Приложение к Постановлению от 19.11.2009 г № 992 Административный регламент
Административный регламент оказания муниципальной услуги по предоставлению архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций всех форм собственности на основе архивных документов
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Наименование муниципальной услуги.
Административный регламент администрации городского округа Нижняя Салда по оказанию муниципальной услуги по предоставлению архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций всех форм собственности на основе архивных документов (далее - Административный регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) должностных лиц администрации, а также порядок взаимодействия с органами государственной власти, другими органами местного самоуправления и организациями при осуществлении предоставления муниципальной услуги.
1.2.Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги.
Оказание муниципальной услуги по предоставлению архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций всех форм собственности на основе архивных документов (далее - исполнение запросов) осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.93, N 237);
- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169, 2006, N 50, ст. 5280, 2007, N 49, ст. 6079);
- Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
- Законом Свердловской области от 25 марта 2005 года N 5-ОЗ "Об архивном деле в Свердловской области" ("Областная газета", 2005, 30 марта, N 82-84);
- Федеральным законом от 2 мая 2006 года "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" N 59-ФЗ (Собрание законодательства РФ, 08.05.2006, N 19, ст. 2060);
- Постановлением Правительства Свердловской области от 29.10.2007 N 1053 "О предоставлении мер социальной поддержки пользователям архивными документами, находящимися в собственности Свердловской области".
1.3.Орган по предоставлению муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов осуществляет архивный отдел администрации городского округа Нижняя Салда (далее архивный отдел).
1.4.Получателями муниципальной услуги могут быть юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях в архивный отдел для получения необходимой информации, содержащейся в архивных документах.
2.ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
2.1.Порядок информирования о муниципальной услуге:
1) муниципальная услуга по исполнению запросов предоставляется в зависимости от темы запроса в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
2) место нахождения архивного отдела - 624742, г. Нижняя Салда, ул. Луначарского, д. 147;
3) электронный адрес архивного отдела - admin_nsalda@mail.ru для архивного отдела.
Телефоны архивного отдела, организующего предоставление муниципальной услуги:
3-34-97 (начальник отдела), факс 8(34345) 3-16-70 - для архивного отдела;
4) график работы архивного отдела администрации городского округа Нижняя Салда:
понедельник - пятница;
08.00 - 17.00; перерыв с 12.00 до 13.00;
суббота, воскресенье - выходные дни.
Время по оказанию муниципальной услуги:
вторник - 9.00 - 16.00;
четверг - 9.00 - 16.00;
5) информация по процедурам предоставления муниципальной услуги предоставляется:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- при личном обращении граждан.
По телефону должностные лица архивного отдела администрации дают информацию по вопросам организации исполнения запросов;
6) прием граждан ведется в порядке очереди при личном обращении начальником архивного отдела или работником, его замещающим, без предварительной записи.
6.Основание для предоставления муниципальной услуги.
Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) гражданина или организации, поступивший в адрес архивного отдела или устное обращение гражданина.
Если заявитель - юридическое лицо, запрос оформляется в виде официального письма организации.
7.Результат предоставления муниципальной услуги.
Архивным отделом, при наличии соответствующих документов, муниципальная услуга предоставляется в форме архивных справок (приложения N 4, 5, 6, 7), архивных выписок, архивных копий (приложение N 8, 9).
8.Требования к письменному запросу.
Запрос (заявление) должны содержать следующие реквизиты:
1) наименование юридического лица, для граждан - фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) и все их изменения;
2) почтовый адрес заявителя, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации запроса;
3) суть запроса, в котором с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения;
4) хронологию запрашиваемой информации;
5) личная подпись и дата для запроса физического лица, подпись должностного лица для запроса организации.
Запрос может быть оформлен от руки или машинописным способом, распечатан посредством электронных печатающих устройств.
В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы или их копии.
9.Требования к устному обращению граждан.
При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
При обращении в архивный отдел лично запрос заявителя оформляется с его слов, либо предъявленных личных документов, посредством внесения сведений в анкету-заявление для наведения архивной справки по документам (приложение N 12).
Заявитель может самостоятельно заполнить анкету-заявление.
В запросе с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения.
В заявлении указываются следующие обязательные реквизиты:
1) реквизиты заявителя (фамилия, имя, отчество физического лица и все их изменения);
2) адрес постоянного места жительства или фактический адрес заявителя;
3) способ получения сведений (лично или почтой);
4) перечень запрашиваемых сведений и их хронология.
К запросам о подтверждении трудового стажа и заработной плате прилагаются ксерокопии трудовых книжек, если запрос не требует восстановления утерянной трудовой книжки.
Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
10.Условия и сроки предоставления муниципальной услуги:
1) запросы, поступившие в архивный отдел, рассматриваются в течение дня их регистрации и передаются на непосредственное исполнение инспектору архивного отдела.
Срок исполнения запросов по документам архивного отдела, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций (социально-правовые запросы), не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса.
Срок исполнения запроса по определенной теме, событию, факту (тематические запросы) устанавливается по согласованию с потребителем муниципальной услуги;
2) запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архивном отделе документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в государственные органы, органы местного самоуправления, муниципальные архивы, в иные организации Свердловской области, где могут храниться необходимые архивные документы с одновременным уведомлением заявителя о переадресации запроса;
3) при поступлении в архивный отдел запросов граждан, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел в 5-дневный срок со дня регистрации запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения;
4) предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов осуществляется бесплатно.
11.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
1) отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисков запрашиваемой информации;
2) отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;
3) отсутствие информации, позволяющей идентифицировать автора: отсутствие наименования юридического лица, фамилии, имени, отчества физического лица, почтового и/или электронного адреса заявителя;
4) наличие текста, не поддающегося прочтению;
5) наличие в запросах ненормативной лексики и оскорбительных высказываний;
6) отсутствие необходимого информационного документального комплекса для исполнения запроса.
Об отказе в предоставлении муниципальной услуги заявитель уведомляется письмом архивного отдела или устно во время приема у начальника архивного отдела.
12.Требования к месту предоставления муниципальной услуги.
Помещение для оказания муниципальной услуги должно обеспечивать:
1) комфортное расположение граждан;
2) возможность оформления письменного запроса;
3) наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4, чистых бланков анкеты-заявления.
Место оказания муниципальной услуги должно быть оборудовано информационными стендами, на которых размещается информация о днях и времени оказания муниципальной услуги, данный Административный регламент, перечень документов, которые могут быть предъявлены в качестве удостоверяющих личность, перечень представляемых заявителем документов, необходимых для получения муниципальной услуги, образец заполнения анкеты-заявления (приложение N 12).
3.АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ
Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги по исполнению запросов физических и юридических лиц.
Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрация запросов и передача их на исполнение;
- анализ тематики поступивших запросов;
- направление запросов на исполнение в организации по принадлежности;
- подготовка и направление ответов гражданам.
3.1.РЕГИСТРАЦИЯ ЗАПРОСОВ И ПЕРЕДАЧА ИХ НА ИСПОЛНЕНИЕ
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги:
1) начальник архивного отдела:
- осуществляет регистрацию запросов (обращений) граждан и организаций;
- определяет правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;
- определяет должностное лицо, ответственное за исполнение запроса;
- определяет тематику запроса и срок исполнения;
2) обращения граждан и организаций регистрируются в журнале регистрации социально-правовых запросов или в журнале регистрации тематических запросов (приложение N 2, 3);
3) при поступлении запроса по почте его регистрация осуществляется в день получения с занесением информации в журнал регистрации запросов граждан;
4) при поступлении письменного запроса его регистрация осуществляется в день получения с занесением сведений в журнал регистрации запросов граждан;
5) при устном обращении гражданина начальник архивного отдела заполняет анкету-заявление для наведения архивной справки по документам отдела (приложение N 12). В дальнейшем работа с анкетой-заявлением ведется как с письменным запросом;
3.2.АНАЛИЗ ТЕМАТИКИ ПОСТУПИВШИХ ЗАПРОСОВ
Должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, осуществляет анализ тематики запросов с использованием архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов.
В ходе анализа определяется:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для его исполнения;
- место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности для непосредственного исполнения.
3.3.НАПРАВЛЕНИЕ ЗАПРОСОВ НА ИСПОЛНЕНИЕ В ОРГАНИЗАЦИИ ПО ПРИНАДЛЕЖНОСТИ
По итогам анализа запроса начальник архивного отдела в течение 5 дней со дня регистрации запроса направляет запрос с сопроводительным письмом для исполнения в другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запроса, одновременно информируя об этом получателя муниципальной услуги (приложение N 10).
При отсутствии запрашиваемых сведений начальник архивного отдела в течение 5 дней со дня регистрации запроса направляет в адрес получателя муниципальной услуги ответ с указанием причин отсутствия документов (приложение N 11).
3.4.ПОДГОТОВКА И НАПРАВЛЕНИЕ ОТВЕТОВ ГРАЖДАНАМ
При наличии запрашиваемых документов инспектор архивного отдела готовит ответ заявителю в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Архивная справка - документ, составленный на бланке архивного отдела администрации и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена (приложение N 4, 5, 6, 7).
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного отдела.
Архивная справка подписывается начальником архивного отдела, заверяется печатью, на ней проставляется номер и дата составления.
Архивная выписка - документ, составленный на бланке архивного отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения (приложение N 9).
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника архивного отдела и печатью.
Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения, заверенная в установленном порядке (приложение N 8).
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется подписью начальника архивного отдела администрации и печатью.
К архивной копии составляется сопроводительное письмо, которое подписывается начальником архивного отдела.
При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, в течение 30 дней составляется отрицательный ответ на бланке архивного отдела, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ заверяется печатью архивного отдела администрации.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки, архивной копии или архивной выписки расписывается в Журнале регистрации запросов, указывая дату их получения.
Архивная справка, архивная копия, архивная выписка высылаются по почте простыми письмами.
Муниципальная услуга считается предоставленной, если потребителю муниципальной услуги выдана запрашиваемая документированная информация или дан мотивированный ответ об ее отсутствии.
4.ПОРЯДОК И ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА СОВЕРШЕНИЕМ ДЕЙСТВИЙ И ПРИНЯТИЕМ РЕШЕНИЙ
4.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляет начальник архивного отдела.
Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений Административного регламента.
4.3.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела администрации.
По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, муниципальные служащие, допустившие нарушение данного административного регламента, привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии со статьей 192 Трудового кодекса РФ, статьей 27 Федерального закона N 25-ФЗ "О муниципальной службе в РФ".
4.4.Проверки могут быть периодическими, не реже 1 раза в год, в соответствии с распоряжением администрации городского округа Нижняя Салда, и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению заявителя.
Для проведения проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются муниципальные служащие администрации городского округа Нижняя Салда.
Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
5.ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА, А ТАКЖЕ ПРИНИМАЕМОГО ИМ РЕШЕНИЯ
5.1.Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц архивного отдела, осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги, на основании Административного регламента в досудебном порядке.
Жалоба может быть направлена письменно или высказана устно на личном приеме заместителя главы, главы администрации городского округа Нижняя Салда.
5.2.Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц администрации городского округа Нижняя Салда, осуществленные в ходе предоставления данной муниципальной услуги, в судебном порядке.