал учета проектов правовых актов, поступающих на экспертизу в государственный орган | 5 лет статья 258г ПТУАД | |
| 31. | Журналы регистрации приказов по личному составу о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках | 5 лет статья 258б ПТУАД | |
| 32. | Журнал регистрации приказов по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет статья 258в ПТУАД | |
| 33. | Журнал регистрации внутренних докладных, служебных записок | 5 лет статья 258г ПТУАД | |
| 34. | Журналы регистрации поступающих документов | 5 лет статья 258г ПТУАД | |
| 35. | Журналы регистрации отправляемых документов | 5 лет статья 258г ПТУАД | |
| 36. | Журналы регистрации обращений граждан | 5 лет статья 258е ПТУАД | |
| 37. | Журналы учета телеграмм, факсов | 3 года статья 258ж ПТУАД | |
| 38. | Журналы учета рассылки документов | 2 года статья 259б ПТУАД | |
| 39. | Журналы учета паролей | 5 лет (2) статья 260в ПТУАД | (2) После замены пароля |
| 40. | Журналы учета сертификатов электронных цифровых подписей | 5 лет (3) статья 260д ПТУАД | (3) После замены ключа |
| 2. Планирование деятельности 2.2. Текущее планирование | |||
| 41. | Годовые планы работы структурных подразделений государственного органа | 5 лет (1) статья 290 ПТУАД | (1) При отсутствии годовых планов работы организации - постоянно |
| 42. | Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности государственного органа | До минования надобности статья 288 ПТУАД | |
| 43. | Индивидуальные планы сотрудников государственного органа | 1 год статья 291 ПТУАД | |
| 44. | Документы (отчеты, таблицы, справки, расчеты) по налоговому планированию | 5 лет статья 289 ПТУАД | |
| 45. | Документы (графики, справки, сведения, анализы) о разработке планов | 5 лет статья 292 ПТУАД | |
| 46. | Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов | 5 лет ЭПК статья 293 ПТУАД | |
| 47. | Переписка по вопросам планирования | 5 лет статья 296 ПТУАД | |
| 48. | Переписка о проведении конкурсов на право получения грантов | 5 лет статья 283 ПТУАД | |
| 49. | Журналы учета заявок об участии в конкурсах на право получения грантов | 5 лет статья 284 ПТУАД | |
| 3. Финансирование деятельности 3.1. Финансирование, кредитование | |||
| 50. | Проекты планов (бюджетов) государственного органа | 5 лет статья 315 ПТУАД | |
| 51. | Переписка об экономических нормативах | 5 лет статья 323 ПТУАД | |
| 52. | Переписка об изменении расходов на содержание государственного органа | 5 лет статья 331 ПТУАД | |
| 53. | Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины | 5 лет ЭПК статья 332 ПТУАД | |
| 4. Учет и отчетность 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность | |||
| 54. | Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности | 5 лет статья 359 ПТУАД | |
| 55. | Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, других административно-хозяйственных расходах | 1 год статья 367 ПТУАД | |
| 56. | Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности | 5 лет статья 461 ПТУАД | |
| 57. | Заказы на бланки документов учета и отчетности | 1 год статья 463 ПТУАД | |
| 4.2. Статистический учет и отчетность | |||
| 58. | Годовые отчеты о работе структурных подразделений государственного органа | 5 лет (1) статья 475 ПТУАД | (1) При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных отчетов о работе организации - постоянно |
| 59. | Квартальные и месячные отчеты о работе структурных подразделений государственного органа | 5 лет (1) статья 475 ПТУАД | (1) При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных отчетов о работе организации, годовых отчетов о работе структурных подразделений организации - постоянно |
| 60. | Оперативные отчеты, сведения, информации о выполнении планов государственного органа, его структурных подразделений | До минования надобности статья 474 ПТУАД | |
| 61. | Индивидуальные отчеты работников государственного органа | 1 год статья 476 ПТУАД | |
| 62. | Переписка о составлении, представлении и проверке отчетности | 5 лет статья 479 ПТУАД | |
| 5. Экономические, научные, культурные и иные связи 5.1. Организация связей | |||
| 63. | Переписка об участии в деятельности международных организаций | 5 лет ЭПК статья 483 ПТУАД | |
| 5.2. Осуществление связей | |||
| 64. | Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного сотрудничества | 5 лет ЭПК статья 498 ПТУАД | |
| 6. Информационное обслуживание 6.1. Получение информации | |||
| 65. | Информационные подборки, реферативные и библиографические подборки, тематические и библиографические указатели, справочные базы данных | До минования надобности статья 527 ПТУАД | |
| 66. | Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу | 1 год (1) статья 529 ПТУАД | (1) После получения подписной литературы |
| 6.2. Распространение информации | |||
| 67. | Документы (планы-проспекты, макеты, сценарии) об организации встреч с представителями общественности | 5 лет ЭПК статья 538 ПТУАД | |
| 68. | Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций | 5 лет ЭПК статья 540 ПТУАД | |
| 69. | Документы (информации, пресс-релизы, анонсы, проекты докладов, выступлений) о деятельности государственного органа | 5 лет ЭПК статья 555 ПТУАД | |
| 70. | Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на официальном сайте государственного органа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" | 5 лет ЭПК статья 556 ПТУАД | |
| 7. Трудовые отношения 7.1. Организация труда и служебной деятельности | |||
| 71. | Переписка по вопросам трудоустройства | 5 лет статья 564 ПТУАД | |
| 72. | Табели учета рабочего времени | 5 лет (1) статья 586 ПТУАД | (1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 75 лет |
| 7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда | |||
| 73. | Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников | 5 лет статья 600 ПТУАД | |
| 7.3. Охрана труда | |||
| 74. | Планы мероприятий по улучшению условий труда | 5 лет статья 608 ПТУАД | |
| 8. Кадровое обеспечение 8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников | |||
| 75. | Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников | 5 лет статья 650 ПТУАД | |
| 76. | Переписка о переводе работников в другие организации | 3 года статья 651 ПТУАД | |
| 77. | Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва | 3 года статья 673 ПТУАД | |
| 78. | Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы | 5 лет ЭПК статья 674 ПТУАД | |
| 79. | Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа | 5 лет ЭПК статья 675 ПТУАД | |
| 80. | Списки работников, прошедших аттестацию | 5 лет статья 685д ПТУАД | |
| 81. | Списки работников, подлежащих воинскому учету | 3 года статья 685е ПТУАД | |
| 82. | Списки кандидатов на выдвижение по должности | До замены новыми статья 685ж ПТУАД | |
| 83. | Списки работников, ушедших на пенсию | 5 лет статья 685к ПТУАД | |
| 84. | Переписка об оформлении командировок | 5 лет (1) статья 687 ПТУАД | (1) Для зарубежных командировок - 10 лет ЭПК |
| 85. | Графики предоставления отпусков | 1 год статья 693 ПТУАД | |
| 86. | Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину | 3 года статья 694 ПТУАД | |
| 87. | Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним | 5 лет статья 695г ПТУАД | |
| 88. | Журнал учета выдачи справок о заработной плате, стаже и месте работы | 5 лет статья 695д ПТУАД | |
| 89. | Журнал учета лиц, подлежащих воинскому учету | 3 года (1) статья 695е ПТУАД | (1) После увольнения |
| 90. | Журнал учета отпусков | 3 года статья 695ж ПТУАД | |
| 8.2. Установление квалификации работников | |||
| 91. | Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах | 5 лет статья 702 ПТУАД | |
| 92. | Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов | 1 год статья 707 ПТУАД | |
| 8.4. Награждение | |||
| 93. | Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий | 5 лет ЭПК статья 742 ПТУАД | |
| 10. Административно-хозяйственные вопросы 10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности | |||
| 94. | Документы (акты, заявки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт | 1 год статья 779 ПТУАД | |
| 95. | Заявки и переписка о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни | 1 год статья 783 ПТУАД | |
| 96. | Списки, книги адресов и телефонов | 1 год (1) статья 785 ПТУАД | (1) После замены новыми |
| 10.3. Транспортное обслуживание. Внутренняя связь | |||
| 97. | Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности в транспортных средствах | 3 года статья 825 ПТУАД | |
| 98. | Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за должностными лицами государственного органа | 3 года статья 824 ПТУАД | |
| 99. | Переписка об обеспечении средствами связи конференций, совещаний и других мероприятий | 5 лет статья 845 ПТУАД | |
| 100. | Переписка о проведении работ по телефонизации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи | 3 года статья 852 ПТУАД |
<**> В соответствии со статьями 4 и 5 Федерального закона от 05 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".