Постановление от 21.03.2011 г № 220
Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальным учреждением «Архив городского округа Нижняя Салда» муниципальной услуги по организации выдачи копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей
В соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ, Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ, Постановлением Правительства Свердловской области "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставление государственных услуг)" от 11.11.2005 N 679, Постановлением главы администрации городского округа Нижняя Салда "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций (предоставление муниципальных услуг)" от 18.11.2009 N 986, руководствуясь статьей 31 Устава городского округа, постановляю:
1.Утвердить Административный регламент предоставления муниципальным учреждением "Архив городского округа Нижняя Салда" муниципальной услуги организации выдачи копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей.
2.Опубликовать настоящее Постановление в газете "Городской вестник - Нижняя Салда" и на официальном сайте городского округа Нижняя Салда.
3.Настоящее Постановление вступает в силу с момента опубликования.
4.Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на директора МУ "Архив городского округа Нижняя Салда" Л.В. Малышеву.
Глава администрации
городского округа
С.И.ВАСИЛЬЕВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНЫМ УЧРЕЖДЕНИЕМ "АРХИВ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА НИЖНЯЯ САЛДА" МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ ВЫДАЧИ КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ПРАВО НА ВЛАДЕНИЕ ЗЕМЛЕЙ
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.НАИМЕНОВАНИЕ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Административный регламент предоставления МУ "Архив городского округа Нижняя Салда" муниципальной услуги по организации выдачи копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) МУ "Архив городского округа Нижняя Салда", а также порядок взаимодействия Архива с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями при осуществлении предоставления муниципальной услуги.
Организация выдачи копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, включает в себя организацию исполнения поступающих в МУ "Архив городского округа Нижняя Салда" от юридических и физических лиц тематических запросов - о предоставлении копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей.
1.2.НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Предоставление муниципальной услуги по организации выдачи копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей (далее - муниципальная услуга) осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года ("Российская газета", 1993, 25 декабря, N 237);
Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);
Закон Свердловской области от 25 марта 2005 года N 5-ОЗ "Об архивном деле в Свердловской области" ("Областная газета", 2005, 30 марта, N 82-84);
Закон Свердловской области от 19 ноября 2008 года N 104-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области" ("Областная газета", 2008, 22 ноября, N 366-367);
Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059);
Постановление Правительства Свердловской области от 29.10.2007 N 1053-ПП" О предоставлении мер социальной поддержки пользователям архивными документами, находящимися в государственной собственности Свердловской области".
1.3.ОРГАН ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Работу по организации выдачи копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, осуществляет муниципальное учреждение "Архив городского округа Нижняя Салда" (далее - Архив) при наличии архивных документов, необходимых для исполнения запросов.
1.4.РЕЗУЛЬТАТЫ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
- архивные копии, архивные выписки;
- ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;
- рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;
- уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.
1.5.ПОЛУЧАТЕЛИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ (ПОЛЬЗОВАТЕЛИ)
Получателями государственной услуги являются:
- российские граждане;
- иностранные граждане;
- органы государственной власти;
- органы местного самоуправления;
- организации и общественные объединения;
- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.
2.ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
2.1.ПОРЯДОК ИНФОРМИРОВАНИЯ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Муниципальная услуга предоставляется Архивом в виде: архивных выписок, архивных копий, информационных писем.
Место нахождения Архива и его почтовый адрес: 624742, г. Нижняя Салда, ул. Луначарского, д. 147.
Электронный адрес Архива: archivnsalda@mail.ru;
Телефон/факс: (34345) 3-34-97.
График работы Архива: понедельник - четверг 08.00 - 17.00, пятница 08.00 - 16.00, перерыв 12.00 - 12.48. Время по оказанию муниципальной услуги: вторник, четверг 09.00 - 12.00, 13.00 - 16.00.
Информирование по процедуре исполнения муниципальной услуги производится:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- посредством личного обращения пользователя;
- посредством законного представителя.
При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме должностные лица Архива дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения запросов, связанных с информационным обеспечением пользователей.
2.2.ОСНОВАНИЕ ДЛЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Основанием для предоставления муниципальной услуги является устный или письменный запрос пользователя, а также запрос, поступивший по электронной почте.
Для получения копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, заявителем предоставляется анкета-заявление (образец формы анкеты-заявления представлен в Приложении N 5 к настоящему Регламенту).
При обращении за получением муниципальной услуги от имени заявителя его представителя, последний предоставляет документ, удостоверяющий личность, документ, подтверждающий его полномочия на представление интересов заявителя, сведения для проведения поисковой работы (номер и дата документа (постановления, распоряжения, решения) на основании которого возникло право на владение землей).
2.3.РЕЗУЛЬТАТ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
При наличии соответствующих документов, муниципальная услуга предоставляется в форме архивных выписок, архивных копий (Приложение N 3, 4 ).
2.4.ТРЕБОВАНИЯ К ПИСЬМЕННОМУ ЗАПРОСУ
Запрос (заявление) должны содержать следующие реквизиты:
1) наименование юридического лица, для граждан - фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) и все их изменения;
2) почтовый адрес заявителя, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации запроса;
3) суть запроса, в котором с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения;
4) хронологию запрашиваемой информации;
5) личная подпись и дата для запроса физического лица, подпись должностного лица для запроса организации.
Запрос может быть оформлен от руки или машинописным способом, распечатан посредством электронных печатающих устройств. В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы или их копии.
2.5.ТРЕБОВАНИЯ К УСТНОМУ ОБРАЩЕНИЮ ГРАЖДАН
При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
При обращении в Архив лично, запрос заявителя оформляется с его слов, либо предъявленных личных документов, посредством внесения сведений в анкету-заявление для наведения архивной справки по документам.
Заявитель может самостоятельно заполнить анкету-заявление. В заявлении с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для исполнения запроса.
В заявлении указываются следующие обязательные реквизиты:
1) фамилия, имя, отчество лица;
запрашивающего архивную информацию, и отношение к лицу, о котором запрашивается информация, адрес и N телефона заявителя;
2) Фамилия, имя, отчество (и все изменения их) лица, о котором запрашивается архивная информация;
3) способ получения сведений (лично или почтой);
4) перечень запрашиваемых сведений и их хронология.
Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.6.УСЛОВИЯ И СРОКИ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
1) запросы, поступившие в Архив, рассматриваются в течение дня их регистрации и передаются на непосредственное исполнение главному архивисту.
Срок исполнения запросов по документам архивного отдела не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса.
2) запросы, не относящиеся к составу хранящихся в Архиве документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в государственные органы, органы местного самоуправления, муниципальные архивы, в иные организации Свердловской области, где могут храниться необходимые архивные документы с одновременным уведомлением заявителя о переадресации запроса;
3) при поступлении в Архив запросов граждан, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Архив в 5-дневный срок со дня регистрации запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения;
4) предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов осуществляется бесплатно.
2.7.ПЕРЕЧЕНЬ ОСНОВАНИЙ ДЛЯ ОТКАЗА В ПРЕДОСТАВЛЕНИИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
1) отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисков запрашиваемой информации;
2) отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;
3) отсутствие информации, позволяющей идентифицировать автора: отсутствие наименования юридического лица, фамилии, имени, отчества физического лица, почтового и/или электронного адреса заявителя;
4) наличие текста, не поддающегося прочтению;
5) наличие в запросах ненормативной лексики и оскорбительных высказываний;
6) отсутствие необходимого информационного документального комплекса для исполнения запроса.
Об отказе в предоставлении муниципальной услуги заявитель уведомляется письмом Архива или устно во время приема.
2.8.ТРЕБОВАНИЯ К МЕСТУ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Помещение для оказания муниципальной услуги должно обеспечивать:
1) комфортное расположение граждан;
2) возможность оформления письменного запроса;
3) наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4, чистых бланков анкеты-заявления.
Место оказания муниципальной услуги должно быть оборудовано информационными стендами, на которых размещается информация о днях и времени оказания муниципальной услуги, данный Административный регламент, перечень документов, которые могут быть предъявлены в качестве удостоверяющих личность, перечень представляемых заявителем документов, необходимых для получения муниципальной услуги, образец заполнения анкеты-заявления.
3.АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ
Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.
Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрация запросов и передача их на исполнение;
- анализ тематики поступивших запросов;
- направление запросов на исполнение в организации по принадлежности;
- подготовка и направление ответов гражданам.
3.1.РЕГИСТРАЦИЯ ЗАПРОСОВ И ПЕРЕДАЧА ИХ НА ИСПОЛНЕНИЕ
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги:
1) директор Архива:
- осуществляет регистрацию запросов (обращений) граждан и организаций;
- определяет правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;
- определяет должностное лицо, ответственное за исполнение запроса;
- определяет тематику запроса и срок исполнения;
2) обращения граждан и организаций регистрируются в журнале регистрации тематических запросов (Приложение N 2);
3) при поступлении запроса по почте его регистрация осуществляется в день получения с занесением информации в журнал регистрации тематических запросов;
4) при поступлении письменного запроса его регистрация осуществляется в день получения с занесением сведений в журнал регистрации тематических запросов;
5) при устном обращении гражданина главный архивист заполняет анкету-заявление для наведения архивной справки по документам Архива. В дальнейшем работа с анкетой-заявлением ведется как с письменным запросом;
3.2.АНАЛИЗ ТЕМАТИКИ ПОСТУПИВШИХ ЗАПРОСОВ
Должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, осуществляет анализ тематики запросов с использованием архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов.
В ходе анализа определяется:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для его исполнения;
- место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности для непосредственного исполнения.
3.3.НАПРАВЛЕНИЕ ЗАПРОСОВ НА ИСПОЛНЕНИЕ В ОРГАНИЗАЦИИ ПО ПРИНАДЛЕЖНОСТИ
По итогам анализа запроса директор Архива в течение 5 дней со дня регистрации запроса направляет запрос с сопроводительным письмом для исполнения в другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запроса, одновременно информируя об этом получателя муниципальной услуги.
При отсутствии запрашиваемых сведений директор Архива в течение 5 дней со дня регистрации запроса направляет в адрес получателя муниципальной услуги ответ с указанием причин отсутствия документов.
3.4.ПОДГОТОВКА И НАПРАВЛЕНИЕ ОТВЕТОВ ГРАЖДАНАМ
При наличии запрашиваемых документов главный архивист готовит ответ заявителю в виде архивных выписок или архивных копий.
Архивная выписка - документ, составленный на бланке Архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения (Приложение N 4).
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью директора Архива и печатью.
Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения, заверенная в установленном порядке (Приложение N 3).
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется подписью директора архива и печатью.
К архивной копии составляется сопроводительное письмо, которое подписывается директором Архива.
При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, в течение 30 дней составляется отрицательный ответ на бланке Архива, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ заверяется печатью.
Архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном законодательством порядке. Получатель архивной копии или архивной выписки расписывается в Журнале регистрации тематических запросов, указывая дату их получения. По желанию заявителя архивная копия, архивная выписка могут высылаться по почте письмами.
Муниципальная услуга считается предоставленной, если потребителю муниципальной услуги выдана запрашиваемая документированная информация или дан мотивированный ответ об ее отсутствии.
4.ПОРЯДОК И ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА СОВЕРШЕНИЕМ ДЕЙСТВИЙ И ПРИНЯТИЕМ РЕШЕНИЙ
4.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляет директор Архива. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений Административного регламента.
4.3.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Архива.
По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.4.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании готовых планов работы) и внеплановыми, в том числе, по конкретному обращению пользователя.
Для проведения проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются муниципальные служащие администрации городского округа Нижняя Салда.
Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
5.ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА, А ТАКЖЕ ПРИНИМАЕМОГО ИМ РЕШЕНИЯ
5.1.Обжалование действия (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.2.Пользователь в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
- фамилию, имя, отчество;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- наименование учреждения или органа местного самоуправления, в который направляет жалобу, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;
- личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов пользователь прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
5.3.Директор архива:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием пользователя, направившего жалобу, или его законного представителя;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
Ответ на жалобу подписывается директором Архива и направляется по почтовому адресу, указанному в обращении. Письменная жалоба, поступившая в Архив, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
Если в жалобе гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор Архива вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Архив. О данном решении уведомляется пользователь, направивший жалобу.
В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, директор Архива вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
5.4.Заявители имеют право обратиться с письменный жалобой в случае нарушения их прав и свобод в ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе при отказе в предоставлении муниципальной услуги, в администрацию городского округа Нижняя Салда. Должностные лица администрации городского округа Нижняя Салда обязаны рассмотреть жалобу в месячный срок. Если гражданину в удовлетворении жалобы отказано или он не получил ответа в течение месяца со дня ее подачи, он вправе обратиться с жалобой в суд.
5.5.Жалоба может быть подана гражданином, права которого нарушены, или его представителем, а также по просьбе гражданина надлежаще уполномоченным представителем общественной организации, трудового коллектива.
5.6.Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц Архива, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления данной муниципальной услуги, в судебном порядке, в соответствии со сроками, установленными законодательством Российской Федерации.