Постановление от 20.10.2015 г № 501-ПА
Об утверждении Правил делопроизводства и документооборота в администрации Асбестовского городского округа
В соответствии с частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", статьей 28.2 Устава Асбестовского городского округа постановляю:
1.Утвердить Правила делопроизводства и документооборота в администрации Асбестовского городского округа (прилагаются).
2.Настоящее Постановление опубликовать на сайте Асбестовского городского округа в сети Интернет (www.asbestadm.ru).
3.Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на управляющего делами администрации Асбестовского городского округа Балабанова В.М.
Глава администрации
Асбестовского городского округа
Н.Р.ТИХОНОВА
Правила делопроизводства и документооборота в администрации асбестовского городского округа
Глава 1.Общие положения
1.1.Правила делопроизводства и документооборота в администрации Асбестовского городского округа устанавливают порядок делопроизводства в соответствии с требованиями, установленными Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.
1.2.Требования настоящих Правил распространяются на делопроизводство, ведение которого осуществляется на бумажных носителях и в электронном виде.
1.3.Организация и ведение делопроизводства в администрации Асбестовского городского округа осуществляются структурным подразделением - общим отделом, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за делопроизводство в других структурных подразделениях администрации Асбестовского городского округа (далее - служба делопроизводства).
1.4.Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.5.Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, устанавливается отдельным постановлением администрации Асбестовского городского округа.
1.6.Отраслевые (функциональные) органы администрации Асбестовского городского округа с правами юридического лица на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывают инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем по согласованию с управляющим делами администрации Асбестовского городского округа.
1.7.Настоящие Правила разработаны в соответствии с Федеральными законами от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 06 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Законом Свердловской области от 25 марта 2005 года N 5-ОЗ "Об архивном деле в Свердловской области", Уставом Асбестовского городского округа.
Глава 2.Основные понятия
2.В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
государственная информационная система Свердловской области - информационная система, созданная на основании закона Свердловской области или иного правового акта органа государственной власти Свердловской области или иного государственного органа Свердловской области;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации Асбестовского городского округа;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации Асбестовского городского округа;
информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации Асбестовского городского округа, структурном подразделении администрации Асбестовского городского округа, с указанием сроков их хранения;
оператор технической поддержки системы электронного документооборота - организация, осуществляющая техническую поддержку системы электронного документооборота;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
служба делопроизводства - общий отдел администрации Асбестовского городского округа, на который возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях администрации Асбестовского городского округа;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.
Глава 3.Создание документов
3.1.Документы, создаваемые в администрации Асбестовского городского округа, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, порядок их расположения и оформления.
Подготовка и оформление документов осуществляются в соответствии с Правилами оформления документов в Администрации Асбестовского городского округа, утвержденными постановлением администрации Асбестовского городского округа.
3.2.Бланки администрации Асбестовского городского округа, структурного подразделения разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
3.3.Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля: 25 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
3.4.Образцы бланков документов утверждаются распоряжением администрации Асбестовского городского округа.
3.5.Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности, являются:
изображение Асбестовского городского округа, помещают на бланках документов;
наименование администрации Асбестовского городского округа;
должность лица - автора документа;
подпись должностного лица;
вид документа;
место составления (принятия) документа;
справочные данные об администрации Асбестовского городского округа, отраслевом (функциональном) органе администрации Асбестовского городского округа с правами юридического лица;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
заголовок документа;
текст документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа;
отметка о наличии приложений;
гриф согласования;
гриф утверждения;
виза;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указания по исполнению документа;
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о конфиденциальности;
отметка о поступлении документа.
3.6.Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
3.7.Согласование документа оформляется визой уполномоченного должностного лица.
Глава 4.Требования к организации документооборота в государственном органе
4.1.В документообороте выделяются следующие документопотоки:
4.1.1.Входящие документы.
4.1.2.Исходящие документы.
4.1.3.Внутренние документы.
4.2.Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи, средствами системы электронного документооборота, системы межведомственного электронного документооборота и другими способами доставки.
4.3.Порядок работы с документами в системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Свердловской области (далее - СЭД) устанавливается в Инструкциях, утвержденных Распоряжением Правительства Свердловской области от 17.05.2013 N 624-РП "Об утверждении инструкций по работе с документами в системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Свердловской области".
Порядок работы с документами в государственных информационных системах Свердловской области, создаваемых на основании правовых актов государственных органов, устанавливается государственными органами по согласованию с уполномоченным исполнительным органом государственной власти Свердловской области в сфере создания и эксплуатации государственных информационных систем Свердловской области в соответствии с Законом Свердловской области от 20 октября 2011 года N 94-ОЗ "О государственных информационных системах Свердловской области".
4.4.Документы, поступающие в администрацию Асбестовского городского округа на бумажном носителе, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, направляются исполнителям, исполняются и помещаются в дела.
4.5.Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
4.6.Регистрации подлежат все документы, как создаваемые, так и поступающие из других организаций и от физических лиц, за исключением документов, не подлежащих регистрации.
4.7.Документы, поступившие на бумажном носителе, в электронном виде, передаются регистратору входящих документов в день поступления для централизованной регистрации.
Поступившие документы сортируются регистратором входящих документов на регистрируемые и нерегистрируемые согласно инструкции по делопроизводству.
4.8.Регистрация входящих документов осуществляется в течение трех календарных дней с момента поступления документа в службу делопроизводства, за исключением случаев, когда в правовых актах установлены иные сроки регистрации документов.
4.9.Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение главе администрации Асбестовского городского округа или по решению главы иным должностным лицам. Документы с указаниями по исполнению направляются исполнителям.
4.10.Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов государственного органа в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
4.11.Подлинник документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
4.12.Исходящие документы после их подписания главой администрации Асбестовского городского округа (заместителем главы, руководителем структурного подразделения) регистрируются и направляются адресату средствами СЭД, средствами почтовой связи, электросвязи и другими способами доставки.
4.13.Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
4.14.Документы подлежат отправке не позднее двух рабочих дней с момента получения подлинника документа.
4.15.Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через службу делопроизводства.
4.16.Службой делопроизводства ведется учет входящих, исходящих и внутренних документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются главе администрации Асбестовского городского округа в установленном им порядке.
4.17.В целях учета и поиска документов в СЭД используются обязательные сведения о документах согласно приложению к настоящим Правилам. В СЭД могут использоваться дополнительные сведения о документах.
Глава 5.Документальный фонд
5.1.В администрации Асбестовского городского округа формируется свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов.
5.2.Формирование документального фонда осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в муниципальный архив.
5.3.Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в муниципальный архив совместно с Муниципальным казенным учреждением "Управление архивами Асбестовского городского округа".
5.4.Номенклатура дел составляется службой делопроизводства совместно с Муниципальным казенным учреждением "Управление архивами Асбестовского городского округа" и утверждается распоряжением администрации Асбестовского городского округа после ее согласования не позднее 25 декабря текущего года и вводится в действие с 01 января следующего года.
5.5.В случае изменения функций и (или) структуры администрации Асбестовского городского округа номенклатура подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.
5.6.Номенклатура дел строится по структурно-функциональному принципу и должна включать все документы, образующиеся в деятельности администрации Асбестовского городского округа.
Разделы номенклатуры дел, отражающие деятельность, разрабатываются с учетом сложившейся в администрации Асбестовского городского округа практики.
5.7.Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
5.8.Дела со дня их формирования до передачи в муниципальный архив или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.
5.9.Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем структурного подразделения администрации Асбестовского городского округа, и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям выдаются копии или заверенные копии документов из дел либо дела на основании их письменных запросов с разрешения руководителя структурного подразделения администрации Асбестовского городского округа или его заместителя, ведающего вопросами делопроизводства.
5.10.Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя структурного подразделения администрации Асбестовского городского округа с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.
5.11.Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в муниципальный архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в муниципальный архив производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в муниципальный архив не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
5.12.Службами делопроизводства разрабатываются и согласовываются с Муниципальным казенным учреждением "Управление архивами Асбестовского городского округа" примерные или типовые номенклатуры дел подведомственных организаций.
5.13.Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.
5.14.Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения устанавливается управляющим делами администрации Асбестовского городского округа совместно с Муниципальным казенным учреждением "Управление архивами Асбестовского городского округа".
Глава 6.Особенности работы с электронными документами
6.1.Электронные документы, поступающие по СЭД, проходят регистрацию в установленном порядке в соответствии с инструкциями по работе с документами в СЭД, утверждаемыми Правительством Свердловской области.
6.2.В администрации Асбестовского городского округа создаются и используются:
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения герба Асбестовского городского округа.
6.3.При передаче электронных документов в адрес других организаций документы заверяются электронной подписью администрации Асбестовского городского округа - автора документа в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 06 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
6.4.При обработке, рассмотрении, согласовании во внутреннем документообороте могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.