Приложение к Решению от 31.01.2008 г № 422
Приложения к приказу (распоряжению) визируются работником, подготовившим проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Приложение N 11 .
6.1.5.ПОЛОЖЕНИЯ, ПРАВИЛА, ИНСТРУКЦИИ
6.1.5.1.Положение - документ, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию деятельности Учреждения, его структурных подразделений или коллегиальных органов.
Правила - документ, устанавливающий нормы и требования, обязательные для выполнения.
Инструкция - документ, излагающий порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые Учреждением.
Утверждение оформляется грифом утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении руководителя Учреждения.
6.1.5.2.Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
6.1.5.3.Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на общем бланке Учреждения.
Если проект утверждается распорядительным документом, то он печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения, правил, инструкции должен отвечать на вопрос "О чем? "; заголовок должностной инструкции должен отвечать на вопрос "Кого? ".
Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия.
Образец оформления положения приведен в Приложении N 13 .
6.1.6.ПРОТОКОЛ
6.1.6.1.Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях, собраниях, других формах работы коллегиальных органов. Протокол составляется на основании записей, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов, решений.
6.1.6.2.В Учреждении протоколы могут оформляться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
6.1.6.3.Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются: председатель или председательствующий, секретарь, список присутствующих, фамилии которых располагают в алфавитном порядке. Если количество членов коллегиального органа превышает 15 человек, то указывают их общее количество. При этом прилагается отсылка к прилагаемому списку. К фамилиям приглашенных добавляется наименование должностей и наименование организаций, которые они представляют.
Слова "Председатель" и "Секретарь" печатают слева от нулевого положения табулятора, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово "Присутствовали". Фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, сотрудников Учреждения и приглашенных на заседание перечисляются в алфавитном порядке. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ") печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.
Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается".
Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, делается ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, заносится в текст протокола после соответствующего постановления (решения).
6.1.6.4.Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.
Основная часть краткого протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованным способом размером шрифта N 14. Ниже наименования вопроса указываются фамилии и инициалы, выступивших при его обсуждении. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.
6.1.6.5.Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем и приобретает юридическую силу только при наличии этих двух подписей. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы аппаратных совещаний, протоколы заседаний комиссий.
6.1.6.6.Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Учреждения.
В некоторых случаях составляется выписка из протокола. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинника протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть, вопрос, по которому готовится выписка, его обсуждение и принятое решение. Выписка из протокола заверяется управляющим делами муниципального образования. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола".
6.1.6.7.Протоколы печатаются на общем бланке Учреждения размером шрифта N 14 с применением следующих реквизитов:
Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания - отделяется от слова "Протокол" двумя интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола.
Дата и номер протокола.
Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается выше реквизита "место проведения" через 2 межстрочных интервала. Номер протокола состоит из знака "N" и порядкового номера.
Основная часть протокола печатается через 1,5 интервала.
Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Каждый вопрос печатается с красной строки, фамилии при этом допускается не указывать.
Подписи председателя и секретаря печатаются через 4 интервала после текста, от левой границы поля через 1 интервал.
Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 12 .
Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении N 14 .
Образец оформления протокола оперативного совещания приведен в Приложении N 3 .
6.1.7.АКТ
6.1.7.1.Акт - документ справочно-информационного характера, составленный группой должностных лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его авторов.
6.1.7.2.Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Вводная часть содержит указание на основание составления акта, перечисление лиц, составивших акт, их должностей, фамилий и инициалов.
В констатирующей части дается описание сущности, характера, методов, сроков работы, проделанной составителями акта, фиксируются факты (события), излагаются выводы, предложения и заключения.
Констатирующая часть завершается указанием количества экземпляров акта.
6.1.7.3.Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, в реквизите "Подпись" должности не указываются.
6.1.7.4.Акт утверждается руководителем Учреждения, либо должностным лицом, к компетенции которого относится содержание акта. Акт также может быть утвержден распорядительным документом.
6.1.7.5.Акт печатается на общем бланке Учреждения формата А4, размером шрифта N 14 с применением следующих реквизитов.
Наименование документа - слово "АКТ", печатается от границы верхнего поля, прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом N 17 и выравнивается по центру в бланке с продольным расположением реквизитов.
Дата и номер акта.
Дата акта оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 интервала ниже слова "АКТ". Номер акта (при необходимости) состоит из знака "N" и порядкового номера акта.
Заголовок акта.
Заголовок акта содержит указание на событие, факт или действие, послужившие причиной составления акта. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 интервал. Заголовок, оформленный на общем бланке с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст акта.
Слово "Основание" во вводной части текста акта печатается от левой границы поля. Текст "Основания" печатается через 1 интервал. Слова "Составлен комиссией", "Председатель", "Члены комиссии" печатаются от левой границы поля. Должности, фамилии, инициалы членов комиссии печатаются через 1 интервал.
Текст констатирующей части акта печатается через 1,5 интервала.
Подпись акта.
Подпись акта отделяется от текста тремя интервалами и включает слова "Председатель комиссии", "Члены комиссии", личные подписи, расшифровки в виде инициалов и фамилий. Слова "Председатель комиссии", "Члены комиссии" печатаются от левой границы поля.
Утверждение акта.
Гриф утверждения акта содержит указание на должность лица, утверждающего акт, его личную подпись, расшифровку в виде инициалов и фамилии и дату утверждения, оформляемую словесно-цифровым способом.
Образцы оформления актов приведены в Приложении N 15 .
6.1.8.ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
6.1.8.1.Докладная записка - документ информационно-справочного характера, адресованный вышестоящему должностному лицу или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями автора документа.
6.1.8.2.Докладная записка может быть внутренней и внешней (направляется в вышестоящую организацию).
6.1.8.3.Внутренняя докладная записка может быть оформлена на стандартном листе бумаги формата А4 и иметь следующие реквизиты: наименование структурного подразделения - автора документа; наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; дата документа; адресат; заголовок документа, кратко и точно отражающий его содержание; текст документа; подпись автора документа; допускается оформление внутренней докладной записки рукописным способом.
6.1.8.4.Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке формата А4 Учреждения и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; дата документа; место составления; адресат; заголовок документа. Печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру, если документ оформляется на бланке с продольным расположением реквизитов; текст документа; подпись руководителя организации - автора документа.
Образец оформления внутренней докладной записки приведен в Приложении N 17 , внешней докладной записки - в Приложении N 16 .
6.1.9.СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО
6.1.9.1.Служебное письмо Учреждения готовится: как ответ о выполнении поручений главы муниципального образования Красноуфимский округ, главы администрации муниципального образования Красноуфимский округ; как ответ структурных подразделений органов местного самоуправления на поручения вышестоящих органов; как исполнение поручений Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов местного самоуправления; как ответ на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц; как инициативное письмо.
6.1.9.2.Срок подготовки ответного письма устанавливается резолюцией руководителя Учреждения на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Текст ответного письма должен точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Срок подготовки инициативного письма определяется руководителями структурных подразделений.
6.1.9.3.Служебное письмо печатается на стандартных бланках формата А4 и А5 (если текст письма не превышает 10 строк, отпечатанных через 1 интервал).
Служебное письмо, подписываемое руководителями двух и более органов местного самоуправления, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании органов местного самоуправления, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
6.1.9.4.Текст служебного письма может касаться одного вопроса или нескольких взаимосвязанных вопросов и состоять из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма. Во второй части, печатаемой с красной строки, формируются выводы, просьбы, решения, предложения.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например: "Администрация считает... ", "Администрация рассмотрела... " Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу... ", "направляю... ".
6.1.9.5.Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в Положении об Учреждении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания служебного письма при отсутствии руководящих должностных лиц. Приложение N 2 , 6 , 9 .
7.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
7.1.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
7.1.1.Движение документов в администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
7.1.2.Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Учреждении, регламентируются инструкцией по делопроизводству, регламентом Учреждения, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями.
7.1.3.При применении в Учреждении электронного документооборота организационным отделом совместно с системным администратором разрабатываются маршруты движения документов.
7.1.4.Доставка документов в Учреждение осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в Учреждение доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
7.1.5.По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.
7.2.ПРИЕМ, ОБРАБОТКА И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ
7.2.1.Документы, поступающие в Учреждение на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется специалистом приемной.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Полученный документ регистрируется в журналах. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит дату и регистрационный номер.
7.2.2.Документы, адресованные руководителям Учреждения, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются специалистом приемной, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение, поступивших документов проводится с целью их распределения на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в приемную, где в журнал регистрации вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
7.2.3.Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
7.2.4.Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
7.2.5.При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
подлежащий передаче документ регистрируется, подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
7.2.6.Документы в электронном виде, поступающие в Учреждение, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес Учреждения, осуществляется системным администратором.
Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются с учетом функционирующих в Учреждении технических и программных средств.
7.3.ОРГАНИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ И ПЕРЕДАЧИ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ
Документы, отправляемые Учреждением, передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется специалистом приемной в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
С помощью средств электрической связи организационный отдел осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.
Виды документов, отправляемых по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по делопроизводству Учреждения с учетом использования технических и программных средств.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса, номера телефона, электронного адреса или с указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или управляющего делами муниципального образования.
7.4.ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
7.4.1.Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
7.4.2.Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в организационный отдел, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.
7.4.3.Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
7.4.4.Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в журнале регистрации.
7.5.УЧЕТ КОЛИЧЕСТВА ДОКУМЕНТОВ
7.5.1.Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по журналу по месту регистрации документов.
7.5.2.За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров.
Учет количества документов может проводиться по Учреждению в целом или по отдельным подразделениям.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. Образец оформления справки об объеме документооборота приведен в Приложении N 18 . По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).
7.6.РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ
Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Учреждения или руководством структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
8.ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ
8.1.РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
8.1.1.Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт создания, отправления или получения, а также местонахождение исполненного (отправленного) документа.
8.1.2.Регистрации подлежат все документы, как создаваемые в Учреждении, так и поступающие из других организаций и от физических лиц.
8.1.3.Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче из одного подразделения в другое документ повторно не регистрируется.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в приемной Учреждения или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.
8.1.4.Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
8.1.5.Документы регистрируются в журналах.
Для унификации регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступившего или отправляемого документа; заголовок документа или краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации может дополняться другими реквизитами: гриф (отметка) ограничения доступа к документу; переадресация документа исполнителям; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом) и иное.
8.1.6.При наличии ссылки на ранее поступавшие документы в журналы регистрации включаются регистрационные номера этих документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
8.2.ОРГАНИЗАЦИЯ ПОИСКОВОЙ СИСТЕМЫ ПО ДОКУМЕНТАМ
8.2.1.Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Учреждении создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы могут создаваться как в традиционном, так и в электронном виде.
8.2.2.Информация о документах, полученная при их регистрации, включается в поисковую систему, в которую входят картотеки. Могут формироваться следующие картотеки: справочные, контрольные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в зависимости от задач поиска.
8.2.3.При передаче документов на архивное хранение передаются и поисковые системы.
9.КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
9.1.Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат наиболее важные поступающие, отправляемые и внутренние документы.
9.2.Порядок контроля и сроки исполнения документов в Учреждении определяются в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Свердловской области.
9.3.Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
9.4.Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
9.5.Контроль исполнения обеспечивается определенным в регламенте Учреждения структурным подразделением.
9.6.Структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, как правило, еженедельно представляет управляющему делами муниципального образования Красноуфимский округ и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем Учреждения.
9.7.Документ считается исполненным после получения от исполнителя информации о результатах выполнения поручения. Если по представленным материалам даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений, срок исполнения поручений исчисляется со дня подписания данных поручений.
9.8.Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
10.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архивный отдел администрации муниципального образования Красноуфимский округ (далее - архивный отдел) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству федеральными и областными органами исполнительной власти.
10.1.СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ
10.1.1.Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Учреждении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
10.1.2.При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об Учреждении и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Учреждения, их виды, состав и содержание.
10.1.3.В Учреждении составляется номенклатура дел Учреждения Приложение N 19 .
10.1.4.Номенклатура дел Учреждения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивным отделом и управляющим делами муниципального образования.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в организационный отдел Учреждения.
10.1.5.Номенклатура дел составляется сотрудником, ответственным за делопроизводство при методической помощи архивного отдела.
10.1.6.Номенклатура дел Учреждения подписывается сотрудником, ответственным за делопроизводство, рассматривается экспертной комиссией (далее именуется - ЭК) Учреждения, согласовывается с экспертной проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) Управления архивами Свердловской области. Согласовывается номенклатура дел с Управлением архивами Свердловской области не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Учреждения.
10.1.7.После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения Учреждения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
10.1.8.Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел организации делопроизводства. Второй используется в организационном отделе в качестве рабочего. Третий применяется в архивном отделе.
10.1.9.В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Учреждения.
10.1.10.В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Учреждения.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
10.1.11.Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа местного самоуправления или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например:
Документы о проведении семинаров, конференций работников образовательных учреждений (планы, списки, доклады, информации).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:
Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:
Переписка с начальниками территориальных отделов о социальной защите населения.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например:
Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Екатеринбург) по вопросам подготовки кадров.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Например:
Годовые планы финансовых мероприятий
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспортаЕсли дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.
В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.
10.1.12.Если в течение года в Учреждении возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
10.1.13.По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
10.2.ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
10.2.1.Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
10.2.2.Дела формируются в Учреждении децентрализовано, то есть в структурных подразделениях.
10.2.3.Исполненные и законченные делопроизводством документы должны сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Индекс дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Уничтожение документов до проведения экспертизы ценности запрещается.
10.2.4.Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство.
10.2.5.При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и так далее.
10.2.6.Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
10.2.7.Дела Учреждения подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками организационного отдела и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи архивного отдела Учреждения.
10.2.8.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме Приложение N 20 ; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела Приложение N 21 ; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела Приложение N 22 ; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
10.2.9.Обложка дела постоянного, Приложение N 23 ; временного Приложение N 25 (свыше 10 лет) хранения и по личному составу Приложение N 24 оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются следующие реквизиты: наименование Учреждения (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Учреждения указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Учреждения; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Учреждения, согласованной с ЭПК Управления архивами Свердловской области; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.