Приложение к Решению от 31.01.2008 г № 422
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архивном отделе черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Управления архивами Свердловской области (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архивного отдела, в который будут передаваться дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
10.2.10.Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
10.2.11.Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
10.3.ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
10.3.1.С момента заведения и до передачи в архивный отдел дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архивный отдел администрации Красноуфимского округа.
10.3.2.Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения управляющего делами муниципального образования. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения управляющего делами муниципального образования по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
11.ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
Документы Учреждения являются муниципальной собственностью. После проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела, документы постоянного срока хранения в течение 5 лет находятся на ведомственном хранении. По окончании срока ведомственного хранения документы подлежат передаче в архивный отдел Администрации Красноуфимского округа.
Подготовка документов к передаче на хранение в архивный отдел включает работу сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
11.1.ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
11.1.1.Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
11.1.2.Экспертиза ценности документов в Учреждении на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архивный отдел.
11.1.3.Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Учреждении создается ЭК.
11.1.4.Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем Учреждения. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПК Управления архивами Свердловской области.
Основными функциями ЭК являются: рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК Управления архивами Свердловской области предложений об установлении сроков хранения документов; участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на муниципальное хранение (перечней документов с указанием сроков хранения, номенклатур, инструкций по делопроизводству и так далее).
ЭК создается распоряжением руководителем Учреждения. Заседания комиссии протоколируются, протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.
11.1.5.Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Учреждения непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК. До проведения экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.
11.1.6.При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного хранения для передачи в архивный отдел; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
11.1.7.Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации муниципального образования Красноуфимского округа путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
11.1.8.По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
11.1.9.Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
11.1.10.Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
11.1.11.В организационно-методическом отделе администрации ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно. По этим описям документы сдаются в архивный отдел. Описи дел составляются по установленной форме Приложения N 22 , 23 , 24 , 25 и представляются в архивный отдел не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
11.1.12.Описательная статья описи дел Учреждения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
11.1.13.При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
11.1.14.В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
11.1.15.Опись дел Учреждения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается управляющим делами муниципального образования. До утверждения опись дел должна быть согласована с ЭК. Опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, опись дел по личному составу - в трех экземплярах.
11.1.16.Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 26 ) производится после составления описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Учреждения одновременно. Согласованные ЭК Учреждения акты утверждаются управляющим делами муниципального образования Красноуфимский округ только после утверждения ЭПК Управления архивами Свердловской области описей дел постоянного хранения; после этого Учреждение имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
11.1.17.Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Учреждения. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Приложение N 26 .
11.2.ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ
11.2.1.В архивный отдел передаются дела постоянного хранения не позднее чем через пять лет после их завершения в делопроизводстве. Их передача производится только по описям дел.
11.2.2.Организация временного хранения документов (менее 10 лет) администрации муниципального образования Красноуфимский округ и Думы муниципального образования Красноуфимский округ осуществляется в следующем порядке:
Начальник структурного подразделения Учреждения подает главе администрации заявление о необходимости передачи документов временного хранения в архивный отдел.
Экспертная комиссия при непосредственном участии начальника структурного подразделения организации осуществляет отбор дел для временного хранения для передачи их в архив и пометкой "До минования надобности", дает заключение о передаче дел. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела хранят в скоросшивателях, не проводится пересистематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.
Начальник структурного подразделения организации на основании заключения экспертной комиссии:
- составляет опись документов, подлежащих передаче в архив;
- опечатывает документы согласно составленной описи.
Заведующий архивным отделом и начальник структурного подразделения организации подписывают акт приема-передачи документов временного хранения в архивный отдел.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) по истечении сроков хранения подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, согласованного с архивным отделом и утвержденного руководителем организации.
При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.
11.2.3.Передача дел в архивный отдел осуществляется по графику, составленному архивным отделом, утвержденному главой администрации.
11.2.4.В период подготовки дел организационным отделом к передаче в архивный отдел сотрудником архивного отдела предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Учреждения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники организационного отдела обязаны устранить.
11.2.5.Прием каждого дела производится заведующим архивным отделом в присутствии работника организационного отдела, ответственного за ведение делопроизводства. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивным отделом и лица, передавшего дела.
11.2.6.В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архивный отдел независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.