Приложение к Решению от 31.01.2008 г № 422 Инструкция

Инструкция по делопроизводству в органах муниципального образования красноуфимский округ 1. общие положения

1.1.Инструкция по делопроизводству в органах муниципального образования Красноуфимский округ (далее - Инструкция) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Свердловской области, "Типовой инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Свердловской области", утвержденной Постановлением Правительства Свердловской области от 29 июня 2006 года N 561-ПП "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Свердловской области", ГОСТом Р. 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р. 6.30-2003).
1.2.Инструкция устанавливает общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах муниципального образования Красноуфимский округ (далее - Учреждение).
1.3.Порядок работы с документами регулируется законодательством Российской Федерации и Свердловской области, настоящей Инструкцией.
1.4.Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Учреждении, отвечают требованиям Инструкции.
1.5.Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Учреждении осуществляются управляющим делами муниципального образования Красноуфимский округ.
1.6.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Учреждения возлагается на их руководителей.
1.7.Ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на лиц, ответственных за делопроизводство, с соответствующим перечнем прав и обязанностей, закрепленных должностными инструкциями.
1.8.Данная Инструкция не регламентирует порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.9.Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за осуществление мер по обеспечению надлежащего исполнения и защите служебной информации.
1.10.Работники структурных подразделений Учреждения несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции и сохранность документов.
1.11.Экземпляр настоящей Инструкции выдается лицу, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, под расписку. Ответственный, в свою очередь, под расписку знакомит с Инструкцией сотрудников Учреждения.
2.ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1.БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
2.1.1.Документы Учреждения должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТом Р. 6.30-2003 .
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
левое - 25 мм;
правое - 15 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
2.1.2.В Учреждении применяются следующие бланки:
общий бланк;
бланк служебного письма;
бланк распорядительного документа.
На общем бланке оформляют любой вид документа, за исключением распорядительного документа и служебного письма.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Состав видов и формы бланков, применяемых в Учреждении, утверждаются руководителем Учреждения по представлению управляющего делами муниципального образования Красноуфимский округ.
2.1.3.Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
Образцы бланков приведены в Приложениях N 1 , 2 , 4 , 5 , 6 , 7 , 8 , 9 .
2.2.ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ В ПРОЦЕССЕ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНАХ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ КРАСНОУФИМСКИЙ ОКРУГ
При подготовке организационно-распорядительных документов работники Учреждения оформляют реквизиты документов с учетом требований ГОСТа Р. 6.30-2003 .
При подготовке документов оформляются следующие реквизиты согласно ГОСТу Р. 6.30-2003 .
2.2.1.Герб муниципального образования.
Герб муниципального образования Красноуфимский округ помещают на бланках документов в соответствии с Решением районного Совета муниципального образования Красноуфимский район от 29 августа 2002 года N 201 "О символике (гербе и флаге) муниципального образования Красноуфимский район".
2.2.2.Код.
Код Учреждения проставляют по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
2.2.3.Основной государственный регистрационный номер юридического лица.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Учреждения проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.2.4.Идентификационный номер налогоплательщика.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.2.5.Наименование Учреждения.
Наименование Учреждения помещается в соответствии с наименованием, указанным в Положении об Учреждении.
При наличии сокращенного наименования Учреждения его помещают в скобках ниже полного.
2.2.6.Справочные данные об органах муниципального образования Красноуфимский округ.
Справочные данные об Учреждении включают почтовый адрес, номер телефона, номера факсов, телексов, адрес электронной почты и т.д. и другие сведения по усмотрению руководства.
2.2.7.Наименование вида документа.
Наименование вида Учреждения должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
2.2.8.Дата документа.
Дата документа - реквизит, содержащий указание на время создания и подписания, утверждения, принятия решения.
На документе проставляются также даты поступления, резолюции согласования; правила оформления дат во всех случаях аналогичны.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально, датой является дата принятия решения.
Датой распорядительного документа, служебного письма является дата его подписания. Датой утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата его утверждения.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь единую дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 09.07.2006.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 9 июля 2006 года.
2.2.9.Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией об авторе документа, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из регистрационных номеров документа каждого из юридических лиц, проставляемых отдельно или через косую линию в порядке указания авторов в документе.
2.2.10.Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату полученного документа, на который был дан ответ. Оформление этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты полученного документа в тексте документа - ответа.
2.2.11.Место составления или издания документа.
Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование Учреждения" и "Справочные данные об Учреждении". Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
2.2.12.Адресат.
Документ адресуется организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

    Например:                                           Управление архивами
                                                       Свердловской области

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

    Например:                                           Управление архивами
                                                       Свердловской области
                                              Финансово-бухгалтерский отдел
                                              Начальнику отдела
                                              А.А.Ивановой

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

    Например:                                        Управляющему Западным
                                                     управленческим округом
                                                     Свердловской области
                                                     А.В. Шабарову

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес указывается после наименования адресата.

    Например:                                           Управление архивами
                                                       Свердловской области
                                                    ул. Малышева, д. 101,
                                                    г. Екатеринбург, 620004

При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:

                                                Иванову И.И.
                                                ул. Ольховая, д. 12, кв. 32
                                                г. Красноуфимск, 623300

Во всех разновидностях адресования, за исключением адресования физическому лицу, инициалы ставятся перед фамилией.
2.2.13.Утверждение документа.
Гриф утверждения документа - реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания или требующий правовой санкции.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Документ утверждается лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи и ее расшифровки в виде инициалов, фамилии и даты утверждения.

    Например:                              УТВЕРЖДАЮ
                                           Глава Муниципального образования
                                           Красноуфимский округ
                                           Личная подпись П.М.Лосев
                                           16.01.2006 г.

При утверждении документа другим документом (постановлением, решением, приказом, протоколом) гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

    Например:                                       УТВЕРЖДЕН
                                                    Решением Думы
                                                    МО Красноуфимский округ
                                                    от 04.03.2006 г. N 31

или:

                                           УТВЕРЖДЕНО
                                           Решением общего собрания граждан
                                           от 16.03.2006 г. N 15

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" элементы размещать центрованным способом относительно самой длинной строки.

    Например:                                          Утвержден
                                            решением Главы Муниципального
                                           образования Красноуфимский округ
                                                 от 04.03.2006 г. N 31

2.2.14.Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция оформляется от руки на подлиннике документа ниже реквизита "Адресат" или на любой свободной от текста площади документа. Резолюция может оформляться на отдельном листе формата А6 (148 x 105) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
2.2.15.Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком? "), "чего?" ("кого? ").
Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

О подготовке проекта договора

Заголовок составляется для документа (независимо от его вида), оформляемого на бланках формата А4. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Точка в конце заголовка не ставится.
2.2.16.Отметка о контроле.
Отметка о контроле обозначает постановку документа на контроль с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
Отметку о контроле обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль", проставляется в правом верхнем поле документа. Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.
2.2.17.Текст документа.
Текст документа оформляют в виде связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.
2.2.17.1.Связный текст.
Связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, постановлений, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, соглашений, писем, справок и так далее.
Связный текст в документе, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (распорядительной) части документа излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей части, письмо-просьба - без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Например:
В соответствии с письмом Управления архивами Свердловской области от 17.10.2005 г. N 691 "О планировании работы на 2006 год и отчетности за 2005 год"...
Если текст содержит несколько решений, выводов, он разбивается на разделы (подразделы, части), пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Наименования разделов пишутся с прописной буквы. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например:

    1.2.2.1.  Текст  пунктов  и  подпунктов  пишется  с  прописной  буквы и
заканчивается точкой.

В распорядительных документах главы муниципального образования, главы администрации муниципального образования, а также во внутренних документах, адресованных руководителям структурных подразделений, текст излагается от первого лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРЕДЛАГАЮ).
В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВЛЯЕМ, РЕШИЛИ).
В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ).
В служебных письмах используются следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем);
от первого лица единственного числа (прошу, информирую, направляю);
от третьего лица единственного числа (администрация не возражает).
2.2.17.2.Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.
Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.
Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.
2.2.17.3.Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.
Табличные тексты применяются в организационно-распорядительных документах (штатное расписание, план работы, отчет о проделанной работе и иное).
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
2.2.18.Отметка о наличии приложений.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается наименование приложения, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N).
Например:

    Приложение: 1. Положение об архивном отделе на 6 л. в 1 экз.
         2. Штатное расписание Учреждения на 8 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

    Приложение:   письмо   Управления   архивами  Свердловской  области  от
16.01.2006 г. N 7-5/20 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложения сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того имеется ссылка на приложение в тексте документа или нет. Например:

    Приложение: в 2 экз.

Или:
Приложение: техническое задание на разработку системы "Электронная канцелярия", в 2 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

    Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием его порядкового номера, наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
Например:

                                    Приложение N 2
                                    к приказу Управления архивами
                                    Свердловской области от 16.03.2006 N 26

Допускается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, размещать его, а также наименование распорядительного документа, его дату и регистрационный номер центрованно относительно самой длинной строки.
2.2.19.Подпись.
Документы, направляемые в вышестоящие органы представительной и судебной власти, подписываются руководителями Учреждения.
Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам подписываются руководителем Учреждения, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка в виде инициалов и фамилии.
Если документ оформлен на бланке Учреждения, в подписи допускается указываться наименование должности без указания полного наименования Учреждения. Например:

    Глава администрации           Личная подпись           М.С. Гусельников

Если документ оформлен не на бланке, в подписи указывается полное наименование должности. Например:

    Глава администрации Муниципального
    образования Красноуфимский округ                       М.С. Гусельников

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

    Директор департамента             личная подпись            А.А. Иванов
    Начальник планового отдела        личная подпись            И.И. Петров

При подписании документа лицами одного должностного уровня либо несоподчиненными друг другу их подписи располагают на одном уровне. Например:

    Заместитель главы администрации         Заместитель главы администрации
    по социальным вопросам                  по экономике
    Личная подпись А.А. Иванов              Личная подпись И.И. Петров

В документах, составленных комиссией, в подписи указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Например:

    Председатель комиссии              Личная подпись          П.П. Иванов
    Члены комиссии                     Личная подпись          А.А. Петров
                                       Личная подпись          И.И. Сидоров

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписание документа с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
2.2.20.Согласование проекта документа.
Согласование проекта документа проводится:
- при необходимости оценки обоснованности документа;
- соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям;
- а также когда содержание документа затрагивает интересы Учреждения (внешнее согласование). В этом случае гриф согласования оформляется словом "СОГЛАСОВАНО" (печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия), указанием должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО
Председатель комитета
по управлению имуществом
Личная подпись В.Ф. Ахмадеев
30.07.2006 г.

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
жилищной комиссии
Муниципального образования
Красноуфимский округ
от 30.07.2006 г. N 1

Наименование согласующего документа указывается в именительном падеже.
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левой нижней части документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования" (обязательное дополнение к приложениям N 1, 4, 5, 7, 8), если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
с отраслевыми исполнительными органами, интересы которых затрагивает содержание документа;
с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль в определенной области (экологический, пожарный и иные);
с общественными организациями;
с должностными лицами органов исполнительной власти;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
Виза на документе (внутреннее согласование) - реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием.
Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
При наличии замечаний виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С. Иванов
10.01.2006 г.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе, прилагаются к документу и докладываются руководителю, подписавшему документ.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативно-правового акта Учреждения.
2.2.21.Оттиск печати.
Учреждение может иметь печать в соответствии с положением об Учреждении.
Оттиск печати с изображением герба муниципального образования ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
2.2.22.Отметка о заверении копии.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Например:

  Верно
  Управляющий делами МО Красноуфимский округ Личная подпись Л.В. Емельянова
  10.07.2007 г.

Отметка о заверении копии может быть удостоверена оттиском печати.
При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, решения, распоряжения), размноженные экземпляры рассылаемых документов заверяются оттиском печати "Для документов" муниципального образования Красноуфимский округ.
2.2.23.Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона.
Отметка об исполнителе документа располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Например:

Н.С. Максимова
334-46-46

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
2.2.24.Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
2.2.25.Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа в нижней части лицевой или оборотной стороны первого листа документа.
2.2.26.Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в Учреждении.
2.3.ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
2.3.1.Заказ на изготовление мастичных и металлических печатей и штампов, применяемых в органе муниципального образования Красноуфимский округ, производится по разрешению руководителя данного органа местного самоуправления.
Печати и штампы учитываются в организационно-методическом отделе администрации муниципального образования Красноуфимский округ и выдаются под подпись сотрудникам органов местного самоуправления, отвечающим за их применение и сохранность.
2.3.2.Печать проставляется на документах, требующих удостоверения их подлинности (доверенность, справка, свидетельство, а также копии документов, направляемых в другие учреждения, а также подлинности подписи лица, подписавшего документ). Печать ставится таким образом, чтобы оттиск затрагивал личную подпись и наименование должности лица, подписавшего документ.
2.3.3.Гербовые печати проставляются на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, перечень которых представлен в приложении N 28 к настоящей Инструкции.
Простые круглые мастичные печати без изображения герба ставятся на копиях документов для подтверждения соответствия их подлинникам.
2.3.4.Гербовые печати используется для заверения подписей должностных лиц органов местного самоуправления муниципального образования Красноуфимский округ, подлежащих заверению в соответствии с законодательством.
Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
2.3.5.Печати хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.
Ответственность за хранение и применение печатей возлагается непосредственно на сотрудников, в должностных регламентах и должностных инструкциях которых определены данные обязанности, либо определяемых руководителями структурных подразделений.
Контроль за применением печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений.
Сотрудник, отвечающий за применение печатей и штампов, при увольнении или переводе на другую должность обязан сдать их руководителю данного органа местного самоуправления.
Об утере печати или штампа следует незамедлительно сообщить в организационно-методический отдел администрации муниципального образования Красноуфимский округ.
2.3.6.Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы возвращаются в организационно-методический отдел администрации муниципального образования Красноуфимский округ, где уничтожаются по акту.
3.ОФОРМЛЕНИЕ РЕШЕНИЙ ДУМЫ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ КРАСНОУФИМСКИЙ ОКРУГ
3.1.Оформление решений Думы муниципального образования Красноуфимский округ производится в соответствии с Областным законом от 10 марта 1999 года N 4-ОЗ "О правовых актах в Свердловской области", Регламентом Думы муниципального образования Красноуфимский округ, Решением Думы муниципального образования Красноуфимский округ "О порядке внесения проектов нормативных правовых актов в Думу муниципального образования Красноуфимский округ и принятия их к рассмотрению Думой" от 29.06.2006 N 231.
3.2.Решение Думы после подписания его главой муниципального образования Красноуфимский округ регистрируется в аппарате Думы. Нумерация решений ведется в пределах срока полномочий избранного состава Думы.
3.3.Аппарат Думы готовит необходимое количество копий решений, заверяет их круглой печатью Думы для официального опубликования в соответствии с рассылкой, утверждаемой управляющим делами. Приложение N 1 .
4.ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ПРАВОВЫХ АКТОВ
ГЛАВЫ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ КРАСНОУФИМСКИЙ ОКРУГ
4.1.Правовыми актами главы муниципального образования Красноуфимский округ являются постановления и распоряжения главы муниципального образования Красноуфимский округ.
4.2.Правовые акты главы муниципального образования Красноуфимский округ должны содержать следующие реквизиты:
1) герб муниципального образования Красноуфимский округ;
2) обозначение вида правового акта;
3) дата принятия правового акта;
4) номер правового акта;
5) место принятия правового акта;
6) подпись уполномоченного лица.
4.3.Наименование постановления главы муниципального образования Красноуфимский округ печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа, наименование распоряжения главы муниципального образования Красноуфимский округ - не менее 9,5 см от верхнего края листа.
4.4.Содержательная часть правового акта состоит из наименования, преамбулы и постановляющей части (в распоряжении - распорядительной). Преамбула в постановлениях главы муниципального образования Красноуфимский округ завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", которое печатается с новой строки прописными буквами жирным шрифтом размером N 14.
4.5.Проект правового акта главы муниципального образования Красноуфимский округ в обязательном порядке должен содержать в листе согласования следующие визы:
Главы администрации МО Красноуфимский округ;
Управляющего делами МО Красноуфимский округ;
Начальника юридического отдела;
Руководителя органа местного самоуправления (организации, учреждения), подготовившего проект данного акта.
4.6.Правовые акты главы муниципального образования Красноуфимский округ подписываются главой муниципального образования Красноуфимский округ. Подпись оформляется следующим образом:

    Глава Муниципального образования
    Красноуфимский округ                                          П.М.Лосев

В случае временного отсутствия главы муниципального образования Красноуфимский округ правовые акты подписываются главой администрации, исполняющим его обязанности.
Подпись оформляется следующим образом:

    И.о. Главы Муниципального образования
    Красноуфимский округ                                   М.С. Гусельников

4.7.Образцы оформления правовых актов главы муниципального образования Красноуфимский округ представлены в Приложениях N 4 , 5 к настоящей Инструкции.
4.8.После регистрации правовых актов главы муниципального образования Красноуфимский округ организационно-методический отдел администрации муниципального образования Красноуфимский округ в 3-дневный срок готовит необходимое количество копий правовых актов главы муниципального образования Красноуфимский округ, заверяет их протокольной печатью и направляет адресатам в соответствии с перечнем рассылки, указанным исполнителем в листе согласования.
Копии прилагаемых к правовому акту главы муниципального образования Красноуфимский округ материалов, на которые имеется ссылка в тексте правового акта, также заверяются протокольной печатью.
4.9.Подлинники правовых актов главы муниципального образования Красноуфимский округ хранятся в организационно-методическом отделе администрации в течение текущего года, по истечении которого формируются в дело и по описи передаются в архивный отдел администрации муниципального образования Красноуфимский округ.
5.ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРАВОВЫХ АКТОВ
ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
КРАСНОУФИМСКИЙ ОКРУГ
5.1.Правовыми актами главы администрации муниципального образования Красноуфимский округ являются постановления и распоряжения главы администрации муниципального образования Красноуфимский округ.
5.2.Правовые акты главы администрации муниципального образования Красноуфимский округ имеют следующие реквизиты:
1) герб муниципального образования Красноуфимский округ;
2) обозначение вида правового акта;
3) номер правового акта;
4) дата принятия правового акта;
5) место принятия правового акта;
6) подпись уполномоченного лица.
5.3.Наименование постановления (распоряжения) главы администрации муниципального образования Красноуфимский округ на расстоянии не менее 9,5 см от верхнего края листа.
5.4.Дата принятия правового акта главы администрации муниципального образования Красноуфимский округ оформляется цифровым способом в следующей последовательности - день месяца и месяц (обозначенные двумя парами цифр с точками с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем), год (обозначенный четырьмя цифрами), с добавлением слова "год" с его сокращением до первой буквы с точкой.
Нумерация правовых актов главы администрации муниципального образования Красноуфимский округ ведется в пределах календарного года, исходя из даты их принятия.
5.5.Содержательная часть правового акта состоит из наименования, преамбулы и постановляющей части (в распоряжении - распорядительной). Преамбула в постановлениях главы администрации муниципального образования Красноуфимский округ завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", которое пишется с новой строки прописными буквами жирным шрифтом размером N 14.
5.6.Проект правового акта главы администрации муниципального образования Красноуфимский округ в обязательном порядке должен содержать в листе согласования следующие визы:
Заместителя главы администрации муниципального образования Красноуфимский округ, курирующего данную сферу в соответствии с распределением обязанностей;
Управляющего делами МО Красноуфимский округ;
Начальника юридического отдела;
Руководителя органа местного самоуправления (организации, учреждения), подготовившего проект данного акта.
Образцы оформления постановления и распоряжения главы администрации муниципального образования Красноуфимский округ представлены в Приложениях N 7 , 8 к настоящей Инструкции.
5.7.Правовые акты главы администрации муниципального образования Красноуфимский округ подписываются главой администрации муниципального образования Красноуфимский округ, в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности.
5.8.Правовые акты, подписанные главой администрации муниципального образования Красноуфимский округ или лицом, исполняющим его обязанности, регистрируются в организационно-методическом отделе администрации.
5.9.Копии правовых актов главы администрации муниципального образования Красноуфимский округ заверяются протокольной печатью и в 3-дневный срок направляются адресатам в соответствии с перечнем рассылки, указанным в листе согласования.
Копии прилагаемых к правовому акту главы администрации материалов, на которые имеется ссылка в тексте правового акта, также заверяются протокольной печатью.
5.10.Подлинники правовых актов главы администрации муниципального образования Красноуфимский округ хранятся в организационно-методическом отделе администрации в течение текущего года, по истечении которого формируются в дело и по описи передаются в архивный отдел администрации муниципального образования Красноуфимский округ. Приложение N 7 , 8 .
6.ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
6.1.ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ
6.1.1.Приказ - документ, которым оформляются решения нормативного характера по основным, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы органов местного самоуправления (Ревизионная комиссия, комитет по управлению имуществом, отдел управления образованием - далее ОМСУ, а также территориальные отделы администрации муниципального образования Красноуфимский округ).
Распоряжение - это правовой акт ненормативного характера, издаваемый в целях решения текущих вопросов работы городского хозяйства, требующих оперативного вмешательства и срочного решения, а также вопросов организационного и материально-технического обеспечения ОМСУ, кадровых вопросов, вопросов организации работы аппарата и т.д.
По содержанию распоряжения делятся на два вида:
- по основной деятельности;
- по личному составу.
Проекты приказов (распоряжений) по вопросам, отражающим трудовую и служебную деятельность работников, готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки проекта приказа (распоряжения) и их визирование заинтересованными сторонами возлагаются на работника, который готовит и вносит проект.
Контроль за правильностью оформления проекта приказа (распоряжения) осуществляет руководитель ОМСУ.
6.1.2.Проект приказа (распоряжения) и приложения к нему визируется исполнителем. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при визировании, излагаются письменно и прилагаются к проекту.
Если в процессе визирования проекта приказа (распоряжения) изменяется характер и порядок исполнения поручений, его исполнители или вносятся иные принципиальные изменения, он подлежит перепечатке и повторному визированию.
6.1.3.Проект приказа (распоряжения) печатается на бланке распорядительного документа и представляется для подписания при необходимости со справкой, излагающей краткое содержание и обоснование необходимости приказа (распоряжения), а также перечнем документов, на основании которых подготовлен проект, и перечнем должностных лиц, завизировавших проект. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.
Приказы (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и приказы (распоряжения) по кадровым вопросам нумеруются раздельно.
6.1.4.Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
наименование ОМСУ;
наименование вида документа - приказ (распоряжение);
дату и номер приказа (распоряжения). Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа;
заголовок приказа.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок к документам, оформляемым на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст приказа (распоряжения).
Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 14 через 1 межстрочный интервал, от границы левого поля и выравнивается по границам левого и правого полей бланка. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от границы левого поля.
Текст приказа (распоряжения) состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием издания приказа. В ней могут быть применены выражения "в целях", "в соответствии", "во исполнение".
Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в соответствующем падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
Констатирующая часть завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами в разрядку от границы левого поля.
Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, содержащие указание предписываемых действий, конкретного исполнителя (исполнителей) каждого действия, должности, фамилии, инициалы, а также сроки исполнения. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения.
Последний пункт распорядительной части содержит указание на подразделение или должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением приказа (распоряжения).
Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет какие-либо документы, часть этих документов, то соответствующий пункт распорядительной части должен содержать ссылку на наименование отменяемого (изменяемого) документа, его дату, номер и заголовок. Текст пункта в этом случае должен начинаться словами: "Признать утратившим силу...".
В текст приказа (распоряжения) не включается пункт "Приказ (распоряжение) довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), перечисляются в указателе рассылки, который оформляется в процессе подготовки приказа (распоряжения).
Приказы (распоряжения) подписываются руководителем ОМСУ, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.