Приложение к Распоряжению от 25.10.2016 г № 217-РА Регламент
Регламент обработки документов в системе электронного документооборота администрации города Нижний тагил процесс "Подготовка приказа руководителя" (приказы заместителей главы администрации города И руководителя аппарата администрации города)
| N п.п. | Задача | Исполнитель (роль пользователя в СЭД) | Действия исполнителя | Регламентный срок исполнения задачи |
| Подготовка приказа руководителя | ||||
| 1. | Создание регистрационной карточки (РК) и проекта приказа | Разработчик | Заполняет регистрационную карточку и создает проект приказа по шаблону | Не регламентировано |
| Дорабатывает проект приказа (разработка проекта с функцией "Черновик") | Срок подготовки черновика, указанный в РК | |||
| 3. | Согласование проекта приказа (последовательное и/или параллельное согласование в соответствии со списком согласующих, указанным в регистрационной карточке) | Согласующий | Согласовывает проект документа. Может только согласовать или вернуть на доработку проект документа, указав замечания | 2 рабочих дня |
| Внешнее согласование проекта приказа | Разработчик | Осуществляет согласование проекта приказа с внешними согласующими (вне СЭД). Вносит информацию о результатах внешнего согласования. При наличии замечаний вносит изменения в проект приказа или принимает решение о прекращении подготовки приказа руководителя | 7 рабочих дней | |
| 4. | Утверждение проекта приказа руководителя (в электронном виде) | Утверждающий | Рассматривает и утверждает проект документа. Может утвердить, отправить на доработку или отклонить проект документа, указав замечания | 2 рабочих дня |
| 5. | Распечатка, подтверждение подписания и сканирование утвержденного приказа | Ответственный за печать и сканирование (в соответствии со справочником; если в справочнике не указан, то Разработчик) | Распечатывает документ и передает для утверждения руководителю. После подписания приказа руководителем вносит информацию об утверждении (либо отправлении на доработку или отклонении проект приказа, указав замечания). В случае утверждения приказа осуществляет сканирование документа и прикрепление к карточке электронного образа приказа | 2 рабочих дня |
| 6. | Ознакомление с приказом (при наличии отметки в регистрационной карточке) | Должностное лицо, которому поступила задача на рассмотрение | Изучает приказ руководителя, при необходимости направляет на дальнейшее ознакомление | 2 рабочих дня |
| 7. | Подготовка карточки исполнения документа (КИД, при наличии отметки об исполнении) | Специалист, ответственный за подготовку карточки исполнения документа (в соответствии со справочником) | Осуществляет подготовку КИД по каждому пункту приказа, который подлежит исполнению | 1 рабочий день |
| Исполнение приказа руководителя | ||||
| 1. | Исполнение пункта приказа | Сотрудник, назначенный ответственным за исполнение пункта приказа (в соответствии с КИД) | Осуществляет исполнение пункта приказа, при необходимости готовит отчет о его исполнении | Срок исполнения, указанный в пункте приказа |
| 2. | Рассмотрение отчета об исполнении (при наличии отметки "Получить отчет") | Автор поручения (руководитель, который утвердил приказ) | Рассматривает отчет об исполнении пункта приказа. При отсутствии замечаний принимает отчет об исполнении, в противном случае - возвращает исполнителю на доработку | 1 рабочий день |
| 3. | Доработка исполнения (при наличии замечаний) | Сотрудник, назначенный ответственным за исполнение пункта приказа (в соответствии с КИД) | Устраняет замечания к исполнению, повторно готовит отчет исполнении пункта приказа | Срок исполнения, указанный в пункте приказа или 2 рабочих дня, если указанный срок уже прошел |
- 1 рабочий день составляет 8 часов рабочего времени после поступления задания;
- 2 рабочих дня составляют 16 часов рабочего времени после поступления задания.
ПРОЦЕСС "ПОДГОТОВКА ПОРУЧЕНИЯ"
| N п.п. | Задача | Исполнитель (роль пользователя в СЭД) | Действия исполнителя | Регламентный срок исполнения задачи |
| Подготовка поручения руководителем | ||||
| 1. | Подготовка поручения | Руководитель (любой сотрудник Администрации города, имеющий подчиненных) | Заполняет регистрационную карточку: - вводит текст поручения; - указывает ответственного и срок исполнения; - при необходимости ставит отметку о получении отчета об исполнении. После сохранения регистрационной карточки поручение поступает на исполнение | Не регламентировано |
| Подготовка поручения помощником руководителя | ||||
| 1. | Подготовка проекта поручения | Любой пользователь СЭД | По указанию руководителя заполняет регистрационную карточку проекта поручения: - вводит текст проекта поручения; - указывает ответственного и срок исполнения; - при необходимости ставит отметку о получении отчета об исполнении | Не регламентировано |
| 2. | Утверждение | Руководитель | Рассматривает, при необходимости дополняет и утверждает проект поручения | 1 рабочий день |
| Исполнение поручения руководителя | ||||
| 1. | Исполнение поручения | Сотрудник, назначенный ответственным за исполнение поручения | Осуществляет исполнение поручения, при необходимости готовит отчет о его исполнении | Срок исполнения, указанный в поручении |
| 2. | Рассмотрение отчета об исполнении (при наличии отметки "Получить отчет") | Автор поручения (руководитель, который утвердил поручение) | Рассматривает отчет об исполнении поручения. При отсутствии замечаний принимает отчет об исполнении, в противном случае - возвращает исполнителю на доработку | 1 рабочий день |
| 3. | Доработка исполнения (при наличии замечаний) | Сотрудник, назначенный ответственным за исполнение поручения | Устраняет замечания к исполнению, повторно готовит отчет об исполнении поручения | Срок исполнения, указанный в поручении или 2 рабочих дня, если указанный срок уже прошел |
- 1 рабочий день составляет 8 часов рабочего времени после поступления задания;
- 2 рабочих дня составляют 16 часов рабочего времени после поступления задания.