Приложение к Постановлению от 08.09.2010 г № 1841 Порядок
Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги
8.Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги (консультирование) производится:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- при личном обращении гражданина;
- на официальном сайте администрации городского округа Верхняя Пышма: www.movp.ru.
9.При консультировании по телефону должностные лица архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма обязаны дать исчерпывающую информацию о порядке предоставления муниципальной услуги;
10.По письменным обращениям (в том числе по электронной почте) информация о порядке предоставления муниципальной услуги направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя (на электронный адрес заявителя).
11.Личные прием осуществляется в порядке очереди при личном обращении во время, определенное для предоставления муниципальной услуги:
понедельник: 09.00 час. - 17.00 час. (перерыв 12.30 час. - 13.30 час.).
ОСНОВАНИЕ ДЛЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
12.Основанием для предоставления муниципальной услуги является:
1) устное обращение гражданина (при предъявлении им документа, удостоверяющего личность) или представителя юридического лица в архивный отдел администрации городского округа Верхняя Пышма;
2) письменный запрос (заявление), поступивший в адрес архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма, непосредственно от гражданина или органа государственной власти, местного самоуправления, организации, общественного объединения.
Для истребования сведений, содержащих данные о третьих лицах, представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
13.Устное обращение гражданина (при предъявлении им документа, удостоверяющего личность), оформляется в присутствии заявителя должностными лицами архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма в форме анкеты-заявления для наведения архивной справки по документам (приложение N 2).
14.Письменный запрос (заявление) оформляется в произвольной форме и должен содержать следующие реквизиты:
1) наименование юридического лица, для граждан - фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) и все их изменения, дату рождения;
2) почтовый адрес, для граждан - адрес места жительства, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации запроса;
3) суть обращения, в котором с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения:
- об усыновлении, установлении опекунства (попечительства), изменении фамилии - фамилии, имена, отчества родителей, усыновителей (усыновляемых), опекунов (опекаемых), дата события;
- о трудовом стаже - период работы, неучтенный при назначении пенсии (пособия), название и ведомственная подчиненность организации, время работы, должность (в качестве кого работали), копия трудовой книжки (если запрос не требует восстановления утерянной трудовой книжки);
- о размере заработной платы - период работы, за который требуются сведения о размере заработной платы при назначении пенсии (пособия), название и ведомственная подчиненность организации, сведения о предоставлении декретных отпусков и отпусков по уходу за ребенком;
- иные сведения и копии документов, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса;
4) подпись должностного лица, для граждан - личную подпись и дату.
УСЛОВИЯ И СРОКИ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
15.Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.
16.Подлинные архивные документы гражданам не направляются, вместо подлинников выдаются (высылаются) архивные справки, архивные выписки и архивные копии истребованных архивных документов.
17.В течение 30 дней со дня регистрации запросы, относящиеся к составу документов архивного отдела, должны быть исполнены.
18.В течение 5 дней со дня регистрации запросы (заявления), не относящиеся к составу документов, хранящихся в архивном отделе администрации городского округа Верхняя Пышма (непрофильные запросы), направляются на исполнение по принадлежности в органы государственной власти, местного самоуправления, государственные и муниципальные архивы, иные организации, с одновременным уведомлением заявителя о переадресации запроса.
19.В течение 7 дней со дня регистрации запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел администрации городского округа Верхняя Пышма запрашивает у заявителей эти дополнительные сведения и уточнения.
20.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
1) отсутствие на хранении в архивном отделе администрации городского округа Верхняя Пышма документов, необходимых для исполнения запроса;
2) отсутствие в запросе реквизитов и сведений, необходимых для проведения поиска запрашиваемой информации;
3) отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;
4) отсутствие в запросе реквизитов, позволяющей идентифицировать автора: отсутствие наименования юридического лица, фамилии, имени, отчества физического лица, почтового и/или электронного адреса заявителя;
5) наличие в запросе текста, не поддающегося прочтению;
6) наличие в запросах ненормативной лексики и оскорбительных высказываний.
Об отказе в предоставлении муниципальной услуги заявитель уведомляется письмом архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма или устно при обращении гражданина.
21.Требования к месту предоставления муниципальной услуги.
Помещение для оказания муниципальной услуги должно быть оборудовано стендами (с информацией о времени, определенном для предоставления муниципальной услуги настоящим Регламентом), обеспечивать комфортное расположение граждан, возможность оформления письменного запроса, наличие письменных принадлежностей.
III.Административные процедуры описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
22.Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрация запросов (заявлений) и передача их на исполнение;
- анализ тематики поступивших запросов (заявлений), принятие решения о возможности исполнения;
- поиск необходимых архивных документов;
- оформление архивных справок установленной формы, архивных выписок и архивных копий;
- подготовка ответа заявителю, отправка (выдача) архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Последовательность действий архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма по предоставлению муниципальной услуги дана в блок-схеме согласно приложению N 1 к Регламенту.
23.Регистрация запросов (заявлений) и передача их на исполнение:
1) регистрация запроса (заявления) является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги;
2) специалист архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма, ответственный за исполнение запроса, регистрирует его в день поступления в журнале регистрации социально-правовых запросов (приложение N 3 к Регламенту);
3) при поступлении интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о принятии запроса к рассмотрению, интернет-обращение (запрос) распечатывается, в дальнейшем работа с ним ведется как с письменным запросом (заявлением);
4) при устном обращении гражданина (при предъявлении документа, удостоверяющего личность) специалист архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма, ответственный за исполнение запроса, в присутствии заявителя заполняет анкету-заявление для наведения архивной справки по документам отдела (приложение N 2 к Регламенту). В дальнейшем работа с анкетой-заявлением ведется как с письменным запросом (заявлением).
24.Анализ тематики поступивших запросов (заявлений):
1) специалист архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма, ответственный за исполнение запроса, осуществляет анализ тематики поступивших запросов (заявлений) с использованием научно-справочного аппарата архивного отдела, архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения необходимых архивных документов;
2) в ходе анализа определяется:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для его исполнения;
- место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности для непосредственного исполнения.
25.Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий:
1) муниципальная услуга предоставляется в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий:
а) архивная справка - документ, составленный на бланке архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма и содержащий документную информацию о предмете запроса (заявления) с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена. Архивная справка подписывается начальником архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма, заверяется печатью, на ней проставляется номер и дата составления.
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью;
б) архивная выписка - документ, составленный на бланке архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения. Архивная выписка подписывается начальником архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма, заверяется печатью, на ней проставляется номер и дата составления.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа;
в) архивная копия - ксерокопия архивного документа, заверенная в установленном порядке, с проставлением штампа "Архивная копия" в правом верхнем углу ксерокопии, штампом с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения по нижнему полю ксерокопии. Архивная копия заверяется подписью начальника архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма и печатью.
В архивной копии, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены штампом "Прошито и пронумеровано __ (_____) листов". Штамп с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения проставляется на обороте последнего листа ксерокопии.
При необходимости к архивной копии составляется сопроводительное письмо;
2) специалист архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма, ответственный за исполнение запроса (заявления), осуществляет поиск необходимых архивных документов, при наличии запрашиваемых документов готовит ответ заявителю в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
26.Подготовка ответа заявителю и отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий:
1) архивная справка, архивная выписка и архивная копия, высылаются по почте простыми письмами;
2) архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае обращения гражданина (при предъявлении документа, удостоверяющего личность) или его доверенного лица (при предъявлении документов, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации) выдаются под расписку в журнале регистрации социально-правовых запросов;
3) при отсутствии в документах, находящихся на хранении в архивном отделе администрации городского округа Верхняя Пышма, информации необходимой для исполнения запроса, в течение 30 дней составляется отрицательный ответ на бланке архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным исполнить запрос. При необходимости ответ заверяется печатью.
27.Муниципальная услуга считается предоставленной, если по запросу (заявлению) приняты необходимые меры, направлены ответы в соответствующие организации, потребителю муниципальной услуги выдана запрашиваемая документированная информация в виде архивной справки, архивной выписки и архивной копии или дан отрицательный ответ с указанием причины, по которой не представляется возможным исполнить запрос.