Приложение к Распоряжению от 14.07.2009 г № 248 Положение
Положение о порядке ведения личных дел работников администрации города Нижний тагил
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.Настоящее Положение регулирует порядок ведения личных дел муниципальных служащих, работников, замещающих должности, не относящиеся к должностям муниципальной службы Администрации города Нижний Тагил.
Ведение личного дела муниципального служащего осуществляется в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего.
На руководителей муниципальных унитарных предприятий и учреждений, назначаемых на должность непосредственно Главой города Нижний Тагил, ведутся личные дела в порядке установленном настоящим Положением.
2.Личное дело работника - это совокупность документов, содержащих персональные данные работника, сведения о его служебно-трудовой деятельности.
3.Персональные данные, внесенные в личное дело работника, иные сведения, содержащиеся в личном деле работника, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключение сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.
4.Отдел муниципальной службы и кадров Администрации города Нижний Тагил (далее - отдел муниципальной службы и кадров) ведет личные дела:
1) муниципальных служащих, замещающих должности в аппарате Администрации города и территориальных администрациях сельских населенных пунктов;
2) работников, замещающих должности, не относящиеся к должностям муниципальной службы;
3) руководителей органов и структурных подразделений Администрации города, являющихся юридическими лицами;
4) руководителей муниципальных унитарных предприятий и учреждений, назначаемых на должность непосредственно Главой города Нижний Тагил и подведомственным структурным подразделениям аппарата Администрации города;
5.Подразделение (специалист) по вопросам кадров органа (структурного подразделения) Администрации города, являющегося юридическим лицом, ведет личные дела:
1) муниципальных служащих, замещающих должности в данном органе (структурном подразделении), за исключением руководителя органа (структурного подразделения);
(подп. 1 в ред. Распоряжения Администрации г. Нижний Тагил от 23.12.2010 N 393)
2) работников, замещающих должности в данном органе (структурном подразделении), не относящиеся к должностям муниципальной службы;
3) руководителей муниципальных унитарных предприятий и учреждений, подведомственных данному органу (структурному подразделению).
6.Личное дело работника оформляется после издания правового акта о назначении на должность, приеме на работу.
СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ, ВКЛЮЧАЕМЫХ В ЛИЧНОЕ ДЕЛО
7.К личному делу муниципального служащего приобщаются:
1) собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета установленной формы с приложением фотографии;
2) сведения об изменениях в учетных признаках после заполнения анкеты - дополнение к анкете;
3) письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу и замещении должности муниципальной службы;
4) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
5) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
6) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
7) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
8) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
9) копия распоряжения (приказа) о назначении лица на должность муниципальной службы;
10) экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;
11) экземпляр должностной инструкции;
12) копии распоряжений (приказов) о переводе муниципального служащего на иную должность муниципальной службы, о временном замещении им иной должности муниципальной службы;
13) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
14) копия распоряжения (приказа) об освобождении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы или о прекращении трудового договора;
15) аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
16) экзаменационный лист муниципального служащего и отзыв об уровне его знаний, умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина;
17) копии документов о присвоении муниципальному служащему классного чина;
18) копии документов о включении муниципального служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
19) копии решений о поощрении муниципального служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
20) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы;
21) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;
22) сведения муниципального служащего о своих доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а в случаях предусмотренных законодательством также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;
23) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
24) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
25) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
26) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;
27) справка о результатах проверки достоверности и полноты, представленных муниципальным служащих сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении муниципальным служащим ограничений, установленных федеральным законом.
28) данные об ознакомлении муниципального служащего с документами его личного дела;
29) иные документы, предусмотренные федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
8.К личным делам работников, осуществляющих техническое обеспечение деятельности в Администрации города, а также к личным делам руководителей муниципальных предприятий и учреждений, назначаемых на должность непосредственно Главой города Нижний Тагил, приобщаются следующие документы:
1) сведения, сообщенные работником о себе при назначении на должность, приеме на работу, а руководители муниципальных предприятий и учреждений представляют также собственноручно заполненную и подписанную анкету установленной формы с приложением фотографии;
2) сведения об изменениях в учетных признаках после заполнения анкеты - дополнение к анкете;
3) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
4) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
5) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
6) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
7) копия распоряжения (приказа) о назначении на должность, приеме на работу;
8) экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;
9) экземпляр должностной инструкции;
10) копии распоряжений (приказов) о переводе работника на иную должность, о временном замещении им иной должности в организации;
11) копия распоряжения (приказа) об освобождении от замещаемой должности или прекращении трудового договора;
12) копии решений о поощрении работника;
13) данные об ознакомлении работника с документами его личного дела.
9.В личное дело вносятся также письменные объяснения работника, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.
10.Работник обязан в течение 5 дней информировать отдел муниципальной службы и кадров, подразделение (специалиста) по вопросам кадров органа (структурного подразделения) Администрации города, являющегося юридическим лицом, об изменениях в своих анкетных данных (далее - кадровая служба).
11.Все поступающие в личное дело документы располагаются в хронологическом порядке.
В личное дело не включаются документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения (справки с места жительства о жилищных условиях, дуплетные экземпляры и черновики документов).
Документы, приобщенные к личному делу работника, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.
ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И
ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА РАБОТНИКА
12.Гражданином (муниципальным служащим), руководителем муниципального предприятия (учреждения) собственноручно заполняется анкета, по форме, установленной Правительством Российской Федерации для граждан Российской Федерации, поступающих на муниципальную службу в Российской Федерации. На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.
При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт (документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка, военный билет, документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы Высшей аттестационной Комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и присвоении ученого звания (диплом и аттестат), другие имеющиеся документы.
13.Дополнение в анкете имеет табличную форму (Приложение N 1). Обязательными реквизитами "Дополнения к анкете" являются отметки: о проведении проверок наличия и состояния личных дел, проводимых кадровой службой, и об ознакомлении работника с документами его личного дела.
Отметки помещаются на оборотной стороне после всех других сведений и состоят из надписей: "С личным делом ознакомлен. Дата, подпись", "Личное дело проверено. Дата, подпись".
14.Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение N 2).
При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления последней.
15.Все документы личного дела помещаются в папку установленного образца, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер, установленный номенклатурой личных дел. Номер личного дела проставляется карандашом на карточке Т-2 (Т-2 ГС (МС)).
16.После увольнения, освобождения от должности работника его личное дело извлекается из данной папки, а в освободившуюся под тем же номером папку помещается личное дело вновь принятого, назначенного на должность работника.
17.В обязанности кадровой службы, осуществляющей ведение личных дел работников, входит:
1) приобщение документов, указанных в пунктах 7, 8, 9 настоящего Положения, к личным делам работников;
2) обеспечение сохранности личных дел работников;
3) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личном деле работника;
4) ознакомление муниципальных служащих с документами своего личного дела не реже одного раза в год и во всех иных случаях, предусмотренных действующим законодательством.
ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
18.Личные дела работников могут выдаваться во временное пользование лишь работодателю, руководителю аппарата Администрации города, работникам кадровой службы. По письменному указанию работодателя представителям работодателя, защищающим интересы Администрации города (органа или структурного подразделения, являющегося юридическим лицом) в суде.
19.Запрещается выдача личных дел на руки работникам, на которых они ведутся.
20.В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации работник имеет право на получение копии любого документа, содержащегося в его личном деле, на основании письменного заявления на имя работодателя. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом, и предоставляться работнику безвозмездно в течение трех дней со дня подачи заявления.
21.Высылка личных дел по соответствующим запросам в другие организации допускается по письменному разрешению Работодателя.
22.При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или помещать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
23.Изъятие документов из личного дела, а также хранение в нем документов, не предусмотренных настоящим Положением, не допускается. Изъятие документов может быть произведено в исключительных случаях лишь с разрешения работодателя. На место изъятого документа вкладывается копия документа и справка с указанием причин изъятия и подписью лица, разрешившего изъятие документа.
24.Для контроля за своевременным возвратом личных дел, выданных или высланных во временное пользование, используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое выданное дело (Приложение N 3).
ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
25.Личные дела работников хранятся кадровой службой как документы строгой отчетности отдельно от трудовых книжек.
26.Учетные данные работников хранятся кадровой службой в машиночитаемом виде, который обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.
27.Ежегодно кадровая служба проводит проверку наличия и состояния личных дел. Факт проведения проверки фиксируется в Дополнении к анкете. При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт.
Результаты проверки в обязательном порядке доводятся до сведения работодателя.
28.Ответственность за ведение и хранение личных дел возлагается на лицо, уполномоченное на ведение и хранение личных дел. Служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел, могут привлекаться, в соответствии с действующим законодательством, к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел, установленного настоящим Положением.
29.Личные дела уволенных работников, за исключением личных дел муниципальных служащих, руководителей муниципальных унитарных предприятий и учреждений, в установленном порядке передаются на хранение в архив организации.
30.Личные дела уволенных муниципальных служащих хранятся в кадровой службе в течение 10 лет со дня увольнения, после чего в установленном порядке передаются на хранение в архив организации. При увольнении муниципального служащего с муниципальной службы его личное дело хранится в архиве организации по последнему месту муниципальной службы.
При переводе (назначении) муниципального служащего на должность муниципальной службы в другом органе Администрации города его личное дело передается в кадровую службу по новому месту замещения должности муниципальной службы.
Личное дело муниципального служащего, назначенного на должность руководителя органа, структурного подразделения Администрации города, являющегося юридическим лицом, передается кадровой службой по акту в отдел муниципальной службы и кадров.
Личное дело уволенного руководителя органа, структурного подразделения Администрации города, являющегося юридическим лицом, отделом муниципальной службы и кадров включается в опись личных дел постоянного хранения и в установленном порядке передается на хранение в архив организации.
(п. 30 в ред. Распоряжения Администрации г. Нижний Тагил от 23.12.2010 N 393)
31.Личные дела уволенных руководителей муниципальных унитарных предприятий и учреждений кадровой службой включаются в опись личных дел постоянного хранения и по акту передаются в Нижнетагильский городской исторический архив.
32.Личные дела работников хранятся в специально выделенном помещении, в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах, в которых личные дела располагаются по порядку номеров.
33.Личные дела работников, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.