Постановление от 14.03.2006 г № 192
О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству администрации муниципального образования город Ирбит
В связи с изменением структуры администрации муниципального образования город Ирбит (Решение городской Думы N 122 от 22.12.2005 "Об утверждении структуры администрации муниципального образования город Ирбит"), в соответствии с разработанной главным архивным управлением при Совете Министров СССР "Государственной системой документационного обеспечения управления. Основными положениями. Общими требованиями к документам и службам документационного обеспечения", утвержденной Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 N 33, целях организации единой системы документационного обеспечения управления в администрации муниципального образования постановляю:
1.Внести в Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального образования город Ирбит, утвержденную Постановлением главы муниципального образования город Ирбит от 24.10.2005 N 991, следующие изменения:
1.1.В статьях 3, 23, 25, 30, 31, 35, 37, 40, 42, 43, 44, 45, 57, 60, 63, 68, 69, 70 слова "организационный отдел" заменить на слова "административно-хозяйственный отдел".
1.2.Статью 38 изложить в новой редакции: "38. Прием и учет документов, поступивших непосредственно в структурное подразделение и не зарегистрированных в административно-хозяйственном отделе администрации, осуществляются лицом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения в соответствии с должностной инструкцией.
Контролю подлежат все документы, требующие ответа или принятия решения. Контроль за исполнением нормативных актов (указов, постановлений, распоряжений), исполнением поручений главы муниципального образования осуществляет организационный отдел администрации. Контроль за работой с обращениями граждан осуществляет административно-хозяйственный отдел.
Основанием для постановки документа на контроль является поручение главы муниципального образования.
Поручение дается в форме резолюции. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручений, сроки исполнения документа, дата и подпись руководителя.
Руководители структурных подразделений администрации организуют исполнение поступивших документов, определяют исполнителей, обеспечивающих сбор, обработку и обобщение информации и подготовку необходимых документов для ответа.
На документы, подлежащие контролю, ставится штамп "Контроль" либо буква "К" и в регистрационном журнале делается отметка о постановке документа на контроль.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за организацию исполнения поручений считается первый из указанных.
Сроки исполнения документов исчисляются с даты регистрации в административно-хозяйственном отделе.
Срок исполнения может быть установленным:
1) в тексте документа вышестоящей организации;
2) в резолюции руководителя, рассмотревшего документ;
3) в соответствии со сроками, установленными законодательством.
Поручение с конкретной датой исполнения подлежит исполнению в указанный срок. Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", подлежат исполнению в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно", а также протесты, поступившие от прокуратуры, - в 10-дневный срок, остальные документы - в срок не более месяца с даты регистрации документа.
Изменение срока исполнения документа производится руководителем, установившим срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем в служебной записке за 2 - 3 дня до истечения контрольного срока.
Документ считается исполненным после получения от исполнителя информации о результатах выполнения поручения. Если по представленным материалам даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений, срок исполнения поручений исчисляется со дня подписания данных поручений.
Промежуточный ответ не является основанием для снятия поручения с контроля.
Исполненные документы передаются в административно-хозяйственный отдел администрации для снятия с контроля и организации последующего хранения.
Документы, переданные для исполнения в соответствующие структурные подразделения, должны быть возвращены в административно-хозяйственный отдел, за исключением документов, переданных для сведения, носящих методический, рекомендательный и информационный характер.
Исполненный документ, подписанный руководителем с резолюцией "в дело", возвращается в административно-хозяйственный отдел для дальнейшего хранения.
Административно-хозяйственный отдел ежеквартально предоставляет сводную информацию по исполнительской дисциплине главе муниципального образования.".
Глава
муниципального образования
город Ирбит
А.Т.ГЕЛЬМУТ