Постановление от 17.11.2008 г № 1039
Об утверждении Положения об архиве администрации городского округа Красноуфимск и Положения о постоянно действующей экспертной комиссии администрации городского округа Красноуфимск
В целях реализации п. 22 ч. 1 ст. 16, Федерального закона Российской Федерации от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", в соответствии с п. 31 ч. 1 ст. 6, п. 30 ч. 1 ст. 31 Устава муниципального образования городского округа Красноуфимск, для обеспечения сохранности, учета, отбора, упорядочения и использования архивных документов, образующихся в процессе деятельности администрации городского округа Красноуфимск:
1.Утвердить Положение об архиве администрации городского округа Красноуфимск.
2.Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии администрации городского округа Красноуфимск.
3.Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя главы городского округа Красноуфимск по правовым и организационным вопросам В.В. Плотникова.
Глава
городского округа Красноуфимск
А.И.СТАХЕЕВ
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА КРАСНОУФИМСК
СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) администрации городского округа Красноуфимск (далее - администрации) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую и специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности.
1.2.Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при главе городского округа Красноуфимск (далее - главе городского округа).
Решения комиссии вступают в силу после утверждения главой городского округа. В необходимых случаях (см. п. 3.3.4 настоящего Положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с Государственным архивом в городе Красноуфимске.
1.3.В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, нормативно-методическими документами Росархива, Управления архивами Свердловской области, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, Положением об ЭК администрации, постановлениями и распоряжениями главы городского округа.
1.4.Экспертная комиссия возглавляется начальникам Управления по организационной, кадровой и информационной работы администрации городского округа Красноуфимск, ее секретарем является лицо, ответственное за архив администрации. Персональный состав ЭК назначается распоряжением главы городского округа.
1.5.Положение об ЭК утверждается после согласования с экспертно-методической комиссией (ЭМК) Государственного архива в городе Красноуфимске.
2.ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭК
Основными задачами ЭК являются:
2.1.Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел.
2.2.Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3.Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.
3.ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1.Организует и проводит работу по отбору документов администрации для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2.Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов администрации и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.
3.3.Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
3.3.1.На утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Управления архивами Свердловской области, а затем на утверждение главе городского округа:
- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации.
3.3.2.На согласование ЭПК Управления архивами Свердловской области, а затем на утверждение главе городского округа:
- номенклатуру дел;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в "Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", М., 2000.
3.3.3.На рассмотрение ЭПК Управления архивами Свердловской области:
- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.
3.3.4.На согласование ЭМК Государственного архива в г. Красноуфимске, а затем на утверждение главе городского округа:
- описи дел по личному составу;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
- акты об утрате или неисправном повреждении документов по личному составу.
4.ПРАВА ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1.В пределах своей компетенции давать рекомендации сотрудникам администрации по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2.Запрашивать от сотрудников администрации:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3.Заслушивать на своих заседаниях сотрудников администрации о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.
4.4.Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей Государственного архива в городе Красноуфимске, сторонних организаций.
4.5.ЭК в лице председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6.Информировать главу городского округа по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
5.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭК
5.1.Экспертная комиссия администрации работает в тесном контакте с экспертно-методической комиссией Государственного архива в городе Красноуфимске, получает от нее соответствующие организационно-методические указания.
5.2.Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрения ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 рабочих дней со дня поступления.
5.3.Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на секретаря комиссии - ответственного за архив администрации.
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА КРАСНОУФИМСК
СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Документы администрации городского округа Красноуфимск (далее - администрации), имеющие историческое, научное, социальное значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве в городе Красноуфимске.
До передачи дел на государственное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в администрации.
1.2.Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов временного хранения, имеющих практическое значение, их отбора, учета, использования создан архив администрации.
1.3.Администрация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование архивных документов, образующихся в его деятельности. За утрату и порчу документов должностные лица администрации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.4.Положение об архиве администрации разрабатывается на основании "Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия" (утверждено Приказом Роскомархива от 18.08.1992 N 176) и утверждается главой городского округа Красноуфимск (далее - главой городского округа) по согласованию с экспертно-методической комиссией Государственного архива в городе Красноуфимске.
2.СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
В архив поступают:
2.1.Законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, документы временного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, документы по личному составу.
2.2.Служебные и ведомственные издания.
2.3.Видео-, фото- и аудиодокументы.
2.4.Научно-справочный аппарат к документам архива.
3.ЗАДАЧИ АРХИВА
Основными задачами архива являются:
3.1.Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.2.Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.3.Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве администрации.
4.ФУНКЦИИ АРХИВА
В соответствии с возложенными задачами архив осуществляет следующие функции:
4.1.В соответствии с графиком, утвержденным главой городского округа, принимает не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений администрации, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой Российской Федерации.
4.2.Составляет и представляет:
- годовые разделы описей дел постоянного хранения не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Управления архивами Свердловской области;
- годовые разделы описей по личному составу не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, на рассмотрение экспертно-методической комиссии (ЭМК) Государственного архива в г. Красноуфимске;
- передает документы администрации на государственное хранение в соответствии с графиком, утвержденным Государственным архивом в городе Красноуфимске.
4.3.Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.
4.4.Выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещениях.
4.5.Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
4.6.Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве. Участвует в работе экспертной комиссии администрации.
4.7.Составляет сводную номенклатуру дел администрации.
5.ПРАВА АРХИВА
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
5.1.Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в администрации.
5.2.Требовать от сотрудников администрации правильного формирования и оформления дел.
5.3.Не принимать от сотрудников администрации дела, не оформленные надлежащим образом.
5.4.Запрашивать от сотрудников администрации сведения, необходимые для работы архива.
6.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
6.1.Лицо, ответственное за архив, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с должностными обязанностями.
6.2.Ответственный работник назначается распоряжением главы городского округа. Обязанности работника включаются в его должностную инструкцию.