Приложение к Постановлению от 17.02.2005 г № 16 Требование
Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов
1.Текст документов на бланках формата А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.
Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через два межстрочных интервала.
2.Название вида документа печатается прописными буквами.
3.Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
4.Расшифровку подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.
5.Ввод, форматирование и вывод на печать документов производится на компьютерах с использованием текстового процессора MS Word 97, MS Word 2000 или MS Word XP.
6.При форматировании документов обязательно работать с включенной кнопкой "непечатаемые знаки", чтобы видеть на экране все служебные символы.
7.При вводе документов используется стиль "Документ ИКСО", который имеет следующие параметры:
- Шрифт: TimesNewRomanCyr
- Размер: 14 пунктов
- Отступ: слева 0
- Интервал: перед 6 пунктов, после 0 пунктов
- Межстрочный интервал: полуторный
- Первая строка: отступ на 1,25 см
8. Размеры полей должны иметь следующие параметры:
- верхнее 2,0 см
- нижнее 2,0 см
- левое 3,0 см
- правое 1,5 см
От края до колонтитула:
- верхнего 1,25 см
- нижнего 1,25 см
9. При подготовке документов используют следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания документа;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- отметка об исполнителе;
- идентификатор электронной копии документа.
10. Реквизиты (кроме текста документа), состоящие из
нескольких строк, печатают с использованием стиля "Адресат"
со следующими параметрами:
- Шрифт TimesNewRomanCyr
- Размер 14 пунктов
- Отступ слева 7 см, справа 0
- Интервал перед 6 пунктов
- после 0 пунктов
- Межстрочный интервал одинарный
- Отступ первой строки нет
Если составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения
документа", "Гриф согласования документа", "Отметка о наличии
приложения" не умещаются на одной строке, разрыв строки в нужном
месте производится с помощью символа "Разрыв строки",
например:
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор НПО
"Химавтоматика"
Л.И. Петров11.При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без всяких знаков препинания.
Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы.
12.Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.
13.Каждый документ со всеми приложениями к нему помещают в отдельный файл. Внутри файла сам документ и каждое приложение помещают в отдельные разделы.
14.Все реквизиты документа отделяют друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца (клавиша Enter). В тексте не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.
15.Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела.
16.Не допускается включать в текст документа разделительные линии, составленные из цепочек символов (*, =, -, - и других).
17.Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (A, a, B, C, c, E, e, H, K, M, O, o, P, p, r, X, x, y).
18.Не допускается использование символа табуляции (рисунок не приводится) для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливают в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.
19.Не допускается использование символа "-" для обозначения переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса (комбинация клавиш Ctrl - "-").
20.Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X, C, D, L, M). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.
21.Вместо буквы "Е" должна употребляться буква "Е".
22.Реквизиты "Наименование вида документа" должны быть выровнены по центру и каждый из них должен представлять собой один абзац, то есть внутри текста каждого реквизита не должно быть символа абзаца. Не допускается использование символа абзаца для прерывания строки в произвольном месте, для этого следует использовать символ разрыва строки (комбинация клавиш Shift - Enter).