Приложение к Распоряжению от 20.07.2017 г № 146-РА Инструкция
Должностная инструкция начальника отдела по делам архивов администрации города Нижний тагил
Раздел 1.общие положения
1.Должность начальника отдела по делам архивов Администрации города Нижний Тагил (далее - начальник отдела) является должностью муниципальной службы.
2.В Реестре должностей муниципальной службы должность начальника отдела отнесена к главной группе должностей муниципальной службы.
3.Область профессиональной служебной деятельности, в соответствии с которой муниципальный служащий исполняет должностные обязанности: управление архивным делом.
4.Вид профессиональной служебной деятельности, в соответствии с которой муниципальный служащий исполняет должностные обязанности: формирование и содержание архивного фонда муниципального образования.
5.Муниципальный служащий назначается на должность и освобождается от занимаемой должности распоряжением Администрации города Нижний Тагил (далее - Администрация города), непосредственно подчинен заместителю Главы Администрации города по социальной политике, в его непосредственном подчинении находятся специалисты отдела по делам архивов Администрации города (далее - отдел).
6.В случае служебной необходимости начальника отдела временно замещает один из специалистов отдела на основании распоряжения Администрации города.
Раздел 2.квалификационные требования
7.Для замещения должности главного специалиста устанавливаются базовые квалификационные требования:
1) муниципальный служащий, замещающий должность начальника отдела должен иметь:
- высшее образование не ниже уровня специалитета, магистратуры по специальности, направлению подготовки "государственное и муниципальное управление", "документационное обеспечение управления и архивоведение", "историко-архивоведение";
- стаж муниципальной службы не менее четырех лет или стаж работы по специальности, направлению подготовки не менее пяти лет;
2) начальник отдела должен обладать следующими базовыми знаниями:
- государственного языка Российской Федерации (русского языка);
правовыми знаниями основ:
- Конституции Российской Федерации;
- Федерального закона от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федерального закона от 2 марта 2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации";
- Устава Свердловской области;
- Закона Свердловской области от 29 октября 2009 года N 136-ОЗ "Об особенностях муниципальной службы на территории Свердловской области";
- Устава города Нижний Тагил;
- Инструкции по делопроизводству в Администрации города Нижний Тагил;
- Кодекса этики и служебного поведения муниципальных служащих города Нижний Тагил;
- Правил внутреннего распорядка Администрации города Нижний Тагил;
- законодательства о противодействии коррупции;
3) начальник отдела должен обладать следующими базовыми умениями:
- руководить подчиненными, эффективно планировать работу и контролировать ее выполнение;
- оперативно принимать и реализовывать управленческие решения;
- вести деловые переговоры с представителями государственных органов, органов местного самоуправления, организаций;
- работать на компьютере, в том числе в сети "Интернет", в информационно-правовых системах;
- соблюдать этику делового общения при взаимодействии с гражданами;
4) иметь допуск к сведениям, составляющим государственную тайну.
8.Муниципальный служащий, замещающий должность начальника отдела, должен соответствовать следующим функциональным квалификационным требованиям:
1) обладать знаниями в области законодательства Российской Федерации, Свердловской области, муниципальных правовых актов и иными знаниями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:
- Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 2 марта 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года N 5485-1 "О государственной тайне";
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";
- Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях";
- Закон Свердловской области от 25 марта 2005 года N 5-ОЗ "Об архивном деле Свердловской области";
- Закон Свердловской области от 19 ноября 2008 года N 104-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области";
- Постановление Главы города Нижний Тагил от 15.05.2008 N 378 "Об утверждении Порядка хранения и использования архивных документов в Администрации города Нижний Тагил, муниципальных предприятиях и учреждениях";
- Административные регламенты предоставления муниципальных услуг в сфере архивного дела;
2) обладать умениями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:
- разработки проектов нормативных правовых актов;
- навыками организации и планирования работы, контроля, анализа и прогнозирования последствий принимаемых решений;
- организационными и коммуникативными навыками;
- обеспечения конфиденциальности информации;
- навыками по разрешению конфликтных ситуаций;
- сбора и систематизации информации;
- владения информационными технологиями;
- пользования офисной техникой и программным обеспечением;
- редактирования документации.
Раздел 3.должностные обязанности, права и ответственность муниципального служащего
9.Исходя из задач, функций и полномочий отдела на начальника отдела возлагаются следующие должностные обязанности:
1) осуществляет руководство по всем направлениям деятельности отдела;
2) вносит в установленном порядке на рассмотрение Главы города Нижний Тагил (далее - Глава города):
- проекты муниципальных правовых актов по архивному делу;
- предложения по кандидатурам на должности руководителей муниципальных архивных учреждений, специалистов отдела, их поощрении и возложении на них мер дисциплинарной ответственности;
- предложения по организации дополнительного профессионального образования сотрудников отдела;
4) распределяет обязанности между специалистами отдела, координирует и контролирует их работу;
5) осуществляет общий контроль выполнения муниципальных правовых актов, нормативно-методических документов по вопросам архивного дела и делопроизводства учреждениями, организациями и предприятиями на территории города Нижний Тагил;
6) осуществляет контроль эффективности использования бюджетных средств муниципальными архивными учреждениями;
7) организует защиту секретной, конфиденциальной и иной информации ограниченного доступа в отделе;
8) организует работу с обращениями и жалобами граждан по вопросам, отнесенным к компетенции отдела; осуществляет прием граждан, обеспечивает своевременное и в полном объеме рассмотрение их устных и письменных обращений с уведомлением граждан о принятии решений в установленный законодательством Российской Федерации срок;
9) контролирует соблюдение специалистами отдела, муниципальными архивными учреждениями прав и законных интересов граждан и организаций по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;
10) информирует Главу города, заместителя Главы Администрации города по социальной политике о нарушении архивного законодательства должностными лицами предприятий, учреждений и организаций, расположенных на территории города Нижний Тагил;
11) предоставляет по поручению Главы города органам государственной власти и местного самоуправления информацию о состоянии архивного дела и сведения, необходимые для принятия решений;
12) является уполномоченным на представление информации о деятельности Администрации города в области архивного дела.
10.На муниципального служащего возлагается соблюдение обязанностей, установленных Федеральным законом "О муниципальной службе в Российской Федерации", законодательством о противодействии коррупции и защиты государственной тайны.
11.Основные права муниципального служащего определены Федеральным законом "О муниципальной службе в Российской Федерации".
12.Исходя из задач, функций и полномочий отдела и должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией, начальник отдела имеет право:
1) представлять Администрацию города по вопросам, относящимся к его компетенции;
2) предоставлять информацию о деятельности отдела и состоянии архивного дела, в пределах своей компетенции; допускать публичные высказывания, суждения и оценки, в том числе в средствах массовой информации, в отношении деятельности органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования и их руководителей;
3) осуществлять в установленном порядке проверки выполнения муниципальных нормативно-правовых актов в сфере архивного дела муниципальными организациями;
4) проводить комплексные и тематические обследования состояния и работы архивов и делопроизводственных служб организаций различных форм собственности;
5) запрашивать и получать от организаций и учреждений в установленном порядке документы, информацию, необходимую для организации работы отдела;
6) пользоваться информационными банками данных, имеющихся в органах Администрации города, а также муниципальных предприятиях и учреждениях.
13.За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией, обязанностей, закрепленных Федеральным законом "О противодействии коррупции", ограничений и запретов, связанных с муниципальной службой, предусмотренных Федеральным законом "О муниципальной службе в Российской Федерации", за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, за причинение материального ущерба муниципальный служащий может быть привлечен к ответственности в порядке и на основаниях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Раздел 4.ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ, ПО КОТОРЫМ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ СЛУЖАЩИЙ ВПРАВЕ ИЛИ ОБЯЗАН САМОСТОЯТЕЛЬНО ПРИНИМАТЬ УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ И ИНЫЕ РЕШЕНИЯ
14.В соответствии с замещаемой должностью муниципальной службы и в пределах должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией, начальник отдела вправе:
1) издавать, в пределах своей компетенции, приказы, подлежащие обязательному исполнению специалистами отдела и руководителями муниципальных архивных учреждений;
2) утверждать планы работы муниципальных архивных учреждений;
3) согласовывать проекты нормативно-правовых актов, протоколов, планов, отчетов, докладов, служебных записок, писем, и других документов, подготовленных специалистами отдела, руководителями муниципальных архивных учреждений;
4) устанавливать задания специалистам отдела, проверять и оценивать их работу;
5) давать, в пределах своей компетенции, указания по вопросам архивного дела, подлежащие обязательному исполнению руководителями муниципальных предприятий и учреждений;
6) запрашивать и получать от организаций, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности, необходимые сведения об организации документов в делопроизводстве, состоянии архивов.
Раздел 5.ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ, ПО КОТОРЫМ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ СЛУЖАЩИЙ ВПРАВЕ ИЛИ ОБЯЗАН УЧАСТВОВАТЬ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ПРОЕКТОВ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ И (ИЛИ) ПРОЕКТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ И ИНЫХ РЕШЕНИЙ
15.В пределах своей компетенции начальник отдела принимает участие:
1) в подготовке проектов правовых актов Администрации города и Нижнетагильской городской Думы;
2) в подготовке проектов управленческих и иных решений по вопросам, отнесенным к ведению отдела (протоколы, решения, акты, заключения и другие).
Раздел 6.сроки и процедуры подготовки, рассмотрения
ПРОЕКТОВ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ И (ИЛИ) ПРОЕКТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ И ИНЫХ РЕШЕНИЙ, ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ И ПРИНЯТИЯ ПРОЕКТОВ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ И (ИЛИ) ПРОЕКТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ И ИНЫХ РЕШЕНИЙ
16.Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений, определяются в соответствии с нормативными правовыми актами органов местного самоуправления города.
Муниципальный служащий несет полную ответственность за соблюдение сроков и процедуры подготовки, согласования и принятия проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений.
Раздел 7.порядок взаимодействия муниципального служащего в связи с исполнением должностных обязанностей
17.Служебное взаимодействие начальника отдела в связи с исполнением должностных обязанностей предусматривает взаимодействие с руководителями и специалистами Управления архивами Свердловской области, руководителями органов Администрации города, муниципальными организациями, государственными организациями - источниками комплектования отдела, организациями негосударственной формы собственности, заключившими с Администрацией города соглашения о сотрудничестве в сфере архивного дела и другими.
Раздел 8.показатели эффективности и результативности профессиональной деятельности муниципального служащего
18.Показатели эффективности и результативности профессиональной деятельности начальника отдела определяются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
19.Профессиональная служебная деятельность начальника отдела оценивается на основе определения его соответствия квалификационным требованиям по замещаемой должности муниципальной службы, его участия в решении поставленных перед Администрацией города задач, сложности выполняемой им работы, ее эффективности и результативности, в соответствии с методикой определения показателей эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности муниципальных служащих, утверждаемой в установленном порядке.
Заместитель Главы Администрации
города по социальной политике
В.Г.СУРОВ
С должностной инструкцией ознакомлена.
Один экземпляр на руки получила
и обязуюсь хранить на рабочем месте.
__________________________
"__" ____________ 2017 года