Приложение к Постановлению от 15.02.2006 г № 175 Инструкция
Инструкция по делопроизводству в администрации режевского городского округа
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Инструкция по делопроизводству в администрации Режевского городского округа (далее - Инструкция) устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, официального опубликования, размножения и использования документов, осуществление мер по обеспечению сохранности служебной и иной информации в администрации Режевского городского округа (далее - администрация).
1.2.Порядок работы с документами в администрации, ее структурных подразделениях и иных органах местного самоуправления регулируется законодательством Российской Федерации, Свердловской области, Уставом Режевского городского округа, настоящей Инструкцией.
1.3.Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль соблюдения требований настоящей Инструкции в администрации осуществляет управляющий делами администрации.
1.4.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации, иных органах местного самоуправления возлагается на их руководителей.
1.5.Ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации и иных органах местного самоуправления возлагается на ответственных за делопроизводство с соответствующим перечнем прав и обязанностей, закрепленных должностными инструкциями.
1.6.Ведение делопроизводства в администрации возлагается на делопроизводителя организационного отдела. На него возлагаются следующие функции:
1) прием, учет и распределение поступающих документов, контроль их исполнения и ведение делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел;
2) передача документов через управляющего делами на рассмотрение главе Режевского городского округа (далее - Глава) и после получения резолюции - исполнителю;
3) учет и регистрация исходящих документов;
4) ввод в электронную базу данных информации о поступивших документах и результатах их рассмотрения, о регистрации постановлений и распоряжений Главы;
5) учет, хранение, выдача и списание бланков служебных документов, изготовление необходимого количества копий постановлений и распоряжений и их рассылка;
6) выполнение установленного порядка защиты и сохранения информации при работе с электронными базами данных;
7) работа с документами с пометкой "Для служебного пользования";
8) контроль своевременности списания в дела исполненных документов и уничтожение чернового материала, оставшегося после подготовки исходящих документов;
9) формирование, оформление, учет, хранение и использование дел и своевременная передача дел на архивное хранение;
10) прием и передача служебной информации посредством электронной почты;
11) проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами;
12) иные функции, предусмотренные должностной инструкцией.
1.7.При увольнении, переводе в другое структурное подразделение, выбытии в командировку, уходе в отпуск имеющиеся у сотрудника документы должны быть переданы: исполненные - делопроизводителю или специалисту организационного отдела, неисполненные документы после согласования с руководителем передаются другому сотруднику для исполнения.
1.8.При утере документа сотрудник, ответственный за его сохранность, немедленно докладывает непосредственному руководителю, который сообщает об этом управляющему делами и проводит служебное расследование.
1.9.Настоящая Инструкция не регламентирует порядок работы с документами, содержащими государственную тайну, кадровыми документами и обращениями граждан.
1.10.Заместители главы администрации, руководители структурных подразделений администрации, иных органов местного самоуправления несут персональную ответственность за осуществление мер по обеспечению надлежащего использования и защиты служебной информации.
1.11.Работники администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции и сохранность документов.
1.12.В настоящей инструкции используются следующие термины:
автоматизированная система "Делопроизводство" (далее - АСД) - комплекс программно-технических средств, предназначенный для автоматизации делопроизводства и документационного обеспечения управленческой деятельности администрации;
бланк документа - лист бумаги формата А4 с постоянными реквизитами;
входящий документ - документ, поступивший в администрацию;
дело - совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку;
делопроизводство - организация работы с документами администрации в процессе осуществления ею своих функций;
документ - информация, зафиксированная на фото-, кино-, видео- и аудиопленке, бумажном, машинном или другом носителе и имеющая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать;
исполнитель - лицо, готовящее документ и ответы на входящие документы;
исходящий документ - документ, отправляемый из администрации за подписью должностного лица;
копия документа - точное воспроизведение подлинника документа, при необходимости заверенное в установленном порядке;
нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и устанавливающих какие-либо нормы, правила, предписания;
ответственный за исполнение - лицо, указанное в резолюции руководства администрации первым;
письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями;
подлинник документа - оригинал документа;
поручение - документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение тех или иных заданий;
регистрация документа - фиксация факта создания, принятия либо получения документов с присвоением им порядковых номеров и записью сведений о них;
резолюция - указание руководителя или иного должностного лица по организации исполнения документа или поручения;
реквизит документа - обязательный элемент, присущий определенному виду документа;
соисполнители - другие лица, указанные в резолюции руководства администрации после ответственного за исполнение;
учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;
электронная регистрационная карточка (далее - ЭРК) - аналог бумажной регистрационной карточки, создаваемой на документ, регистрируемый в АСД.
2.ПОРЯДОК ПРИЕМА, ОБРАБОТКИ И РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
2.1.Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции производится делопроизводителем организационного отдела администрации с использованием АСД.
2.2.В процессе первоначальной обработки проверяется правильность доставки. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности, если известен адрес получателя.
2.3.Все конверты (бандероли) вскрываются делопроизводителем организационного отдела, за исключением пакетов, имеющих пометку "лично" и присланных в адрес иных органов местного самоуправления. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствии документов или приложений к ним, не подписанных документов составляется акт установленной формы ("Основные правила работы ведомственных архивов", М., 1989) в двух экземплярах: первый остается в организационном отделе, второй приобщается к поступившему материалу и направляется отправителю документа.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
2.4.Конверты, как правило, уничтожаются, кроме тех случаев, когда по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документов.
2.5.Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение N 1).
2.6.При регистрации поступившего документа в ЭРК вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа.
В правом нижнем углу первого листа зарегистрированного документа проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты регистрации. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
2.7.Учет копий федеральных законов, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, законов Свердловской области, постановлений Областной Думы и Палаты Представителей Законодательного собрания Свердловской области, указов и распоряжений Губернатора Свердловской области, постановлений и распоряжений Правительства Свердловской области ведется отдельно в электронной базе данных. Учет копий федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, законов Свердловской области, указов Губернатора Свердловской области, постановлений и распоряжений Правительства Свердловской области с пометкой "ДСП" ведется в отдельном журнале в соответствии с требованиями.
2.8.Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению, как правило, в день их поступления.
2.9.Распределение поступившей корреспонденции осуществляет делопроизводитель организационного отдела. Письма и телеграммы граждан, а также коллективные обращения направляются в организационный отдел для дальнейшей обработки.
Телефаксы и телеграммы принимаются и регистрируются секретарем руководителя.
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Делопроизводителем организационного отдела осуществляется постановка на учет документов, поступивших в адрес Главы, заместителей главы администрации, помощников Главы, управляющего делами.
2.10.Информация о зарегистрированных документах хранится в базе данных канцелярии 5 лет.
2.11.Все документы, в том числе рассмотренные Главой, заместителями главы администрации, управляющим делами направляются исполнителям только через канцелярию для внесения резолюций в ЭРК.
2.12.Зарегистрированные документы из одного структурного подразделения в другое передаются через канцелярию. При этом производится переадресация документа в компьютерной базе данных. В ЭРК вносится резолюция, дата рассмотрения и исполнения документов.
2.13.Прием и учет документов, поступивших непосредственно в структурные подразделения и иные органы местного самоуправления и незарегистрированных в канцелярии, осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство. Регистрация документов в структурных подразделениях администрации и иных органах местного самоуправления производится с использованием электронной базы данных или по журналу входящей и исходящей корреспонденции.
2.14.Подлинник документа передается лицу ответственному за исполнение документа, а копии - соисполнителям. Ответственным за исполнение документа считается тот соисполнитель, чья фамилия указана первой в резолюции. Ответственный за исполнение документа организует исполнение документа в установленный срок. Соисполнители документа по требованию ответственного за исполнение документа представляют все необходимые материалы. Соисполнители несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов.
2.15.После исполнения подлинник документа вместе с письмом-ответом и его копией возвращается в канцелярию. Исходящему письму-ответу присваивается регистрационный номер, делается соответствующая отметка о его исполнении в электронной регистрационной карточке. Копия исходящего документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел вместе с письмом-запросом.
В том случае если нет документа, свидетельствующего об исполнении, исполнитель должен в краткой форме, на свободном от текста поле или на обороте документа, изложить результаты исполнения поручения, когда и кем о них сообщено автору, и доложить об этом руководителю.
2.16.На документах информационного характера ставятся подписи ознакомившихся с ними лиц и дата ознакомления.
2.17.Контролю подлежат все документы, требующие ответа или принятия решения. Контроль исполнения документов в администрации осуществляется в соответствии с "Положением об организации контроля исполнения документов в администрации Режевского городского округа" (приложение N 2 к Регламенту администрации Режевского городского округа).
3.РАБОТА С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА
3.1.Документированная информация с ограниченным доступом в соответствии с Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации" подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную.
3.2.Работа с информацией, отнесенной к государственной тайне, осуществляется в соответствии с Федеральным законом "О государственной тайне" и ее порядок определяется специальной инструкцией.
3.3.Документированная конфиденциальная информация, исходя из сложившейся практики, может иметь грифы "Для служебного пользования" ("ДСП") и "Конфиденциально".
3.4.Работа с документами с грифом "ДСП" осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов.
3.5.Прием и регистрация входящих и исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется специалистом по мобилизационной работе. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".
При смене специалиста по мобилизационной работе, осуществляющего учет документов с пометкой "ДСП", составляется акт приема - сдачи документов, утверждаемый управляющим делами.
3.7.Документы с пометкой "ДСП" учитываются отдельно от несекретной документации.
3.8.Пометка "ДСП" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам, например:
Для служебного пользования
Экз. N3.9.Копирование (тиражирование) документов с грифом "ДСП" производится только разрешения руководителя подразделения специалистом по мобилизационной работе.
3.10.Документы с грифом "ДСП" передаются работникам администрации под расписку.
3.11.Документы с грифом "ДСП" хранятся в закрывающихся шкафах.
3.12.Запрещается передавать документы с грифом "ДСП" по незащищенным каналам модемной связи и по факсу.
3.13.Документы с грифом "ДСП" печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона.
3.14.Уничтожение дел, документов и изданий с грифом "ДСП", утративших свое практические значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится по акту. В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
4.ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
4.1.Документы должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.
При оформлении ответных документов (писем) в реквизите "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" следует ссылаться на номер и дату документа (письма), на который дается ответ.
Документы должны быть завизированы ответственными за исполнение документов, соисполнителями. Виза проставляется на нижнем поле лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.
4.2.Документы печатаются на бланках установленной формы (приложения N 7 - 11):
В администрации установлены следующие виды бланков:
бланк письма администрации Режевского городского округа (для подготовки любого вида документа);
бланк письма главы Режевского городского округа;
бланк постановления главы Режевского городского округа;
бланк распоряжения главы Режевского городского округа (по общим вопросам и по личному составу);
4.3.Контроль правильного использования бланков и их соответствия установленным образцам осуществляется специалистом организационного отдела.
4.4.Реквизит "Адресат". Этот реквизит располагают в правом верхнем углу.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
Аппарат Областной Думы
Законодательного Собрания
Свердловской областиЕсли документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:
Управление юстиции
Начальнику отдела кадров
П.П. ПетровуЕсли документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:
Начальнику Управления архивами
М.И. ИвановуЕсли документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес в последовательности, установленной Почтовыми правилами, например:
Управление архивами Свердловской
области
Вайнера ул., д. 17, г. Екатеринбург,
620014На документах, адресованных органам государственной власти Российской Федерации и Свердловской области, органам местного самоуправления, адрес не указывается.
Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям иных органов местного
самоуправления Режевского городского
округаТекст документа не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, который подписывается руководителем структурного подразделения, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.
При адресовании документа физическому лицу вначале указывается фамилия и инициалы получателя, затем, почтовый адрес, например:
Иванову И.И.
ул. Попова, дом 45, кв. 5,
г. Реж, Свердловская обл., 6237504.5.Реквизит "Заголовок к тексту". Этот реквизит составляется, как правило, ко всем документам, за исключением поручений, телеграмм и документов, оформленных на листе бумаги формата А5.
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа.
Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об организации...", "О состоянии...", "О приеме...").
Заголовок располагается на первом листе над текстом документа в зависимости от центрирования бланка.
Заголовок должен содержать не более 140 знаков и располагаться не более чем на 5 строках.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
4.6.Реквизит "Резолюция". Этот реквизит пишется на отдельном листе, приложенном к документу, или на документе. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Иванову И.И. Петрову П.П. Прошу подготовить проект письма к 21.02.2005 Личная подпись 06.02.2005
Как правило, на документе ставится только одна резолюция. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и все последующие располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа.
4.7.Реквизит "Текст документа". Текст документа, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Документ может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы и пункты, которые пишутся арабскими цифрами, например:
1. Раздел 1.1. Подраздел 1) или 1.1.1. Пункт
Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
Таблица - перечень сведений или числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Применяются для наглядности и сравнения показателей. Таблица должна иметь заголовок, кратко отражающий суть заключенной в ней информации. Нумерация таблиц производится внутри разделов. Не допускается выделение в отдельную графу номера по порядку. Нумерация проставляется непосредственно перед наименованием показателя и в той же графе.
Числовые значения показателя проставляются на уровне последней строки наименования показателя, если значение показателя приводится в виде текста, то он начинается на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии значения показателя обязательно ставиться прочерк. Разрешается повторяющиеся слова в таблицах без горизонтальных линий заменять знаком кавычек, а несколько повторяющихся слов (фразу) - словами "То же". Если в таблице есть горизонтальные линии, повторяющийся текст каждый раз воспроизводится полностью.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
4.8.Реквизит "Подпись". На каждом документе ставится подпись и указывается должность, инициалы и фамилия подписавшего его лица.
Подпись ставится чернилами или мастикой синего или фиолетового цвета.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и ее расшифровка.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
Если документ оформляется на бланке письма Главы или бланке письма администрации, то реквизит "Подпись" включает сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, инициалы и фамилию, например:
Глава городского округа подпись инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Глава городского округа подпись инициалы, фамилия Главный бухгалтер подпись инициалы, фамилия
В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения того или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей распределению обязанностей, например:
Председатель комиссии подпись инициалы, фамилия
Члены комиссии подпись инициалы, фамилия
подпись инициалы, фамилия
подпись инициалы, фамилияНаименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.
Исходящие письма направляются за подписью Главы, заместителей главы администрации, управляющего делами, руководителей структурных подразделений и иных органов местного самоуправления на соответствующих бланках.
4.9.Реквизит "Отметка о наличии приложений". Этот реквизит располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:
Приложение: 1. Положение об Экспертной комиссии на 13 л. в 1 экз.
2. Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1 экз.Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 6 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: Письмо территориальной избирательной комиссии г. Серов от
15.05.2005 N 01 и приложение к нему, всего на 8 л. в 1 экз.В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте, например:
"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении N 1"
Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится, например:
Приложение
к постановлению
главы Режевского
городского
округа от
29.01.2000 N 138
(наименование постановления)Центрирование производится по левому краю.
При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Например, Приложение N 1, Приложение N 2 и т.д.
4.10.Реквизит "Отметка об исполнителе". Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
И.И. Иванов 56-13-13
4.11.Реквизит "Гриф утверждения документа". Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.
Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава Режевского городского округа
Личная подпись инициалы, фамилия
ДатаДата утверждения документа проставляется от руки лицом, утвердившим документ.
Если документ утверждается постановлением, распоряжением, то реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДЕНО, название документа в творительном падеже, его дата и номер, например:
УТВЕРЖДЕНО
Распоряжением главы
Режевского городского округа
от 22.09.2005 N 35р
"О Программе ............"Реквизит "Гриф утверждения документа" располагается в правом верхнем углу документа, печатается от границы верхнего поля. Слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДАЮ следует писать без кавычек и отделять от последующих строк 1,5 межстрочным интервалом. Остальные строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.
4.12.Реквизит "Гриф согласования документа" состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты, например:
СОГЛАСОВАНО Специалист правового отдела ________ инициалы, фамилия Дата
Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профсоюзного комитета администрации Режевского городского округа от 26.10.2005 N 2
Для документа, подлинник которого остается в администрации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа, под реквизитом "Подпись".
Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости может быть указана должность визирующего, например:
Заместитель главы администрации по социальным вопросам подпись И.А. Васильев 02.08.2005
При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются личная подпись инициалы, фамилия Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
4.13.Реквизит "Дата документа". Датой документа является дата его подписания, утверждения или согласования, для протокола - дата проведения заседания (принятия решения), для акта - дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 05.06.2005, 05 июня 2005 г.
4.14.Реквизит "Отметка о заверении копии". При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка и дата заверения, например:
Верно Управляющий делами подпись инициалы, фамилия 28.02.2005
На копиях исходящих документов, остающихся в деле, можно не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки подпись заверителя удостоверяется печатью.
Допускается заверение копии документа печатью "Протокольная часть".
4.15.Реквизит "Оттиск печати". Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
4.16.Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Этот реквизит должен включать следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
4.17.Реквизит "Идентификатор электронной копии документа". Идентификатор (имя файла на машинном носителе) обязательно проставляется в левом углу нижнего колонтитула каждой страницы документа шрифтом N 10, например:
В0301012
5.ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
5.1.Отправка из администрации писем, телеграмм и других документов, в том числе связанных с рассмотрением обращений граждан, производится централизованно делопроизводителем организационного отдела.
5.2.При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организации (кроме писем, адресованных в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Свердловской области).
5.3.Подписанные письма и телеграммы вместе с завизированными исполнителями копиями передаются для регистрации и отправки в организационный отдел. В случае если исходящее письмо является ответом на входящий документ, исполнитель обязан приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого письма. Документам в АСД присваивается исходящий номер. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.
5.4.В зависимости от характера и срочности доставки документы отправляются адресату фельдсвязью, почтой, передаются по телеграфу, по электронной почте, по каналам факсимильной связи.
5.5.Если телеграмма отправляется более чем в четыре адреса, исполнитель представляет ее оформленный подлинник, копию и два экземпляра списка рассылки, подписанные исполнителем, с указанием почтовых или телеграфных адресов.
5.6.Если письмо направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр.
5.7.Исходящие документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно" "Вручить немедленно"), обрабатываются незамедлительно.
5.8.Неправильно оформленные документы и личная корреспонденция к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
6.ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ ПО КАНАЛАМ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ, ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ
6.1.Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов.
6.2.Ответственным за использование факсимильного аппарата по передаче и приему факсограмм в администрации является секретарь руководителя.
Руководители структурных подразделений администрации, в которых установлены факсимильные аппараты, назначают ответственного за их использование по передаче и приему факсограмм.
6.3.Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер администрации (2-19-28), находится в приемной Главы.
6.4.В случае передачи документов, подписанных Главой, заместителями главы администрации, управляющим делами по каналам факсимильной связи они должны быть зарегистрированы в организационном отделе.
6.5.Подлинник документа, переданного по каналам факсимильной связи, в случае необходимости направляется адресату почтой.
6.6.Факсограммы, поступившие в администрацию, регистрируются в установленном порядке делопроизводителем организационного отдела.
6.7.Документы, полученные по электронной почте, распечатываются и регистрируются в установленном порядке делопроизводителем организационного отдела.
6.8.Для передачи исходящего документа по электронной почте исполнитель представляет подписанное и зарегистрированное в установленном порядке отправляемое письмо, на бумажном носителе вместе с электронной копией и список рассылки с указание адресов электронной почты делопроизводителю организационного отдела.
7.ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРАВОВЫХ АКТОВ ГЛАВЫ
7.1.Подлинники постановлений и распоряжений главы МО оформляются на бланках установленного образца в одном экземпляре по форме согласно приложению.
7.2.Содержательная часть и реквизиты правового акта оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", федеральным и областным законодательством о правовых актах, настоящей Инструкцией. Правовые акты по кадровым вопросам оформляются согласно с Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Текст правового акта набирается в текстовом редакторе Microsoft Office Word с использованием шрифта Times New Roman размером N 14 через одинарный межстрочный интервал.
Утверждаемые нормативные правовые акты и приложения к правовому акту объемом более 5 страниц допускается набирать с использованием шрифта N 12 через одинарный межстрочный интервал.
Заголовок правового акта размещается по центру листа, пишется с прописной буквы через одинарный межстрочный интервал, выделяется жирным курсивом. Точка в конце заголовка правового акта не ставится.
Содержательная часть отделяется от заголовка правового акта тремя межстрочными интервалами.
По окончании содержательной части правового акта через четыре межстрочных интервала размещается подпись Главы, включающая полное наименование его должности, его личную подпись (на одном экземпляре правового акта), его инициалы и фамилию.
Идентификатором электронной копии документа является отметка, проставляемая в левом нижнем колонтитуле каждой страницы документа шрифтом Times New Roman N 10, и содержащая наименование файла на машинном носителе, включающее в себя буквенное обозначение названия документа (p - постановление, r - распоряжение, l - распоряжения по личному составу); цифровое обозначение года (двумя последними цифрами), месяца (двумя цифрами) и порядкового номера создаваемого документа в пределах календарного месяца или года (тремя цифрами), например:
p0205021 r0205324 l0208003
7.3.Содержательная часть правового акта может включать в себя преамбулу и постановляющую часть. Преамбула в постановлении Главы завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", которое пишется в новом абзаце с отступами 12 пт перед и после абзаца, прописными буквами жирного шрифта Times New Roman размером N 16.
В распоряжении Главы слово "ПОСТАНОВЛЯЮ" отсутствует.
7.4.Дата подписания и номер правового акта Главы проставляются перед наименованием в верхнем левом углу. Дата подписания правового акта оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности - день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.
Например: 04.08.2002 N 1112
04.08.2002 N 245-рНумерация правовых актов Главы ведется в пределах календарного года, исходя из даты их подписания.
7.5.На оборотной стороне первого листа подлинника правового акта располагается лист согласований.
Согласование проекта правового акта должностным лицом включает в себя его подпись, фамилию, инициалы и дату подписания. Если при согласовании проекта правового акта должностное лицо имеет особое мнение, то к проекту правового акта прилагается заключение или пояснительная записка, в которой это мнение излагается, о чем делается отметка в листе согласований.
Проект правового акта главы Режевского городского округа, переданный на подписание главе, должен содержать в листе согласований все необходимые визы, в том числе обязательные: заместителя главы администрации, курирующего данную сферу в соответствии с распределением обязанностей, управляющего делами, руководителя иного органа местного самоуправления или структурного подразделения, готовившего проект правового акта, начальника финансового управления (если в проекте правового акта затрагиваются финансовые вопросы), специалиста по правовым вопросам.
На листе согласований также указывается перечень рассылки правового акта; фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его служебного телефона.
7.6.Правовые акты главы МО подписываются главой муниципального образования. Документ может быть подписан исполняющим обязанности главы администрации с указанием фактической должности и фамилии.
7.7.Все правовые акты, утверждаемые данным правовым актом (либо прилагаемые к нему), визируются исполнителем правового акта на оборотной стороне последнего листа каждого приложения.
7.8.При необходимости осуществления контроля исполнения правового акта главы Режевского городского округа соответствующий пункт его содержательной части излагается в установленной редакции, например:
"Контроль исполнения настоящего постановления возложить на (полное наименование должности, инициалы, фамилия)".
7.9.В случае необходимости обязательного опубликования правового акта последний пункт его содержательной части излагается в следующей редакции:
"Настоящее постановление (распоряжение) опубликовать в газете "Режевская весть".
В этом случае делопроизводитель организационного отдела в течение трех дней после подписания правового акта через специалиста информационно-аналитического отдела передает копию правового акта для опубликования в газете "Режевская весть".
7.10.При ссылках на правовые акты в других правовых актах используется официальное обозначение правовых актов Свердловской области. Общий порядок оформления ссылок определен в статье 30 Закона Свердловской области от 10 марта 1999 г. N 4-ОЗ "О правовых актах в Свердловской области" (с изменениями от 14 июня 2005 г.).
Оформление ссылок на федеральные нормативные правовые акты производится в соответствии с федеральным законодательством.
При ссылке на правовой акт должен соблюдаться определенный порядок. Сначала указывается вид правового акта, затем дата его принятия, номер, наименование, и в скобках - где и когда он был официально опубликован.
При ссылке в тексте правовых актов на законы Свердловской области и Указы Губернатора Свердловской области дата указывается словесно-цифровым способом. Например: Областной закон от 10 марта 1999 года N 5-ОЗ (наименование закона), Закон Свердловской области от 25 августа 2000 года N 8-ОЗ (наименование закона), указ Губернатора Свердловской области от 16 марта 2000 года N 140-УГ (наименование указа).
При ссылке на другие правовые акты дата указывается цифровым способом, например: постановление Правительства Свердловской области от 15.02.2005 N 225-ПП (наименование постановления), распоряжение Губернатора Свердловской области от 12.06.2000 N 25-РГ (наименование распоряжения), постановление главы Режевского городского округа от 16.07.2006 N 416 (наименование постановления), распоряжение главы Режевского городского округа от 10.01.2005 N 215-р (наименование распоряжения).
Источником официального опубликования нормативных правовых актов Свердловской области является "Областная газета", правовых актов Главы - газета "Режевская весть".
Сведения об источнике официального опубликования нормативного правового акта состоят из заключенных в скобки, разделенных запятыми, последовательно расположенных: наименования источника официального опубликования, заключенного в кавычки и выраженного словами ("Областная газета", "Режевская весть"); года (арабскими цифрами); дня месяца (арабскими цифрами) и месяца (словом в соответствующем падеже); номеров одного или нескольких выпусков ("Областной газеты", "Режевской вести") ("Областная газета" 2005 15 ноября N 123).
7.11.В содержательной части правового акта и, как правило, в утверждаемых и прилагаемых к нему материалах:
1) даты оформляются словесно-цифровым способом. Например: в срок до 25 августа 2005 года;
2) не употребляются сокращенные варианты слов и обозначение слов символами. Так, например, полностью, в соответствующих числах и падежах пишутся слова: процент, рубль, год, глава, статья, пункт, подпункт, часть, параграф, рабочий поселок, село, деревня, река и иные слова;
3) полностью пишутся наименования муниципальных образований, например: Режевской городской округ;
4) при обозначении одного понятия разными терминами это специально оговаривается в правовом акте, например: Положение о комитете по экономике и труду администрации Режевского городского округа (далее - Положение);
5) не допускается использование сокращенного наименования организации, органа государственной власти, органа местного самоуправления, если это специально не оговорено в тексте правового акта, например: комитет по физической культуре и спорту (далее - КФКиС). В этом случае в тексте правового акта можно использовать оба варианта наименования. При отсутствии такой оговорки используется полное наименование организации, органа государственной власти, органа местного самоуправления;
6) допускается использование таких общеупотребительных сокращений в бюджетном законодательстве как: тыс., млн., млрд.;
7) наименование субъектов РФ, муниципальных образований, государственных органов РФ и государственных органов субъектов РФ, органов местного самоуправления муниципальных образований, а также географические наименования и иные имена собственные пишутся с прописной буквы.
7.12.Специалистом по правовым вопросам и управляющим делами могут вноситься в проект правового акта согласованные с исполнителем изменения технико-юридического и лингвистического характера. После этого проект правового акта управляющим делами передается на подпись Главе.
7.13.Правовые акты, подписанные Главой, заверенные управляющим делами гербовой печатью, регистрируются делопроизводителем организационного отдела в электронной базе данных.
Распоряжения по личному составу регистрируются отдельно.
Копии постановлений и распоряжений Главы заверяются круглой печатью "Протокольная часть" делопроизводителем организационного отдела. Утверждаемые и прилагаемые материалы заверяются печатью "Протокольная часть" только при наличии визы исполнителя.
7.14.Копии постановлений и распоряжений Главы в трехдневный срок направляются адресатам в соответствии с перечнем рассылки, указанном в листе согласования.
7.15.Правовые акты Главы систематизируются по общеправовому классификатору отраслей законодательства. В электронную карточку заносятся реквизиты правового акта (вид правового акта, дата подписания, номер, наименование) и код.
7.16.Подлинники правовых актов Главы формируются в дело, хранятся в организационном отделе в течение 5 лет, после чего по описи передаются в архивный отдел на хранение.
8.МАШИНОПИСНЫЕ И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ
8.1.Проекты всех документов за подписью Главы, заместителей главы администрации печатаются в машинописном бюро администрации на типографских бланках. В структурных подразделениях администрации, иных органах местного самоуправления, как правило, печатаются служебные письма за подписью руководителя, акты, сопроводительные письма и др. Печатают документы машинистки с использованием персонального компьютера.
Срочные документы печатаются немедленно. Срочность определяется заместителями главы администрации, управляющим делами.
Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, без сокращений, пастой синего (черного) цвета. Не принимаются в печать документы, написанные неразборчиво или карандашом.
Если документ большого объема готовился в структурном подразделении с использованием компьютерной техники, исполнитель представляет копию документа на дискете 3,5 дюйма в формате текстового редактора Word for Windows или другом, совместимом с ним.
Машинописные работы выполняются на бланках или бумаге формата А4 на одной стороне листа. Документ печатается в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю. Страницы должны быть пронумерованы в верхнем колонтитуле от центра. На каждой странице отпечатанного документа в нижнем колонтитуле проставляется имя файла.
Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком передаются исполнителю. Передача документа другому исполнителю без разрешения заместителя главы администрации, руководителя структурного подразделения запрещена.
8.2.Выполнение копировально-множительных работ производится в машинописном бюро. Копированию подлежит только служебная документация. Документы, подлежащие копированию, визируются заместителями главы администрации, управляющим делами, специалистом организационного отдела.
Копирование документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке размножаются документы к аппаратным совещаниям при Главе, заседаниям Режевской Думы. Срочность копирования подтверждается визой руководителя структурного подразделения с пометкой "Срочно" на оборотной стороне бланка заказа.
Работники, выполняющие копировальные работы, несут ответственность за их исполнение.
9.ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПЕРЕДАЧА В АРХИВ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
9.1.Составление и утверждение номенклатуры дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (10 лет и более) сроков хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений администрации, иных органов местного самоуправления, в том числе справочные и контрольные карточки. При составлении номенклатуры дел используется перечень документов с указанием сроков их хранения.
Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.
Индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела.
Срок хранения и номер дела указываются в номенклатуре дел со ссылкой на Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения.
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
Номенклатура дел структурного подразделения администрации, иного органа местного самоуправления пересматривается до 15 ноября текущего года ответственным за делопроизводство, ответственным за сдачу документов в архив. К действующей номенклатуре дел составляется дополнение в 4-х экземплярах с указанием срока хранения документов согласно Перечню, утвержденному Федеральной архивной службой РФ.
После согласования дополнений с архивным отделом администрации, дополнение утверждается руководителем структурного подразделения администрации, иного органа местного самоуправления. 3 экземпляра дополнения передаются в архивный отдел, 1 экземпляр остается в структурном подразделении администрации, ином органе местного самоуправления. Дополнение к номенклатуре дел вводится в действие с 1 января следующего года.
Номенклатура дел переутверждается в Управлении архивами Свердловской области через 5 лет.
После утверждения номенклатуры дел в структурные подразделения направляются выписки из соответствующих разделов.
9.2.Экспертиза ценности документов.
Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и долговременного (10 лет и более) сроков хранения и актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением Главы создается постоянно действующая Экспертная комиссия (далее - ЭК). В ее функции входит также рассмотрение и одобрение номенклатуры дел администрации.
ЭК в своей работе руководствуется Областным законом "Об архивном фонде Свердловской области и архивах", действующими нормативами, регламентирующими вопросы организации архивного хранения и использования документов, Положением об ЭК и настоящей Инструкцией.
Состав ЭК утверждается распоряжением Главы, в иных органах местного самоуправления, организациях - приказом руководителя.
Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.
Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.
Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.
По результатам экспертизы ценности документов протокольным отделом Комиссии составляются описи на дела постоянного и долговременного (10 лет и более) сроков хранения.
Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, после минования надобности в них могут уничтожаться без составления акта.
9.3.Формирование дел.
Документы формируются в дела работниками структурных подразделений администрации, иных органов местного самоуправления, организациях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и передаются сотрудникам, ответственным за делопроизводство и сдачу документов в архив, назначенным распоряжением или приказом руководителя и закреплением этого поручения в должностной инструкции.
Дела долговременного (более 10 лет) срока хранения оформляются так же, как и дела постоянного срока хранения. Дела со сроком хранения менее 10 лет не оформляются, уничтожаются по акту по истечении срока хранения.
При формировании дела проверяются правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.
Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.
При формировании дел необходимо учесть следующие требования:
- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;
- все документы по одному вопросу формируются в одно дело;
- документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно;
- дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов, частей;
- в дело помещается только один экземпляр документа. Не подшиваются документы, подлежащие возврату, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);
- в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);
- дела, сдаваемые на хранение в архивный отдел, помещаются в новые обложки.
В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа.
Документы в деле постоянного срока хранения располагаются сверху вниз в хронологическом порядке.
Переписка группируется за один календарный год и систематизируется по хронологии, документ-ответ помещается за документом-запросом.
В делопроизводстве документы текущего года располагаются снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного срока хранения переформировываются в обратном порядке.
9.4.Оформление дел.
На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование фондообразователя, наименование структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, заголовок, начальная и конечная даты дела, количество листов в нем.
Заголовок дела должен четко отражать основное содержание документа. Не рекомендуется использовать в заголовке вводные слова, сложные обороты. Не допускается употребление в заголовке сокращенных слов. Все надписи на обложке делаются разборчиво.
Начальная дата дела - это дата самого раннего документа в нем, конечная дата - дата самого позднего документа. Даты определяются на основании дат регистрации документов, не учитываются даты списания документов в дело, резолюций, отметок исполнителя. Даты на делах постоянного срока хранения проставляются словесно-цифровым способом, например: 20 июня 2002 г.
Надписи на обложке дела производятся черной мастикой или тушью. Листы в деле нумеруются карандашом с черным графитом в правом верхнем углу листа.
Лист большого объема, подшитый за один край, нумеруется в правом верхнем углу как один лист. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.
Протоколы заседаний располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию (постановления, выписки из протоколов, списки рассылки) помещаются после соответствующего протокола.
В дело включаются документы, объединенные одним заседанием, а именно: протокол заседания, подписанный председателем и секретарем заседания; список приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений с соответствующими приложениями; выписки и приложения к выпискам из протокола; документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании; списки рассылки постановлений и выписок из протоколов.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.
В дело "Переписка" документы помещаются по дате их исполнения, при этом исходящий (ответный) документ находится после входящего (инициативного). При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года, и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.
Дела долговременного (более 10 лет) срока хранения оформляются так же, как и дела постоянного срока хранения.
Дела, хранящиеся менее 10 лет, не оформляются, уничтожаются по акту по истечении срока хранения.
В дело постоянного срока хранения вклеивается лист - заверитель дела установленной формы, где цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в деле.
Подготовленные дела сдаются специалисту по делопроизводству, ответственному за сдачу документов в архив.
9.5.Составление и оформление описи дел.
На завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с требованиями, ежегодно составляются описи установленной формы. На дела временного (до 10 лет) срока хранения описи не составляются.
Методическую помощь в составлении описей оказывают специалисты архивного отдела. Опись составляет работник, отвечающий за сдачу документов в архив. Сдаточные описи дел постоянного хранения и по личному составу составляются в 4-х экземплярах и представляются в архивный отдел. Описи, составленные с нарушением установленных правил, возвращаются для переоформления, которое осуществляется в 3-дневный срок.
Одновременно с описями представляется справка об отсутствии дел постоянного хранения (не закончены в делопроизводстве, не завершены в делопроизводстве, не сохранены) в 4-х экземплярах. Справка об утрате документов представляется как самостоятельный документ, подписанный руководителем и заверенный круглой печатью.
После утверждения и согласования описей с экспертной комиссией Управления архивами Свердловской области один экземпляр описей возвращается в организацию, три экземпляра остаются в архивном отделе.
Заголовки дел в описи располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Каждое дело, каждый том имеет свой порядковый номер в описи.
При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью.
В конце описи указывается цифрами и прописью количество фактически передаваемых дел, опись подписывается работником, ответственным за передачу дел. Опись рассматривается экспертной комиссией, составляется протокол заседания комиссии, о чем делается отметка в описях дел постоянного срока хранения в правом нижнем углу, в описях дел по личному составу и номенклатурах дел в левом нижнем углу с указанием даты, номера протокола.
9.6.Хранение документов.
С момента создания и до передачи в архивный отдел дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений администрации, иных органов местного самоуправления и работники, отвечающие за делопроизводство, сдачу документов в архив, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в архивохранилищах, сейфах, в рабочих кабинетах в запирающихся шкафах. На ночь, выходные и нерабочие праздничные дни помещения и шкафы опечатываются.
Законченные делопроизводством дела передаются в архивный отдел по графику, утверждаемому Главой.
Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются для переоформления, которое осуществляется в 6-дневный срок работником, ответственным за передачу документов.
Дела сдаются в архивный отдел по описи.
Дела временного срока хранения в течение срока, установленного номенклатурой дел, хранятся в структурном подразделении администрации, ином органе местного самоуправления, затем уничтожаются по акту установленной формы.
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации, иного органа местного самоуправления документы постоянного срока хранения передаются в архивный отдел, документы временного срока хранения по личному составу - преемнику или в архивный отдел.
Одновременно с передачей дел в архивный отдел передается информация о сдаваемых документах на магнитных носителях.
Ежегодно до 1 ноября текущего года в архивный отдел представляется паспорт архива о наличии имеющихся дел по установленной форме.
9.7.Использование документов.
Документы и дела, находящиеся в архивном отделе предоставляются работникам структурных подразделений администрации, иных органов местного самоуправления для работы в помещении архивного отдела или во временное пользование (не более 1 недели) под расписку в журнале регистрации. Выносить документы за пределы служебного помещения запрещается. Выдача дел, работникам иных органов местного самоуправления, организаций, работникам структурных подразделений администрации на более длительный срок документы предоставляются только по письменному запросу сроком до 3-х месяцев по акту установленной формы.
Сотрудники, получившие документы, несут ответственность за сохранность и правильное использование архивных документов. Передача документов или копий другим сотрудникам организаций не допускается.
При работе с подлинными документами не разрешается вносить поправки, делать пометки. Изъятие архивных документов не допускается.
Копии документов выдаются учреждениям, организациям и частным лицам по письменному запросу.
На обращения социально-правового характера выдается справка, которая подписывается специалистом архивного отдела, исполнившего запрос.
Пользователь имеет право публиковать архивные документы или содержащейся в них информации только с разрешения заведующего архивным отделом.
Не подлежат опубликованию тексты протоколов, а также распоряжения (приказы) по кадровым и финансовым вопросам.
В целях учета опубликованных архивных документов пользователь уведомляет архивный отдел о дате публикации, ее названии и обязательно представляет в архивный отдел экземпляр издания, в котором опубликован материал.
При публикации архивных документов или содержащейся в них информации ссылка на архивный отдел обязательна.
10.ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ И БЛАНКОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
10.1.Печати и штампы, бланки служебных документов, необходимые для обеспечения деятельности администрации, изготавливаются по согласованию с управляющим делами администрации.
10.2.Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в администрации используются гербовые и другие печати.
10.3.Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются мастичные штампы.
10.4.Гербовая печать проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, перечень которых определен в приложении к настоящей Инструкции.
10.5.На рассылаемых копиях постановлений и распоряжений Главы проставляется круглая (не гербовая) печать с надписью: "Протокольная часть".
10.6.Оттиск печати проставляется на документах в установленных местах, при этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
10.7.Изготовление печатей, штампов, бланков служебных документов осуществляется по указанию управляющего делами администрации по заявкам структурных подразделений администрации.
Заказы на изготовление печатей, штампов, бланков служебных документов осуществляет заведующий хозяйством.
10.8.Печати, штампы и бланки служебных документов подлежат регистрации управляющим делами и выдаются работникам администрации под расписку в журнале учета печатей, штампов и бланков служебных документов. На журнале проставляется гриф "Для служебного пользования", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Печати, штампы и бланки служебных документов должны храниться в надежно закрываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.
Управляющий делами администрации осуществляет контроль над правильностью хранения и использования печатей, штампов и бланков служебных документов.
Бланки служебных документов изготавливаются типографским способом. Выдача в структурные подразделения производится с указанием количества бланков и возвратом неиспользованных или испорченных бланков управляющему делами с последующим включением в акт на уничтожение.
10.9.Об утере печати, штампа или бланка служебного документа незамедлительно ставится в известность управляющий делами администрации.
10.10.Пришедшие в негодность печати, штампы и бланки служебных документов сдаются управляющему делами администрации для уничтожения по акту, о чем в журнале учета печатей, штампов и бланков служебных документов ставится соответствующая отметка.
10.11.Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков служебных документов возлагается непосредственно на работников администрации, в пользовании которых они находятся. При увольнении указанных работников печати, штампы и бланки служебных документов передаются управляющему делами администрации, о чем ставится отметка в журнале учета печатей, штампов и бланков служебных документов.
10.12.По устному распоряжению Главы для однотипных периодических, стандартных и второстепенных документов, при необходимости подписания большого количества экземпляров применение клише подписи Главы.
Применение клише подписи (далее - факсимиле) Главы осуществляется управляющим делами администрации, который несет ответственность за его сохранность и правомерность использования.
Управляющий делами ведет учет всех случаев применения факсимиле в журнале и ежемесячно до 5 числа месяца, следующего за отчетным, отчитывается перед Главой.
Срок хранения журнала - 5 лет; ответственность за хранение возлагается на управляющего делами; его уничтожение производится по письменному распоряжению Главы.
11.РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И ПОРЯДОК ИХ ВЫДАЧИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ
11.1.Делопроизводитель организационного отдела администрации осуществляет комплектование, учет, хранение и использование электронных документов на основе применения средств вычислительной техники.
11.2.Электронные документы отбираются на хранение в результате экспертизы их ценности. Основная цель экспертизы - определить документы, имеющие научное, историческое и практическое значение.
11.3.Экспертиза ценности электронных документов проводится на основе общих и специальных критериев в комплексе и включает в себя анализ содержания документов, а также оценку их технических аспектов.
К общим критериям относятся: происхождение, время и место создания документа, его значимость, ценность содержащейся в нем информации (ее содержание), внешние особенности.
К специальным критериям относятся уровень обобщения информации и ее читабельность.
11.4.Информация в машиночитаемом виде может быть зафиксирована в виде файла, содержащего текст документа, либо автоматизированного банка (базы) данных (БД). В первом случае производится отбор на хранение подлинника электронного документа или заменяющего его дубликата (копии), не имеющих бумажных аналогов. Во втором случае производится отбор соответствующих файлов БД или целиком БД, исходя из взаимозависимости файлов.
Результаты работы фиксируются в описях документов постоянного срока хранения и в актах об уничтожении.
11.5.На электронные документы, не подлежащие передаче на архивное хранение и утратившие практическое значение, составляется акт о выделении к уничтожению, который рассматривается ЭК и утверждается управляющим делами.
11.6.Электронные документы, находящиеся на хранении в администрации, используются в практических целях в порядке, установленном действующими правовыми нормами.
11.7.Электронные документы, выдаваемые пользователю, не должны изменяться в процессе их использования. Пользователь обязан обеспечить информационную и физическую сохранность электронных документов.
12.ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
12.1.Личные дела муниципальных служащих администрации, руководителей иных органов местного самоуправления оформляются и хранятся в организационном отделе администрации.
12.2.Личное дело состоит из следующих документов:
дополнение к анкете;
анкета - сведения, сообщенные гражданином о себе при поступлении на муниципальную службу, по установленной форме;
автобиография;
копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;
личное заявление о поступлении на муниципальную службу;
сведения о доходах гражданина и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности (в том числе на праве общей собственности);
справка о соблюдении ограничений, связанных с государственной службой;
медицинское заключение;
письменный трудовой договор;
документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин принят на муниципальную службу по результатам конкурса) либо испытательного срока, если таковой устанавливался;
копия документа о назначении на муниципальную службу;
документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или охраняемую законом тайну, если исполнение работником служебных обязанностей связано с использованием таких сведений;
копии решений о присвоении государственных наград, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются;
аттестационный лист работника, прошедшего аттестацию, и отзыв о нем;
копии решений о поощрении работника, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания (последние хранятся в деле до снятия или отмены взыскания);
документы, связанные с перемещением работника и др.
12.3.Документы в личных делах располагаются в порядке, определенном инструкцией о ведении личных дел муниципальных служащих. Личное дело пополняется в хронологическом порядке по мере поступления новых документов.
12.4.При прекращении муниципальной службы в связи с выходом на государственную пенсию в личное дело работника, имеющего право на доплату к государственной пенсии, помещается копия распоряжения об установлении ему доплаты к пенсии, копия распоряжения Главы о назначении доплаты к государственной пенсии и другие документы, на основании которых такая доплата устанавливается (расчет стажа муниципальной службы, дающего право на доплату, копия заявления муниципального служащего об установлении доплаты, копия справки из бухгалтерии о денежном содержании, копия справки из управления социальной защиты населения о размере получаемой пенсии).
12.5.В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата, указанная в документе, извещающем о его кончине. В личное дело помещается копия распоряжения Главы о прекращении муниципальной службы в связи со смертью.
12.6.Документы, включенные в личное дело, вкладываются в обложку установленной формы, страницы нумеруются в верхнем правом углу карандашом с черным графитом и брошюруются. В конце дела помещается лист-заверитель.
12.9.При переходе муниципального служащего на работу в другой государственный или муниципальный орган на другую государственную или муниципальную должность его личное дело передается по новому месту работы с оформлением соответствующего акта.
12.10.На работников, не являющихся муниципальными служащими оформляются карточки по унифицированной форме N Т-2.
13.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
13.1.Работники администрации, иных органов местного самоуправления несут персональную ответственность за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и их сохранность.
13.2.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях администрации и иных органах местного самоуправления возлагается на их руководителей.
13.3.За разглашение информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работники подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.
13.4.Ответственность за организацию делопроизводства в администрации в целом возлагается на управляющего делами.