Приложение к Постановлению от 17.02.2005 г № 16
Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.
15.4.7.В делах постоянного хранения для учета и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись (приложение N 12).
Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами.
15.4.8.Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение N 13).
В листе-заверителе дела постоянного хранения цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и так далее, ставится дата и подпись работника, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.
В листах-заверителях дел временного хранения указываются количество листов в деле, должность, инициалы и фамилия работника, сформировавшего дело.
15.5.ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ
В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ АППАРАТА
15.5.1.Дела с момента их заведения и до окончания срока хранения хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях аппарата.
За сохранность документов и дел ответственность несут руководители структурных подразделений аппарата.
Дела находятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях и хранятся, как правило, в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения аппарата, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.
15.5.2.Компакт-диски с записями заседаний Комиссии и других совещаний хранятся в информационном управлении. На футляре делаются пометки о дате и времени записи.
15.5.3.Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя структурного подразделения аппарата, при этом в деле обязательно остается заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника.
15.6.СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ
15.6.1.Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в структурном подразделении аппарата. Затем дела постоянного хранения передаются по акту (приложение 14) в отдел документационного обеспечения для дальнейшего хранения по графику, утвержденному секретарем Комиссии.
15.6.2.Дела со сроками хранения до 5 лет и с пометкой "До минования надобности" хранятся в структурных подразделениях аппарата до истечения сроков их хранения и уничтожаются в установленном порядке.
15.6.3.В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения аппарата работник, ответственный за ведение делопроизводства, в течение одного месяца с момента его ликвидации или реорганизации формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в отдел документационного обеспечения независимо от сроков хранения.
15.6.4.В отделе документационного обеспечения в конце года на все завершенные и оформленные дела постоянного хранения составляется опись дел по установленной форме в двух экземплярах (приложение 10).
15.6.5.Дела включаются в опись дел в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел. Каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи дел заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов полностью пишется заголовок первого дела, на остальных делах (томах) пишется "То же", при этом другие реквизиты указываются полностью, но в описи дел на каждом новом листе заголовок этих дел воспроизводится полностью.
15.6.6.В описи дел графа "Примечание" используется для проставления отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и так далее.
15.6.7.В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Опись дел подписывается составителем с указанием его должности и утверждается председателем Комиссии.
15.6.8.Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются отделом документационного обеспечения на государственное хранение в Государственный архив Свердловской области по отдельной инструкции.
15.7.ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА КОМИССИИ
15.7.1.Документы и дела, находящиеся на хранении в Комиссии, предоставляются членам Комиссии, работникам структурных подразделений аппарата для работы.
Члены Комиссии и работники аппарата несут ответственность за сохранность и правильное использование полученных архивных документов.
15.7.2.Изъятие документов из архивных дел, передача членами Комиссии и работниками структурных подразделений аппарата архивных документов или их копий другим лицам или организациям не допускаются.
При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правки, делать пометки.
15.7.3.Подлинные экземпляры протоколов заседаний Комиссии, постановлений и выписок из протоколов заседаний Комиссии не выдаются.
15.7.4.К работе с документами архива с разрешения председателя Комиссии допускаются руководители законодательных и исполнительных органов государственной власти Свердловской области, органов местного самоуправления, депутаты, представители научных и иных учреждений, общественных организаций, средств массовой информации, граждане Российской Федерации. Решение о допуске к работе с документами принимается на основании поступившего запроса и справки архива о наличии запрашиваемых документов и возможности ознакомиться с ними.
15.7.5.Разрешение на работу с архивными документами дает председатель Комиссии.
15.7.6.Пользователь несет ответственность за нарушение правил использования полученной информации, соблюдение служебной тайны.
15.7.7.Работа с предоставленными для использования документами проводится только в помещении Комиссии под контролем его работника.
Пользователь знакомится с распорядком работы Комиссии и заполняет анкету (приложение 15).
Выносить документы за пределы служебного помещения запрещается.
15.7.8.Пользователь имеет право получать консультации у работников Комиссии по теме, указанной в запросе.
Пользователю предоставляется право делать выписки из архивных документов Комиссии в рабочую тетрадь. Копии с отобранных пользователем документов могут быть изготовлены с разрешения председателя Комиссии.
15.7.9.Рабочие тетради или копии документов после проверки их руководством Комиссии направляются в адрес организации, приславшей запрос, или выдаются лично пользователю под расписку.
15.7.10.Пользователь имеет право публиковать архивные документы Комиссии или содержащейся в ней информации только с разрешения председателя Комиссии.
Не подлежат опубликованию тексты протоколов, а также распоряжения председателя Комиссии по кадровым и финансовым вопросам.
В целях учета опубликованных архивных документов Комиссии пользователь уведомляет Комиссию о дате публикации, ее названии и обязательно представляет в Комиссию экземпляр издания, в котором опубликован материал.
15.7.11.Комиссия имеет приоритетное право на использование документов, переданных ею на государственное хранение, в том числе на их первую публикацию.
15.8.Работа с электронными документами, создание электронной библиотеки в Комиссии и порядок работы пользователей с документами на машинных носителях.
15.8.1.Информационное управление аппарата Комиссии осуществляет комплектование, учет, хранение и использование электронных документов на основе применения средств вычислительной техники. Электронные документы, являющиеся частью Архивного фонда Свердловской области, хранятся информационном управлении в течение 15 лет, а затем передаются на государственное хранение в соответствии с требованиями и порядком, определенными отдельной инструкцией, нормативными и методическими документами Государственного архива Свердловской области.
15.8.2.Информационное управление, совместно с отделом кадров и документационного обеспечения, проводит отбор, прием, учет, экспертизу ценности электронных документов, поступающих от структурных подразделений аппарата на дисках, дискетах и по каналам связи, одновременно с сопроводительной документацией к ним.
15.8.3.Информация в машиночитаемом виде может быть зафиксирована либо на дискете и диске, либо в виде файла автоматизированного банка (базы) данных (БД). В первом случае производится отбор на хранение подлинника электронного документа или заменяющего его дубликата (копии), не имеющих бумажных аналогов. Во втором случае производится отбор соответствующих файлов БД или целиком БД.
15.8.4.Подготовка электронных документов на дискетах и дисках к сдаче на хранение состоит из следующих этапов:
проверка физического состояния;
проверка качества записи;
описание;
проставление шифров или надписей (на футлярах);
подготовка актов приема-передачи или актов об уничтожении.
15.8.5.Передаваемый для хранения электронный документ в виде файла прикрепляется к ЭРК (при ее отсутствии она заводится в Архиве).
15.8.6.Электронные документы с дискет и дисков при необходимости также могут добавляться в электронный архив.
15.8.7.На электронные документы, не подлежащие передаче на государственное хранение и утратившие практическое значение для Комиссии, составляется акт о выделении к уничтожению, который рассматривается ЭК и утверждается председателем Комиссии.
15.8.8.Электронные документы, находящиеся на хранении, используются в научных и практических целях в порядке, установленном действующими правовыми нормами.
15.8.9.Электронные документы, выдаваемые пользователю, не должны изменяться в процессе их использования. Пользователь обязан обеспечить информационную и физическую сохранность электронных документов.
15.8.10.Комиссия сохраняет за собой предусмотренное федеральным законодательством право интеллектуальной собственности на электронные документы, сданные на государственное хранение. В случае реорганизации Комиссии это право переходит к правопреемнику, а в случае ее ликвидации - к Государственному архиву Свердловской области.
16.ФОРМИРОВАНИЕ, ВЕДЕНИЕ И ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
16.1.Личные дела председателя, заместителя председателя, секретаря Комиссии и работников аппарата ведутся отделом кадров. При формировании личного дела приобщаемые документы располагаются в следующем порядке:
дополнение к анкете;
анкета - сведения, сообщенные гражданином о себе при поступлении на государственную службу, по установленной форме;
автобиография;
копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;
личное заявление о поступлении на государственную службу Свердловской области;
справка из органов государственной налоговой службы о предоставлении сведений об имущественном положении;
медицинское заключение о состоянии здоровья с указанием отсутствия противопоказаний для прохождения государственной службы;
письменный трудовой договор (контракт);
документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности государственной службы Свердловской области;
копия военного билета или приписного свидетельства (для военнообязанных);
копия распоряжения председателя Комиссии о назначении на государственную должность с подписью принятого лица, подтверждающей ознакомление;
16.2.В дальнейшем в личное дело включаются документы подтверждающие изменение анкетно-биографических данных государственного служащего и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества, например:
копии документов о присвоении квалификационного разряда и установлении соответствующих надбавок к должностным окладам;
копии документов о награждении государственными наградами;
отзыв о служебной деятельности государственного служащего, подлежащего аттестации, и его аттестационный лист;
справки о соблюдении государственным служащим ограничений, связанных с замещением государственной должности государственной службы Свердловской области;
документы о проверке сведений о соблюдении государственным служащим Свердловской области установленных законодательством ограничений;
копии распоряжений о поощрении государственного служащего, а также об объявлении дисциплинарных взысканий (последние хранятся в деле до снятия или отмены взыскания);
личное заявление о согласии на перемещение на другую должность, копия распоряжения о перемещении на другую должность с подписью, подтверждающей ознакомление;
копии распоряжений об установлении надбавок за выслугу лет;
копии распоряжений об изменении условий оплаты труда;
копия документов об изменении семейного положения;
копии свидетельств о рождении детей;
личное заявление об увольнении, копия распоряжения об увольнении.
16.3.Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
16.4.В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата, указанная в документе, извещающем о его кончине. В личное дело помещается копия распоряжения председателя избирательной комиссии о прекращении государственной службы в связи со смертью.
16.4.Документы, включенные в личное дело, вкладываются в обложку установленной формы, страницы нумеруются в верхнем правом углу карандашом с черным графитом и брошюруются. В конце дела помещается заверительный лист.
На документы личного дела составляется внутренняя опись, которая нумеруется римскими цифрами и помещается в начале дела.
На личные дела составляется опись в двух экземплярах в алфавитном порядке с указанием количества листов и крайних дат дела. В конце описи делается итоговая запись о количестве дел. Опись дел подписывается работником отдела кадров.
При переходе государственного служащего на работу в другой государственный орган его личное дело передается по новому месту работы.
17.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
17.1.Члены Комиссии и работники аппарата несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
17.2.За разглашение информации ограниченного распространения и нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работники структурных подразделений аппарата могут быть привлечены к дисциплинарной или иной ответственности, предусмотренной законодательством Российской Федерации и Свердловской области.
17.3.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата возлагается на их руководителей.
17.4.Ответственность за организацию делопроизводства в Комиссии, а также контроль за его состоянием и совершенствованием возлагается на секретаря Комиссии.
18.ПРИЛОЖЕНИЯ