Приложение к Постановлению от 08.08.2017 г № 684 Порядок
Порядок обращения с информацией ограниченного распространения в администрации города Каменска-уральского
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Настоящий Порядок разработан с целью предотвращения распространения информации, не предназначенной для широкого доступа, обладателем которой является Администрация города Каменска-Уральского.
Отнесение сведений к информации ограниченного распространения осуществляется в соответствии с Перечнем сведений ограниченного распространения Правительства Свердловской области, Администрации Губернатора Свердловской области, областных и территориальных исполнительных органов государственной власти Свердловской области (далее - Перечень), утвержденным Распоряжением Губернатора Свердловской области от 17.06.2014 N 148-РГ (в редакции Распоряжения Губернатора Свердловской области от 14.04.2015 N 99-РГ, от 05.09.2016 N 247-РГ).
1.2.Настоящий Порядок определяет единый порядок обращения с информацией ограниченного распространения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне и персональным данным в Администрации города Каменска-Уральского.
1.3.Не может быть ограничен доступ к:
1) нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;
2) информации о состоянии окружающей среды;
3) информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);
4) информации, накапливаемой в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;
5) иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.
1.4.Требования настоящего Порядка распространяются на организацию работы с документированной информацией ограниченного распространения (далее - документы ограниченного распространения) и иными материальными носителями информации ограниченного распространения.
1.5.Организация работы с документами ограниченного распространения и носителями информации ограниченного распространения в Администрации города Каменска-Уральского осуществляется сотрудником, ответственным за работу с документами и носителями информации ограниченного распространения.
1.6.Проекты правовых актов Администрации города Каменска-Уральского, обеспечивающие информационную безопасность в Администрации города Каменска-Уральского, направляются сотрудником, разработавшим такой проект, на согласование в отдел информационных технологий, связи и защиты информации Администрации города Каменска-Уральского.
1.7.Организация работы с документами, содержащими персональные данные, в Администрации города Каменска-Уральского осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, а также муниципальными нормативными правовыми актами.
2.ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
2.1.В настоящем Порядке используются следующие основные понятия:
дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности Администрации города Каменска-Уральского;
документ - официальный документ, созданный в Администрации города Каменска-Уральского, а также юридическим или физическим лицом и поступивший в Администрацию города Каменска-Уральского, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации города Каменска-Уральского;
документ ограниченного распространения - документ, содержащий информацию ограниченного распространения;
доступ к информации - возможность получения информации и ее использования;
информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;
конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;
копия документа ограниченного распространения - документ, ограниченного распространения на бумажном носителе, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, изготовленный на основании полученного разрешения;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения;
правовой акт ограниченного распространения - правовой акт Администрации города Каменска-Уральского, в котором содержится информация, отнесенная к сведениям ограниченного распространения;
носители информации ограниченного распространения - машинные носители информации (магнитные, лазерные, оптические носители, USB-flesh накопители), предназначенные для хранения, накопления и обработки информации ограниченного распространения, представленной в любом виде (фото-, кино-, видео-, аудиоматериалы);
предоставление информации - действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц;
распространение информации - действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
служба технической защиты информации - отдел информационных технологий, связи и защиты информации Администрации города Каменска-Уральского, на который возложены функции по технической защите информации в Администрации города Каменска-Уральского, а также должностные лица, ответственные за техническую защиту информации на основании Распоряжения Администрации города Каменска-Уральского от 08.04.2016 N 3-Р/ДСП (в редакции Распоряжения Администрации города Каменска-Уральского от 31.07.2017 N 5-Р/ДСП) "О назначении ответственных лиц по вопросам технической защиты информации";
проект документа ограниченного распространения - предварительная версия документа ограниченного распространения на бумажном носителе в виде рукописного текста или выполненного с помощью средства вычислительной техники до момента ее подписания (утверждения) и регистрации;
визовый экземпляр документа ограниченного распространения - экземпляр проекта исходящего или внутреннего документа ограниченного распространения на бумажном носителе, содержащий визы согласования должностных лиц;
визовый экземпляр проекта правового акта ограниченного распространения - экземпляр проекта правового акта ограниченного распространения на бумажном носителе, оформленный на черно-белом бланке правового акта ограниченного распространения, содержащий визы согласования должностных лиц;
электронная копия документа ограниченного распространения - копия документа ограниченного распространения в электронном виде, хранящаяся на устройстве хранения информации средства вычислительной техники, полученная в результате сканирования документа ограниченного распространения или переноса документа ограниченного распространения с носителей информации ограниченного распространения;
автоматизированная обработка информации ограниченного распространения - действия, включающие в себя сбор, накопление, прием, передачу, хранение, регистрацию, уничтожение, преобразование, создание, изготовление, отображение, запись на носители информации, печать и другие действия с информацией ограниченного распространения, документами и электронными копиями документов ограниченного распространения и проектами документов ограниченного распространения, с использованием средств вычислительной техники.
3.ТРЕБОВАНИЯ ПРИ ОБРАЩЕНИИ С ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
3.1.На создаваемых документах ограниченного распространения проставляется пометка "Для служебного пользования".
3.2.Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах ограниченного распространения, создаваемых в Администрации города Каменска-Уральского, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, в соответствии с Перечнем, а также существующими отраслевыми (ведомственными) перечнями сведений ограниченного распространения и иными аналогичными перечнями в случае их утверждения руководителями соответствующих органов.
3.3.Лица, принявшие решение о проставлении пометки "Для служебного пользования" на создаваемых документах, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.
3.4.Ответственность за организацию работы по регистрации, хранению, копированию и использованию документов и носителей, содержащих информацию ограниченного распространения, а также за соблюдение требований настоящего Порядка в Администрации города Каменска-Уральского возлагается на сотрудника, ответственного за организацию работы с документами ограниченного распространения.
3.5.Информация ограниченного распространения без санкции должностного лица, подписавшего или утвердившего документ, не подлежит разглашению (распространению).
3.6.За разглашение информации ограниченного распространения, а также нарушение требований настоящего Порядка сотрудники Администрации города Каменска-Уральского могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
3.7.Документы ограниченного распространения и носители информации ограниченного распространения должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
3.8.Сотрудник Администрации города Каменска-Уральского допускается к работе с документами ограниченного распространения и носителями информации ограниченного распространения на основании решения (резолюции) руководителя соответствующего структурного подразделения Администрации города.
3.9.Сотрудники Администрации города Каменска-Уральского должны быть в обязательном порядке ознакомлены с настоящим Порядком под роспись.
3.10.Документы ограниченного распространения во время работы располагаются таким образом, чтобы исключить возможность ознакомления с ними других лиц, не имеющих к ним непосредственного отношения.
3.11.Документы и носители информации с пометкой "Для служебного пользования" передаются работникам структурных подразделений Администрации города Каменска-Уральского в обязательном порядке под роспись в соответствующем журнале регистрации.
Движение поступивших на исполнение документов ограниченного распространения внутри структурных подразделений отражается в журнале учета поступающих документов ограниченного распространения (приложение N 13).
3.12.Передачу информации ограниченного распространения по открытым каналам связи необходимо осуществлять только с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации.
Запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" по каналам факсимильной связи и посредством электронной почты.
3.13.Все документы ограниченного распространения, включенные в документооборот Администрации города Каменска-Уральского (правовые акты, внутренние документы, документы, поступающие в Администрацию города Каменска-Уральского из других организаций, отправляемые) подлежат регистрации.
3.14.Регистрация документов ограниченного распространения осуществляется в журналах регистрации.
Листы журналов регистрации документов ограниченного распространения должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью службы делопроизводства. На обратной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, которую подписывает сотрудник, ответственный за регистрацию документов ограниченного распространения, должностная инструкция которого предусматривает указанные функции.
После исполнения документов ограниченного распространения в соответствующем журнале регистрации ставится дата возврата документа, подпись лица, принявшего документ, и номер дела, в котором хранится документ.
3.15.Регистрация носителей информации ограниченного распространения в Администрации города Каменска-Уральского осуществляется сотрудником, ответственным за регистрацию носителей информации ограниченного распространения, должностная инструкция которого предусматривает указанные функции.
3.16.Использование носителей информации ограниченного распространения разрешается только после их регистрации в журнале регистрации носителей информации ограниченного распространения (приложение N 1).
При этом сотрудником, ответственным за регистрацию, на носителях информации ограниченного распространения проставляются следующие реквизиты: наименование организации, в которой зарегистрирован носитель, пометка "Для служебного пользования" или "ДСП", номер экземпляра и (или) копии носителя, регистрационный номер по журналу регистрации и дата регистрации, другие возможные реквизиты, идентифицирующие носитель, например:
Администрация города Каменска-Уральского
Для служебного пользования
Экз. N 1, Копия N 37
Диск N 12Д/ДСП от 01.01.2017
3.17.Подключение USB-flash накопителей, относящихся к носителям информации ограниченного распространения и зарегистрированных в Администрации города Каменска-Уральского или используемых в других структурных подразделениях, а также USB-flash накопителей, не содержащих информацию ограниченного распространения, к аттестованным по требованиям безопасности информации средствам вычислительной техники допускается после учета указанных носителей в журнале учета подключаемых носителей информации к автоматизированным рабочим местам (приложение N 14) Администрации города Каменска-Уральского или структурного подразделения, являющегося владельцем указанного средства вычислительной техники.
3.18.В случаях обнаружения ошибок, допущенных при заполнении журналов регистрации и учета входящих, исходящих, внутренних документов, правовых актов и носителей информации ограниченного распространения, в указанных журналах производится исправление выявленных ошибок: запись, в которой была допущена ошибка, зачеркивается прямой чертой, сверху над зачеркнутой записью вносится новая запись, после чего в графу "Примечание" вносятся заверительная надпись с указанием номера графы, в которой было сделано исправление, инициалы, фамилия и подпись работника, внесшего исправление, дата внесения исправления, например:
Исправление в графе N 5 верно.
Подпись И.И. Иванова
01.02.2016
4.ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
4.1.Прием и регистрация документов ограниченного распространения, поступающих в Администрацию города Каменска-Уральского, осуществляется сотрудником, ответственным за работу с документами ограниченного распространения.
Обязанности по регистрации поступающих документов ограниченного распространения предусматриваются в должностной инструкции ответственного сотрудника.
4.2.При поступлении документа ограниченного распространения ответственный сотрудник обязан:
1) проверить на пакете наличие пометки "Для служебного пользования" или "ДСП", соответствие адресата, наличие номеров документов, наименование организации-отправителя, целостность упаковки и оттиска печати;
2) проверить на пакете и сопроводительном документе (реестре) соответствие наименований адресата и отправителя, номеров документов, номеров экземпляров (при их указании);
3) расписаться с указанием инициалов и фамилии в сопроводительном документе за принятые пакеты с проставлением даты (при необходимости - времени).
Если на пакете указан другой адресат, то пакет не принимается.
После вскрытия пакета в документах проверяется количество листов, а в документах, имеющих приложения, - соответствие номеров приложений, номеров экземпляров, количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащейся в основном документе (сопроводительном документе), наличие пометки "Для служебного пользования".
При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении регистрационных номеров, недостаче или излишке листов или экземпляров документа, а также в случае, если документ направлен ошибочно, сотрудником, ответственным за работу с документами ограниченного распространения, составляется в двух экземплярах акт (приложение N 2), второй экземпляр которого вместе с поступившим пакетом направляется отправителю.
4.3.После вскрытия пакета и проверки правильности вложений поступившему документу присваивается регистрационный номер, данные о документе заносятся в журнал регистрации поступающих документов ограниченного распространения (приложение N 3).
4.4.На документе в правом углу нижнего поля первого листа проставляется штамп, который содержит наименование Администрации города Каменска-Уральского, регистрационный номер, присвоенный документу, дату регистрации, отметку о необходимости возврата, например:
Администрация города Каменска-Уральского "__" __________ 20__ г. |
ВХ. N _______ |
ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ |
4.5.Дата регистрации поступающего документа проставляется в штампе и оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 21.05.2014.
Регистрационный номер поступающего документа оформляется буквенно-цифровым способом и состоит из буквенного индекса "ДСП" и порядкового номера документа, разделенных дефисом, например: ДСП-31.
4.6.Документы ограниченного распространения после их рассмотрения главой города и наложения резолюций на них передаются на исполнение под роспись в журнале регистрации поступающих документов ограниченного распространения (Приложение N 3).
Если исполнителей несколько, то документ в первую очередь передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции, а при отсутствии отметки об ответственном исполнителе - указанному в резолюции первым.
4.7.Передача документов ограниченного распространения между исполнителями, работающими в различных структурных подразделениях, производится сотрудником, ответственным за работу с документами ограниченного распространения, с отметкой в журнале регистрации поступающих документов ограниченного распространения, с обязательным проставлением даты получения, под роспись.
4.8.В рамках одного структурного подразделения передача документов ограниченного распространения от одного сотрудника другому осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения под роспись на соответствующей резолюции к документу.
4.9.При смене сотрудника, ответственного за регистрацию документов ограниченного распространения, составляется акт приема-передачи документов ограниченного распространения (приложение N 4).
5.СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
5.1.Автоматизированная обработка информации ограниченного распространения, в том числе изготовление проектов документов и визовых экземпляров документов ограниченного распространения, должна осуществляться на аттестованных по требованиям безопасности информации средствах вычислительной техники с использованием зарегистрированных носителей информации. Изготовление бумажных и электронных копий документов ограниченного распространения допускается только на технических средствах копирования, размножения и сканирования, входящих в состав аттестованных по требованиям безопасности информации средств вычислительной техники.
Порядок работы и допуска к аттестованным средствам вычислительной техники, а также полномочия и функциональные обязанности пользователей аттестованных средств вычислительной техники определяются соответствующей аттестационной и организационно-распорядительной документацией.
Доступ в помещения, где размещены аттестованные по требованиям безопасности информации средства вычислительной техники, а также хранятся носители информации ограниченного распространения, должен быть ограничен.
При выводе из эксплуатации (ремонте) средств вычислительной техники, предназначенных для обработки информации ограниченного распространения, носители информации изымаются и передаются сотруднику, ответственному за работу с документами ограниченного распространения, на временное хранение.
5.2.Отпечатанный документ ограниченного распространения должен отвечать следующим требованиям:
1) первая страница основного документа (сопроводительного документа) и первая страница каждого из его приложений, содержащих информацию ограниченного распространения, должны иметь в правом верхнем углу отметку о конфиденциальности, состоящую из слов "Для служебного пользования", и номера экземпляра документа, например:
Для служебного пользования
Экз. N ____2) при наличии приложений к основному документу (сопроводительному документу) после собственно текста основного документа должны быть указаны: номера приложений, их наименования, информация о конфиденциальности, номера прилагаемых экземпляров и количество листов в них, например:
Приложение: 1. Справка о неплатежеспособных предприятиях, для
служебного пользования, экз. N 1, на 2 л.
2. План мероприятий, для служебного пользования, экз. N 1, на 3 л.3) на обороте последнего листа каждого экземпляра основного документа (сопроводительного письма) и на обороте последнего листа каждого экземпляра каждого из его приложений в левом нижнем углу листа указываются по порядку в каждой отдельной строке инициалы и фамилия исполнителя документа, номер телефона исполнителя документа. В случае если печать документа осуществлялась другим сотрудником, в отдельной строке указываются инициалы и фамилия сотрудника, отпечатавшего документ, например:
Исполнил, отпечатал А.А. Иванов
(3439) 39-16-05
или
Исполнил А.А. Иванов
(3439) 39-16-05
Отпечатал Н.В. Петров
4) на экземпляре документа, который остается в деле, отметка об исполнителе документа проставляется на обороте последнего листа основного документа (сопроводительного письма) и на обороте последнего листа каждого из его приложений и включает в себя указание количества отпечатанных экземпляров, рассылку каждого экземпляра, инициалы и фамилию исполнителя документа, номер телефона исполнителя документа и дату распечатки документа. В случае если печать документа осуществлялась другим сотрудником, в отдельной строке после номера телефона исполнителя документа указываются инициалы и фамилия сотрудника, отпечатавшего документ, например:
Отпечатано 2 экз.
Экз. N 1 - в адрес,
Экз. N 2 - в дело N 01-01.
Исполнил, отпечатал А.А. Иванов
(3439) 39-16-05
10.02.2016
или
Отпечатано 2 экз.
Экз. N 1 - в адрес,
Экз. N 2 - в дело N 01-01.
Исполнил А.А. Иванов
(3439) 39-16-05
Отпечатал Н.В. Петров
10.02.2016
5.3.Отпечатанные документы, оформленные в соответствии с пунктом 5.2 настоящего Порядка, передаются на подписание (утверждение) вместе с визовым экземпляром документа (при его наличии).
Подписанные (утвержденные) документы передаются на регистрацию вместе с визовым экземпляром документа (при его наличии).
5.4.Отметка о наличии визового экземпляра проставляется в соответствующем журнале регистрации в графе "Примечание". Визовые экземпляры проектов документов и экземпляры документов, которые остаются в деле, помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации города Каменска-Уральского.
5.5.Проекты документов ограниченного распространения на бумажных носителях хранятся в структурном подразделении Администрации города Каменска-Уральского по месту составления проекта документа в запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах, ящиках) до подписания (утверждения) документа, после чего уничтожаются исполнителями документов самостоятельно способами, исключающими возможность восстановления текста.
6.РЕГИСТРАЦИЯ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
6.1.Регистрация документов ограниченного распространения после их подписания осуществляется сотрудником, ответственным за работу с документами ограниченного распространения.
Обязанности по регистрации отправляемых документов ограниченного распространения предусматриваются в должностной инструкции ответственного сотрудника.
6.2.Регистрация отправляемых документов ограниченного распространения осуществляется в журнале регистрации отправляемых документов ограниченного распространения (приложение N 5).
6.3.При поступлении на регистрацию отправляемого документа ограниченного распространения проверяется его оформление в соответствии с пунктом 5.2 настоящего Порядка, количество листов и экземпляров документа, а также наличие указанных в сопроводительном документе приложений. Второй экземпляр отправляемого документа ограниченного распространения помещается в дело и находится в службе делопроизводства. Отправляемые документы ограниченного распространения, оформленные с нарушениями требований пункта 5.2, возвращаются исполнителю на доработку.
6.4.Дата регистрации отправляемого документа ограниченного распространения оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 21.05.2013.
6.5.Регистрационный номер отправляемого документа оформляется буквенно-цифровым способом и состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, к которому через дефис добавляется буквенный индекс "ДСП", например: 01-01-72/12-ДСП.
6.6.При необходимости направления отправляемого документа с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется список рассылки (приложение N 6), в котором указываются номера экземпляров (номера копий) документа и наименования адресатов. Список рассылки оформляется на обороте последнего листа экземпляра основного документа (сопроводительного документа), который остается в деле, или на отдельном листе. Список рассылки, оформленный на отдельном листе, подписывается исполнителем и утверждается руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.
7.РЕГИСТРАЦИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
7.1.Регистрация внутренних документов ограниченного распространения после их подписания (утверждения) осуществляется сотрудником, ответственным за работу с документами ограниченного распространения.
Обязанности по регистрации внутренних документов ограниченного распространения предусматриваются в должностной инструкции ответственного сотрудника.
7.2.Регистрация внутренних документов ограниченного распространения осуществляется в журнале регистрации внутренних документов ограниченного распространения (приложение N 7).
7.3.При поступлении на регистрацию внутреннего документа ограниченного распространения проверяется его оформление в соответствии с пунктом 5.2 настоящего Порядка, количество листов и экземпляров документа, а также наличие приложений, указанных в сопроводительном документе. Неправильно оформленные внутренние документы ограниченного распространения возвращаются исполнителю на доработку.
7.4.Дата регистрации внутреннего документа ограниченного распространения оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 21.05.2013.
7.5.Регистрационный номер внутреннего документа оформляется буквенно-цифровым способом и состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, к которому добавляется буквенный индекс "ДСП/В", например:
01-08/15-ДСП/В
7.6.При необходимости направления внутренних документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется список рассылки, в котором указываются номера экземпляров (номера копий) отправляемых документов и наименования адресатов. Список рассылки оформляется на обороте последнего листа экземпляра основного документа (сопроводительного документа), который остается в деле, или на отдельном листе. Список рассылки, оформленный на отдельном листе, подписывается исполнителем и утверждается руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.
7.7.Передача внутренних документов ограниченного распространения производится в соответствии с требованиями пунктов 4.6 - 4.8 настоящего Порядка.
8.РЕГИСТРАЦИЯ ПРАВОВЫХ АКТОВ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
8.1.Регистрация правовых актов ограниченного распространения осуществляется сотрудником, ответственным за работу с документами ограниченного распространения.
Обязанности по регистрации правовых актов ограниченного распространения предусматриваются в должностной инструкции ответственного сотрудника.
8.2.Регистрация правовых актов ограниченного распространения осуществляется в журнале регистрации правовых актов ограниченного распространения (по видам правовых актов) (приложение N 8).
8.3.При поступлении на регистрацию правового акта ограниченного распространения проверяется его оформление в соответствии с пунктом 5.2 настоящего Порядка, количество листов, наличие указанных приложений и визового экземпляра проекта правового акта ограниченного распространения.
Правовые акты ограниченного распространения, оформленные с нарушением требований пункта 5.2, возвращаются исполнителю на доработку.
8.4.Дата принятия правового акта ограниченного распространения оформляется после его подписания цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 26.09.2014.
8.5.Регистрационный номер правового акта ограниченного распространения оформляется буквенно-цифровым способом и состоит из номера правового акта, к которому через косую черту добавляется буквенный индекс "ДСП", например: N 25-Р/ДСП.
8.6.При необходимости направления копии правового акта с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется список рассылки, в котором указываются номера копий правового акта и наименования адресатов. Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем структурного подразделения, подготовившего правовой акт.
Список рассылки оформляется на листе согласования правового акта или на отдельном листе.
Рассылка в СЭД правовых актов ограниченного распространения не осуществляется.
8.7.Сотрудник, ответственный за работу с документами ограниченного распространения, подшивает зарегистрированный правовой акт ограниченного распространения в дело и обеспечивает хранение дела с учетом требований настоящего Порядка. Исполнителю правового акта ограниченного распространения направляется его копия.
9.ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
9.1.Документы ограниченного распространения пересылаются сторонним организациям заказными или ценными почтовыми отправлениями, или доставляются нарочно сотрудником, ответственным за работу с документами ограниченного распространения, при обеспечении надлежащих мер по сохранности документов.
9.2.Отправление документов ограниченного распространения производится в законвертованном виде. Если одному адресату направляются несколько документов, то они помещаются в один пакет.
9.3.В правом верхнем углу пакета проставляется ограничительная пометка "Для служебного пользования".
На пакете указываются адрес и наименование организации-получателя.
Под адресатом перечисляются регистрационные номера документов, которые будут вложены в пакет (если документ отправляется с сопроводительным документом, то на пакете проставляется только номер сопроводительного документа без указания номеров приложений). При направлении документов в двух и более экземплярах на пакете рядом с номером документа в скобках указываются номера экземпляров.
Ниже проставляются адрес и наименование отправителя.
9.4.В журнал регистрации вносится соответствующая запись об отправке документа, содержащая дату отправки, номер реестра (почтовой квитанции) об отправке документа или запись о факте доставки (передачи) документа, содержащая дату получения, инициалы, фамилию и подпись лица, получившего документ.
9.5.При передаче документа ограниченного распространения нарочным способом отметка о получении документа проставляется в соответствующем журнале регистрации. В случае отсутствия журнала регистрации на момент передачи документа допускается проставление отметки о получении на экземпляре документа, оставляемого в деле отправителя, содержащей дату получения, инициалы, фамилию и подпись лица, получившего документ, после чего в журнал регистрации вносится запись, содержащая сведения о наличии отметки о получении, например:
Отметка о получении на экз. N 2 документа.
10.КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
10.1.Изготовление копий документов ограниченного распространения осуществляется только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения, подготовившего документ. Резолюция руководителя о копировании оформляется на обороте последнего листа основного документа (сопроводительного документа), например:
Разрешаю подготовить 74 копии в соответствии с прилагаемым списком
рассылки.
Наименование должности
руководителя
(подпись) И.О. Фамилия
Дата10.2.После копирования документа под резолюцией руководителя о копировании вносится запись о количестве сделанных копий, например:
Откопировано 74 копии.
Наименование должности
исполнителя
(подпись) И.О. Фамилия ДатаВ журнале регистрации рядом с номером экземпляра документа вносится запись о количестве сделанных копий.
10.3.На каждой копии документа ограниченного распространения в строке под номером экземпляра документа проставляется слово "Копия" с указанием ее номера от руки или с помощью средства вычислительной техники, например:
Для служебного пользования
Экз. N 1
Копия N 7310.4.Изготовление копий документов ограниченного распространения, полученных от других организаций, осуществляется только с их согласия.
11.ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ В ДЕЛА
11.1.Формирование и оформление дел, содержащих документы ограниченного распространения, обеспечение их сохранности, учета и передачи в МКУ "Архив муниципального образования город Каменск-Уральский" (далее - архив) осуществляется структурными подразделениями Администрации города Каменска-Уральского, осуществляющими работу с такими документами в соответствии с Номенклатурой дел ограниченного распространения Администрации города Каменска-Уральского.
11.2.Экспертиза ценности документов ограниченного распространения в Администрации города Каменска-Уральского проводится при составлении Номенклатуры дел ограниченного распространения Администрации города Каменска-Уральского, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив.
11.3.Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации в Администрации города Каменска-Уральского создается экспертная комиссия (далее - ЭК).
11.4.Дела, содержащие документы ограниченного распространения, формируются в соответствии с Номенклатурой дел ограниченного распространения Администрации города Каменска-Уральского, утверждаемой главой города, с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группирования) на дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и на дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения. Листы дел должны быть пронумерованы. Дела должны иметь опись документов, подшитых в указанные дела.
11.5.Дела со дня их формирования до передачи в архив или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.
11.6.Изъятие документов ограниченного распространения из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с отметкой в журналах регистрации документов ограниченного распространения и производится по акту с разрешения главы города, с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке.
11.7.Дела, содержащие документы ограниченного распространения постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня их формирования. Передача дел в архив производится на основании описей дел постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, составляемых в структурных подразделениях Администрации города Каменска-Уральского. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
12.УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И НОСИТЕЛЕЙ ИНФОРМАЦИИ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
12.1.Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту, согласованному с ЭК Администрации города Каменска-Уральского (приложение N 9), с указанием в акте регистрационных номеров и номеров экземпляров уничтожаемых документов и внесением информации об уничтожении в журнал регистрации.
12.2.Уничтожение носителей с пометкой "Для служебного пользования", а также уничтожение (стирание) информации с носителей производится сотрудником, ответственным за работу с документами ограниченного распространения, по акту (приложение N 10) с указанием способа уничтожения и записью в журнале регистрации, в которой указывается номер акта и дата. Выбранный способ уничтожения должен полностью исключать возможность последующего восстановления информации (носителя).
13.ПРОВЕРКА ПОРЯДКА РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
13.1.Проверка порядка работы с документами ограниченного распространения (далее - проверка) проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распоряжением главы города Каменска-Уральского. В состав такой комиссии обязательно включается работник, ответственный за регистрацию и хранение документов ограниченного распространения. В ходе проверки осуществляется проверка порядка работы с документами ограниченного распространения, в том числе фактического наличия документов ограниченного распространения. Результаты проверки оформляются актом проверки порядка обращения с документами ограниченного распространения (приложение N 11).
13.2.О фактах утраты документов и дел ограниченного распространения, либо разглашения этой информации, ставится в известность глава города и назначается комиссия для расследования обстоятельств их утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются главе города.
На утраченные документы и дела ограниченного распространения составляется акт об утрате документов ограниченного распространения (приложение 15), на основании которого делаются соответствующие отметки в журналах регистрации документов ограниченного распространения. Акты на утраченные документы постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив.
14.СНЯТИЕ
С ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ ПОМЕТКИ "ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ"
14.1.Снять с документа временных (до 10 лет включительно) сроков хранения пометку "Для служебного пользования" имеет право должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.
14.2.При передаче дел из структурных подразделений в архив, в процессе хранения дел в архиве, а также при подготовке дел постоянного хранения к передаче в государственный архив дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу с пометкой "Для служебного пользования" просматриваются с целью возможного снятия этой пометки.
14.3.Вопрос о снятии пометки "Для служебного пользования" с документов и дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу возлагается на комиссию, назначаемую распоряжением главы города, в состав которой включаются работник, ответственный за регистрацию и хранение документов ограниченного распространения, службы технической защиты информации и других структурных подразделений, которые осуществляют работу с информацией ограниченного распространения.
Решение комиссии оформляется актом (приложение N 12), который утверждается главой города. В акте перечисляются документы и дела, с которых пометка "Для служебного пользования" снимается.
Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив.
14.4.На обложках дел и на документах пометка "Для служебного пользования" погашается штампом или записью от руки со ссылкой на решение, послужившее основанием для снятия пометки.
Аналогичные отметки вносятся в описи и Номенклатуру дел ограниченного распространения.
14.5.О снятии пометки "Для служебного пользования" с документов информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.