Постановление от 12.12.2011 г № 3360
Об утверждении Административного регламента предоставления архивным отделом муниципальной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов архивного фонда Российской Федерации и других документов
В соответствии с Законом Свердловской области от 25.03.2005 N 5-ОЗ "Об архивном деле в Свердловской области", в целях повышения качества информационного обеспечения физических и юридических лиц, а также оформления и выдачи в установленном порядке архивных копий и справок Администрация городского округа Первоуральск постановляет:
1.Утвердить Административный регламент предоставления архивным отделом ПМКУ "Управление по содержанию органов местного самоуправления и муниципального архива" муниципальной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов.
2.Настоящее Постановление подлежит опубликованию в газете "Вечерний Первоуральск".
3.Контроль за выполнением данного Постановления возложить на управляющего делами администрации городского округа Первоуральск Штыменко И.Ю.
Глава
городского округа Первоуральск
Ю.О.ПЕРЕВЕРЗЕВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ ПМКУ "УПРАВЛЕНИЕ
ПО СОДЕРЖАНИЮ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И
МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА" МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ
ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ГРАЖДАН, ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
ВЛАСТИ, МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ОБЩЕСТВЕННЫХ
ОБЪЕДИНЕНИЙ НА ОСНОВЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
I.Общие положения наименование муниципальной услуги
Административный регламент предоставления архивным отделом ПМКУ "Управление по содержанию органов местного самоуправления и муниципального архива" муниципальной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) архивного отдела ПМКУ "Управление по содержанию органов местного самоуправления и муниципального архива" (далее - архивный отдел), а также порядок взаимодействия архивного отдела с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями при предоставлении муниципальной услуги.
Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений (далее - пользователи) включает в себя организацию исполнения поступающих в архивный отдел от российских и иностранных пользователей тематических запросов - о предоставлении и информации по определенной проблеме, теме, событию, факту.
НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Предоставление муниципальной услуги по организации информационного обеспечения пользователей на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее - муниципальная услуга) осуществляется в соответствии со следующими нормативными актами:
Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.93, N 237);
Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
Законом Свердловской области от 25.03.2005 N 5-ОЗ "Об архивном деле в Свердловской области" ("Областная газета", 30.03.2005 N 82-84);
Законом Свердловской области от 19.11.2008 N 104-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов. Относящихся к государственной собственности Свердловской области" ("Областная газета", 2008, 22.11.2008, N 366-367);
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007).
ОРГАН ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Предоставление муниципальной услуги по информационному обеспечению пользователей осуществляет архивный отдел при наличии архивных документов, необходимых для исполнения тематических запросов.
РЕЗУЛЬТАТЫ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
информационные письма;
архивные справки;
архивные копии;
рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;
уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.
ПОЛУЧАТЕЛИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ (ПОЛЬЗОВАТЕЛИ)
Получателями муниципальной услуги являются:
российские граждане;
органы государственной власти;
органы местного самоуправления;
организации и общественные объединения;
юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.
II.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги
Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом в виде: информационных писем, архивных справок, архивных выписок, архивных копий.
Место нахождения архивного отдела ПМКУ "Управление по содержанию органов местного самоуправления и муниципального архива" - 623100, г. Первоуральск, ул. Емлина, 20б;
телефон архивного отдела: факс 8 (3439) 64-95-04;
график работы архивного отдела;
понедельник - четверг: 8.00 - 17.12;
пятница: 8.00 - 16.12;
суббота, воскресенье - выходные дни;
Информация по процедурам предоставления муниципальной услуги предоставляется:
по телефону;
по письменным обращениям;
при личном обращении граждан.
По телефону специалисты архивного отдела обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения запросов, связанных с информационным обеспечением пользователей.
По письменным обращениям информация направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя.
Прием граждан осуществляют начальник и специалисты архивного отдела в приемные дни:
понедельник, среда 9.00 - 12.00.
Прием осуществляется без предварительной записи в порядке очередности.
ОСНОВАНИЕ ДЛЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос пользователя.
В запросе пользователя должны быть указаны:
наименование юридического лица на бланке организации;
для граждан - фамилия, имя, отчество;
почтовый адрес пользователя;
интересующие пользователя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
личная подпись;
дата.
СРОКИ И УСЛОВИЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Запросы, поступившие в архивный отдел, исполняются в течение 30 дней со дня регистрации. В исключительных случаях руководитель архива либо специалист вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней.
Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архивах документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в государственные органы, органы местного самоуправления, муниципальные архивы, в иные организации Свердловской области, где могут храниться необходимые документы.
Российским гражданам подлинные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.
Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, предоставляются уполномоченному лицу на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
ПЕРЕЧЕНЬ ОСНОВАНИЙ ДЛЯ ОТКАЗА В ПРЕДОСТАВЛЕНИИ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Запрос не подлежит рассмотрению в следующих случаях:
если запрос пользователя не содержит наименования юридического лица (для гражданина - фамилии, имени, отчества), почтового адреса;
если в запросе пользователя отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;
если запрос пользователя не поддается прочтению;
если в нем содержится вопрос, на который пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства;
если в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.
ДРУГИЕ ПОЛОЖЕНИЯ, ХАРАКТЕРИЗУЮЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
К ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Архивный отдел осуществляет исполнение запросов государственных органов и органов местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, бесплатно.
Тематические запросы других категорий пользователей исполняются архивным отделом бесплатно.
III.Административные процедуры описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры архивного отдела:
регистрация запроса;
поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
подготовка и направление ответов гражданам.
РЕГИСТРАЦИЯ ЗАПРОСОВ
Поступившие в архивный отдел письменные запросы из организаций либо от граждан регистрируются специалистами архивного отдела.
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
ПОИСК АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, НЕОБХОДИМЫХ
ДЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСА
Специалисты архивного отдела осуществляют анализ тематики запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в учреждении научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:
степень полноты информации, содержащейся в запросе;
месторасположение архивных документов, необходимых для исполнения запроса.
ОФОРМЛЕНИЕ АРХИВНЫХ СПРАВОК, АРХИВНЫХ ВЫПИСОК И
АРХИВНЫХ КОПИЙ И ИХ ОТПРАВКА ЗАЯВИТЕЛЮ
1) текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью организации.
Архивные справки оформляются на бланке организации. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
Архивная справка подписывается руководителем организации, заверяется печатью организации, на ней проставляется номер и дата составления;
2) при отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, в течение 30 дней составляется отрицательный ответ на бланке организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.
Запросы не относящиеся к составу хранящихся в архивном отделе документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в государственные органы, органы местного самоуправления, муниципальные архивы, в иные организации Свердловской области, где могут храниться необходимые документы;
3) архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации;
4) архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке;
5) рассмотрение запроса (заявления) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и ответы направлены в соответствующие организации.