Приложение к Постановлению от 28.02.2008 г № 46 Положение
Положение об организации контроля за исполнением документов в администрации талицкого городского округа
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Настоящее Положение устанавливает порядок контроля за исполнением документов, регламентирует обязанности, ответственность и взаимодействие всех участников контроля в администрации муниципального образования Талицкий район.
1.2.Основные задачи ответственного за контроль исполнения документов:
1.2.1.Проверка выполнения контролируемых документов:
- информирование главы муниципального образования, его заместителей, управляющего делами, руководителей структурных подразделений администрации муниципального образования о ходе и результатах выполнения документов;
- внесение предложений главе муниципального образования, его заместителям, управляющему делами, руководителям структурных подразделений администрации муниципального образования, иных органов местного самоуправления, муниципальных предприятий, учреждений, организаций, направленных на своевременное выполнение документов.
1.2.2.Учет контролируемых документов.
1.2.3.Своевременное напоминание исполнителям и ответственным за контроль в структурных подразделениях администрации муниципального образования о приближающихся сроках исполнения, а также о невыполненных мероприятиях и неисполненных документах.
1.2.4.Сбор и анализ информации о выполнении заданий, установленных в контролируемых документах.
1.2.5.Проведение на местах проверок хода исполнения заданий.
1.2.6.Проведение анализа исполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации муниципального образования, иных органах местного самоуправления, муниципальных предприятиях, учреждениях, организациях.
1.2.7.Информирование главы Талицкого городского округа о выполнении установленных заданий и состоянии исполнительской дисциплины.
1.3.Контроль осуществляют:
- Глава муниципального образования, его заместители (ответственные за исполнение);
- руководители структурных подразделений администрации муниципального образования.
1.4.Контроль обеспечивают:
- специалисты структурных подразделений администрации муниципального образования (ответственные за контроль).
1.5.Обязанности должностных лиц, осуществляющих контроль.
1.5.1.Глава муниципального образования обеспечивает выполнение документов вышестоящих государственных органов власти и управления.
1.5.2.Заместители Главы администрации муниципального образования, управляющий делами обеспечивают выполнение документов вышестоящих государственных органов власти и управления (в соответствии с резолюцией главы муниципального образования), постановлений, распоряжений, указаний главы муниципального образования.
1.5.3.Руководители структурных подразделений муниципального образования осуществляют контрольные функции за прохождением документов вышестоящих государственных органов власти и управления (в соответствии с резолюцией главы муниципального образования), постановлений, распоряжений, указаний главы муниципального образования по соответствующим направлениям деятельности.
1.5.4.Управляющий делами, специалист по исполнению документов обеспечивают функционирование системы контроля в администрации муниципального образования.
2.ПОСТАНОВКА ДОКУМЕНТОВ НА КОНТРОЛЬ И ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ
2.1.Передача в управление делами администрации муниципального образования документа для постановки на контроль осуществляется секретарем приемной Главы администрации.
В резолюции на документе глава администрации муниципального образования указывает, что конкретно необходимо выполнить; сроки исполнения; кому поручается исполнение; на кого из руководителей структурных подразделений или заместителей главы муниципального образования возложен контроль.
2.2.В каждом структурном подразделении администрации муниципального образования назначается ответственный по координации действий по контролю за исполнением документов, поставленных на контроль.
2.3.Ответственные за контроль исполнения документов организуют постановку документа на контроль:
- документ записывают в журнал учета контролируемых документов;
- осуществляют сбор информации от исполнителей;
- анализируют поступающую информацию, осуществляют промежуточный анализ выполнения мероприятий по контролируемым документам, организуют проверки исполнения документов;
- готовят руководителю, ответственному за исполнение документа, промежуточную и итоговую информацию о выполнении.
Проверка хода исполнения документа специалистом по контролю осуществляется на всех этапах прохождения до истечения срока в следующем порядке:
- заданий последующих лет - не реже одного раза в год;
- заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
- заданий текущего месяца - за десять дней до истечения срока;
- заводит накопительную папку. Накопительная папка предназначена для сбора всех документов, отражающих ход выполнения нормативных документов вышестоящих органов или руководителя администрации.
В накопительной папке хранятся:
- справочные, аналитические материалы, результаты проверок, полученные при подготовке нормативных документов;
- один экземпляр нормативных документов;
- материалы организационной и контрольной работы, полученные в ходе выполнения нормативных документов;
- справки и решения о снятии с контроля.
Ответственность за надлежащий порядок ведения и систематизацию накопительной папки несет специалист, на которого возложен контроль.
Ответственный за контроль исполнения документов на основании представленной информации:
- анализирует качество выполнения мероприятий;
- принимает меры по выполнению заданий в указанные сроки;
- готовит итоговую справку и вносит главе муниципального образования предложения о продлении сроков выполнения документа или отдельных мероприятий, рассмотрении хода выполнения документа у главы или его заместителей, снятии с контроля документа, с последующим информированием специалиста по контролю.
Работа по организации и контролю за ходом выполнения документов в структурных подразделениях администрации муниципального образования ведется согласно плану. В нем намечаются основные вопросы по организации и проверке выполнения данного нормативного документа. План составляется с учетом сроков, указанных в нормативных документах.
Координация и анализ работы по контролю за выполнением документов в администрации муниципального образования возлагается на специалиста, ответственного за контроль.
Ответственный за контроль:
организует постановку на контроль документов вышестоящих органов власти и управления, постановлений, распоряжений, указаний Главы администрации;
систематизирует и обобщает полученную информацию;
отправляет исполнителям напоминания о задании и сроке его исполнения (за 30 дней до наступления срока исполнения, а затем за 10 дней до истечения срока);
запрашивает от исполнителей материалы о выполнении документов;
ежемесячно представляет главе администрации муниципального образования информацию об исполнении документов, о состоянии исполнительской дисциплины;
оказывает методическую помощь, организует проверки организационной деятельности структурных подразделений администрации, иных органов самоуправления, муниципальных предприятий, учреждений, организаций по выполнению документов.
3.СНЯТИЕ ДОКУМЕНТА С КОНТРОЛЯ
3.1.Снятие документа с контроля производится при наличии итоговой информации о выполнении документа, содержащей предложения о снятии его с контроля и завизированной начальником структурного подразделения администрации муниципального образования, ответственного за выполнение документа.
3.2.Снятие с контроля документа или продление сроков его выполнения производит глава муниципального образования на основании информации, представленной специалистом по контролю за исполнением документов.
3.3.Постановления, распоряжения Главы администрации могут сниматься с контроля на совещаниях у Главы администрации по докладу начальников структурных подразделений администрации муниципальных образований, ответственных за исполнение документов.
3.4.Постановления, распоряжения, поручения главы администрации муниципального образования снимаются с контроля его постановлением, распоряжением 1 раз в квартал.
4.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1.За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей по организации контроля, нарушение установленных сроков выполнения документов работники привлекаются к дисциплинарной ответственности.
Ответственный за контроль исполнения документов в администрации муниципального образования осуществляет следующие операции:
формирование картотеки контролируемых документов;
направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;
выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя;
напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения документа;
получение информации о ходе и результатах исполнения;
запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
регулярное информирование руководителей о состоянии исполнения документов на оперативных совещаниях;
снятие документов с контроля по указанию руководителей;
формирование картотеки исполнения документов.
Карточки контролируемых документов систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, законы Свердловской области, указы и распоряжения Губернатора Свердловской области, постановления и распоряжения Правительства Свердловской области, решения местной Думы, постановления и распоряжения главы администрации муниципального образования и др.).
Если документ пересылается на исполнение в структурные подразделения администрации, иные органы местного самоуправления, муниципальные предприятия, организации и учреждения с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом направляются два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения документа один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий.
Ответственный за контроль ежедневно просматривает массив карточек и подготавливает на следующий день те карточки и материалы к ним, которые по срокам или в соответствии с программой проверки исполнения должны быть проверены.
Первый этап контрольных операций завершается расстановкой контрольно-регистрационных карточек в картотеках.
Из регистрационно-контрольных карточек составляется контрольно-справочная картотека, которая делится на две части: по неисполненным и исполненным документам.
Первая часть картотеки служит для выполнения контрольных функций, а также для поиска сведений о документах в процессе их исполнения. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, срокам исполнения, корреспондентам, группам документов и т.п.
Вторая часть картотеки состоит из карточек уже исполненных документов и служит для поиска сведений об исполненных документах и аналитической работы. Карточки в ней могут систематизироваться по корреспондентам, вопросам и т.п.
Ответственным по контролю за выполнением документов осуществляются следующие операции:
формирование картотеки контролируемых документов;
направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в структурное подразделение-исполнитель, иной орган местного самоуправления;
выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества, должности и телефона конкретного исполнителя;
напоминание подразделению-исполнителю, иным органам местного самоуправления о сроке исполнения документа;
получение информации о ходе и результатах исполнения;
запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
снятие документов с контроля по указанию главы муниципального образования;
формирование картотеки исполненных документов.
Ответственный за контроль исполнения документов получает данные о ходе исполнения документов посредством устного запроса или при проведении проверки на месте. В контрольных формах делаются записи о ходе и окончательном исполнении - какое принято решение, кому, когда и за каким номером послан ответ, кем подписан.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.
Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не может являться основанием для признания документа исполненным.
Ответственный за контроль исполнения документов в администрации муниципального образования обязан ежедневно просматривать контрольные формы учета документов и за 2 дня до наступления срока исполнения документа напоминать руководителю структурного подразделения и исполнителю о наступлении срока.
Проверка хода исполнения документов в соответствии с государственным стандартом РФ - Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) и Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) осуществляется в следующие сроки:
задания последующих лет - не реже одного раза в год;
задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.
Сроки исполнения документов устанавливаются:
- нормативными актами (типовые сроки исполнения);
- учреждением (автором) (содержится в тексте документа);
- резолюцией (определяется руководителем).
В случаях, когда срок исполнения документа не указан, применяются типовые сроки:
с пометкой "СРОЧНО" - 3 дня;
"Незамедлительно" - 5 дней;
"Оперативно" - 10 дней;
"Безотлагательно" - 15 дней;
письма-поручения и письма-запросы вышестоящих организаций - в течение 10 дней;
письма министерств и ведомств, предприятий и организаций - 10 дней;
Представление прокурора - 15 дней;
Предписание - 10 дней;
Требование прокурора - 30 дней;
запросы депутатов - в 10-дневный срок;
постановления, решения, распоряжения - согласно указанному сроку;
телеграммы, требующие срочного решения, до 2 дней, остальные - в течение 10 дней.
Сроки исполнения документа указываются в журнале регистрации или на карточках в соответствии с резолюцией руководителя.
Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем.
Изменение срока исполнения документа производится только по указанию Главы муниципального образования.
Изменение срока документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись.
Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационную карточку, регистрационный журнал, электронный банк данных там, где используется компьютер.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только тот орган, который их принимал, прокуратура, суд.
Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.
Если исполнение документа связано с выездом или получением дополнительного материала, то срок исполнения может быть продлен до 1 месяца, с обязательным уведомлением об этом автора документа.
Если в процессе исполнения документа выясняется, что для выполнения требуется более длительный срок, чем тот, который указан в документе или резолюции, исполнитель документа не позднее чем за 2 - 3 дня до истечения срока исполнения должен обратиться по подчиненности с просьбой о продлении срока.
О полученном разрешении на продление срока исполнения документа исполнитель или секретарь приемной обязаны в тот же день сообщить лицу, осуществляющему контроль за исполнением соответствующего документа.
Если ответственный за контроль по исполнению документов устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, то он вправе, после согласования с главой муниципального образования, вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Суть исполнения документов определяется их содержанием и (или) резолюцией Главы муниципального образования.
При проведении проверок исполнения ответственный за контроль исполнения документов не вправе оценивать работу исполнителя по существу. Задача ответственного за контроль состоит в определении того, в какой степени результаты работы соответствуют намеченной программе, будет ли она выполнена в срок или необходимо принимать меры к ускорению ее выполнения, а также в проверке правильности исполнения документа по форме. На формальные моменты необходимо обращать серьезное внимание, поскольку несоблюдение формы влияет на существо исполнения.
Информация о результатах контроля исполнения поступает главе муниципального образования, который устанавливает необходимость контроля документов и сроки их исполнения.
Контроль за исполнением документов ведется на нескольких уровнях:
формализованный контроль своевременного исполнения;
контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.
Многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются различными должностными лицами. Контроль своевременности исполнения осуществляет только служба документационного обеспечения, а контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности руководителей всех рангов.
Завершаются технические операции снятием документов с контроля после их фактического исполнения. Об этом делается отметка в специальной графе карточки. В ней кратко указывается, что и когда сделано, и проставляется дата исполнения.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в администрации муниципального образования.
На документе проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
По результатам проверки проводится анализ исполнения, который доводится до сведения руководителя для выработки мер по совершенствованию работы с документами.