Распоряжение от 05.05.2010 г № 142
Об утверждении Порядка ведения работы ведомственных архивов организаций — источников комплектования архивного отдела Администрации АГО
Руководствуясь статьями 3, 4, 8, 17, 18, 21, 22, 23, 25, 26 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ, разделами 8, 9 "Основных Правил работы архивов организаций", одобренных Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, Постановлением Правительства Свердловской области "О мерах по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации в Свердловской области" от 14 декабря 2007 года N 1247-ПП, Уставом АГО, в целях обеспечения сохранности документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования архивного отдела Администрации АГО, считаю необходимым:
1.Утвердить Порядок ведения работы ведомственных архивов организаций - источников комплектования архивного отдела Администрации АГО (Прилагается).
2.Архивному отделу Администрации АГО и ведомственным архивам организаций - источников комплектования архивного отдела Администрации АГО осуществлять свою деятельность в части ведения делопроизводства в соответствии с настоящим Порядком.
3.Опубликовать настоящее Распоряжение в "Муниципальном вестнике" газеты "Артинские вести".
4.Контроль за выполнением Порядка возложить на заместителя Главы Администрации АГО А.Ю. Кетова.
Глава АГО
А.А.КОНСТАНТИНОВ
ПОРЯДОК
ВЕДЕНИЯ РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ -
ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ АГО
Обеспечение сохранности документов в сельских администрациях и других организациях, расположенных на территории городского округа, регламентируется Федеральными законами "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ, "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ; Областным законом "Закон об архивном деле в Свердловской области" от 25 марта 2005 года N 5-ОЗ; "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19; Постановлением Правительства Свердловской области "О мерах по обеспечению сохранности документов архивного фонда РФ в Свердловской области" от 14 декабря 2007 года N 1247-ПП; "Основными Правилами работы ведомственных архивов организаций", одобренными Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года и другими законодательными актами.
Обеспечение сохранности документов организации достигается созданием архива организации, организацией проведения экспертизы ценности документов, созданием оптимальных условий хранения документов, размещением документов в хранилище, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и Управлением архивами Свердловской области.
1.Создание архива организации:
1.1.Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве.
В положение об архиве включаются следующие разделы: основные положения; состав документов архива; задачи и функции архива; права архива; организация работы архива. Положение утверждается руководителем организации. Положение составляется в 2-х экземплярах, один экземпляр передается в архивный отдел Администрации АГО (далее - архивный отдел).
1.2.Лицо, ответственное за делопроизводство и архив организации, назначается на эту должность и освобождается от должности приказом руководителя организации (копия распорядительного документа передается в архивный отдел). Ответственный за делопроизводство и архив проходит инструктаж в архивном отделе, организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.
1.3.Работа архива организации строится на основании годового плана работы и графика согласования номенклатуры дел, упорядочения и передачи документов учреждений, организаций и предприятий в архивном отделе, утвержденных постановлением Администрации АГО.
1.4.При смене ответственного за делопроизводство и архив в организации производится прием-передача документов и справочного аппарата к ним, помещения архива, инвентаря и оборудования по акту комиссией в присутствии работника архивного отдела.
2.Организация проведения экспертизы ценности документов:
2.1.Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на муниципальное хранение создается экспертная комиссия (далее - ЭК). ЭК создается приказом руководителя организации в количестве не менее 3 человек (копия распорядительного документа передается в архивный отдел). В состав ЭК обязательно включается ответственный за ведение архива организации, председателем ЭК назначается руководитель организации.
2.2.Работа ЭК строится на основании положения об ЭК. В положение об ЭК включаются следующие разделы: общие положения; основные задачи и функции ЭК; права ЭК; организация работы ЭК.
2.3.Экспертиза ценности документов в организации проводится при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче на муниципальное хранение в архивный отдел.
2.4.Основными функциями ЭК являются: организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области (далее - ЭПК) конкретных номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.
2.5.Одобренные ЭК номенклатуры, акты и описи дел утверждаются руководителем организации только после их утверждения и согласования с ЭПК Управления архивами Свердловской области и архивного отдела. После утверждения руководителем организации в архивный отдел передаются 1 экземпляр номенклатуры дел, 3 экземпляра описи дел постоянного хранения, 2 экземпляра описей дел по личному составу и 1 экземпляр акта об уничтожении дел с истекшим сроком хранения.
2.6.Заседания ЭК проводятся по мере необходимости, но не реже 1 раза в год. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем ЭК.
3.Создание оптимальных условий хранения документов:
3.1.Помещение, отведенное для хранения документов (далее - хранилище), должно быть изолированным, сухим, гарантированным от затопления, безопасным в пожарном отношении.
3.2.В хранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации.
3.3.Отделку хранилища проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов.
3.4.На окнах хранилища устанавливаются распашные металлические решетки. Для защиты документов от прямого попадания солнечных лучей, окна закрываются светонепроницаемыми шторами.
3.5.В хранилище прокладывается скрытая электропроводка, штепсельные розетки должны быть герметичными. Светильники должны быть закрытого исполнения, удалены от документов не менее чем на 50 см.
3.6.Хранилище оборудуется дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, обиваются железом по асбесту или иным огнестойким материалом. Во избежание попадания в помещение посторонних людей, двери запираются на ключ. Ключ хранится у ответственного за делопроизводство.
3.7.Хранилище должно быть оборудовано огнетушителем и другие средствами пожаротушения с применением нейтральных и безопасных для документов веществ.
3.8.В хранилище запрещается применение электронагревательных приборов, хранение посторонних предметов, продуктов питания.
3.9.Резкие колебания температуры и влажности воздуха в хранилище не допускаются. Оптимальная температура воздуха 17 - 19 град. C, относительная влажность воздуха 50 - 55%.
3.10.Для защиты документов от пыли необходимо регулярно проводить уборку помещения, обеспыливание стеллажей и документов пылесосом или чистой влажной тряпкой.
4.Размещение документов в хранилище:
4.1.Документы размещаются на металлических стеллажах, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы. Допускаются деревянные конструкции, обработанные противопожарными смесями.
4.2.Документы хранятся в коробках, связках, пакетах и других первичных защитных средствах. Размещение документов на полках производится слева направо, сверху вниз. При перевязывании документов шпагатом для сохранности дел под шпагат подкладывают картонные прокладки.
4.3.Для удобства работы с документами на коробки, связки, полки прикрепляются ярлыки, где указываются номера и крайние даты дел согласно описям.
4.4.В целях закрепления мест хранения и быстрого поиска дел, документы хранятся раздельно, согласно описям дел:
- постоянного хранения;
- по личному составу;
- похозяйственные книги;
- временного хранения.
5.Составление номенклатуры дел.
5.1.Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Ответственность за ее составление возлагается на ответственного за делопроизводство, и архив. Архивный отдел в целях качественного комплектования документами Архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь в составлении номенклатуры дел.
5.2.Номенклатура дел согласовывается с ЭПК не реже 1 раза в 5 лет. В случае существенных изменений функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. После утверждения номенклатуры дел структурным подразделениям выдаются выписки из соответствующих разделов для использования в работе.
5.3.Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел можно использовать примерную номенклатуру, разработанную специалистами Управления архивами Свердловской области и утвержденную ЭПК. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и разрабатывается с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, упорядочения учета и обеспечения сохранности документов. Примерная номенклатура является методическим пособием и используется при составлении конкретных номенклатур дел.
5.4.Заголовки дел, наименования структурных подразделений из примерной номенклатуры переносятся в конкретную с необходимыми уточнениями. Заголовки дел, приведенные в примерной номенклатуре дел в обобщенном виде, в конкретной номенклатуре могут конкретизироваться. Одному заголовку дела примерной номенклатуры могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры. Например, заголовок "Документы (выписки из протоколов, планы проведения заседаний, списки) о работе организации", предусмотренный примерной номенклатурой, в конкретной может быть определен так: "Выписки из протоколов комиссии по бюджету и экономической политике", "Планы проведения заседаний Комиссия по муниципальной собственности", "Списки членов комиссий Думы" и т.д.
5.5.В конкретную номенклатуру не включаются дела, предусмотренные примерной номенклатурой, если в деятельности организации не образуется соответствующей документации. По этой же причине в конкретной номенклатуре могут отсутствовать целые разделы, предусмотренные примерной номенклатурой.
5.6.Примерная номенклатура построена по функциональной схеме (по направлениям деятельности). Конкретная номенклатура в отличие от примерной номенклатуры строится по структурному принципу. Например, вместо раздела примерной номенклатуры "Правовое обеспечение деятельности" в конкретную номенклатуру может быть включен раздел "Юридический отдел".
5.7.В графе 3 примерной номенклатуры указаны сроки хранения дел и номера статей по Перечням, которые переносятся в конкретную номенклатуру без изменения. В необходимых случаях по согласованию с архивным отделом сроки хранения некоторых документов могут быть увеличены. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов..." либо путем оценки специалистами, ЭК, исходя из научной и практической ценности документов, и согласуются с ЭПК Управления архивами Свердловской области.
5.8.Форма конкретной номенклатуры дел определена разделом 2 "Основных правил работы ведомственных архивов", М., 1986. Данные 1, 2 и 4-й граф конкретной номенклатуры проставляются на обложках дел. В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. В конкретной номенклатуре (в отличие от примерной) имеется графа 3, в которой против каждого заголовка дела по его завершению проставляется количество частей, томов.
Уточнения к срокам хранения, приведенные в графе "Примечание" примерной номенклатуры переносятся в конкретную номенклатуру. Иные примечания могут быть опущены, однако учитываются при составлении конкретной номенклатуры. Кроме того, в последней графе рекомендуется производить отметку о заведении дела, а также о лицах, ответственных за делопроизводство.
5.9.Конкретная номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. По истечении года, на который была составлена номенклатура, в конце ее ответственным за делопроизводство лицом подводится итог количества отложившихся в истекшем году дел. Эти сведения сообщаются в архивный отдел.
6.Формирование дел в организации.
6.1.Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное формирование дел предусматривает: подшивку дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составления, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление обложки дела.
6.2.При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
- в дело помещаются только исполненные, завершенные делопроизводством дела;
- все документы по одному вопросу формируются в одно дело;
- переписка группируется за один календарный год и систематизируется по хронологии, документ-ответ помещается за документом-запросом;
- документы в деле постоянного срока хранения располагаются сверху вниз в хронологическом порядке. В делопроизводстве документы текущего года располагаются снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного срока хранения переформировываются в обратном порядке;
- внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы, в хронологическом порядке;
- документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно;
- дело не должно превышать 250 листов, при объеме документа свыше 250 листов составляют отдельный том;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- в дело подшиваются все документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа;
- документы подшиваются в твердую обложку из картона на 4 прокола с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них;
- при подготовке дел к подшивке металлические скрепления из документа удаляются;
- при оформлении обложки дела указывается название организации, индекс дела, заголовок дела по описи, крайние даты дела, срок хранения и количество листов. Вверху обложки оставляется место для написания названия архивного отдела, куда будет передаваться документ;
- в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя, нумеруются.
Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.