Приложение к Постановлению от 04.10.2005 г № 1124 Структура
Методические рекомендации по подготовке годовых, квартальных, недельных планов деятельности и отчетов об исполнении планов структурных подразделений администрации муниципального образования «Город нижний тагил»
Планы классифицируются:
1.По длительности планового периода:
- перспективные (на год, квартал);
- текущие (на неделю).
2.По уровням организационного планирования:
- план администрации муниципального образования "Город Нижний Тагил";
- планы структурных подразделений администрации муниципального образования "Город Нижний Тагил" (в том числе, планы администраций районов);
- индивидуальные планы работников конкретных структурных подразделений.
Перспективный план на год ориентирован на продолжительный период времени и определяет основные направления развития территории, создание потенциала территории. Квартальный план позволяет более подробно, чем в годовом плане, представить содержание работы по выполнению поставленных задач, а также своевременно учесть изменения, возникающие в системе (отрасли), под воздействием внешних и внутренних факторов.
Текущий план формируются на неделю и представляет собой процесс реализации перспективных планов, позволяет произвести перегруппировку потенциала в пользу отдельных элементов системы с учетом воздействия условий внешней и внутренней среды.
План деятельности администрации муниципального образования "Город Нижний Тагил" формируется на основании планов работы структурных подразделений администрации и определяет стратегию и тактику действий администрации в целом по развитию экономической, хозяйственной и социально-культурной сфер единого комплекса города.
Планы деятельности структурных подразделений администрации муниципального образования "Город Нижний Тагил" (в том числе, планы деятельности администраций районов) определяют стратегию и тактику действий конкретного подразделения по развитию определенной сферы жизнедеятельности города (например: образования, физкультуры и спорта, здравоохранения, жилищно-коммунальной сферы и др.).
Кроме того, в структурном подразделении должна существовать практика "индивидуального" планирования деятельности каждого муниципального служащего. Индивидуальные планы работников конкретных структурных подразделений администрации муниципального образования "Город Нижний Тагил" ориентированы на реализацию должностных обязанностей, плана работы структурного подразделения, в котором данный работник работает, плана деятельности администрации в целом. Планы деятельности формируются специалистами структурного подразделения в соответствии с установленными для подразделения направлениями деятельности, функциональными обязанностями работников, предложениями, поручениями руководителя. Данные планы представляются руководителю работниками структурного подразделения для формирования сводного плана деятельности подразделения.
ПЛАН ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ГОД
Данный план строится в четком соответствии с принципами программно-целевого подхода к планированию деятельности подразделения, должен содержать параметры, характеризующие состояние и направления социально-экономического развития отрасли (системы) и устанавливать разного рода меры воздействия на процессы с целью достижения указанных параметров.
Раздел 1 плана деятельности подразделения на предстоящий период (год) содержит анализ состояния отрасли с фиксацией достигнутых результатов и нового качественного состояния системы (отрасли) за истекший период, цели и задачи деятельности подразделения на предстоящий год, вопросы для рассмотрения Главой города, на коллегии при Главе города.
Анализ отрасли (системы) должен быть проведен таким образом, чтобы четко представлялось:
1) насколько реализованы в истекшем периоде (году) поставленные перед подразделением цели и задачи;
2) какие управленческие механизмы были задействованы работниками подразделения для реализации целей и задач деятельности;
3) произошли ли количественные и качественные изменения (в сравнении с показателями предыдущего периода) в той сфере жизнедеятельности города, которая "курируется" подразделением и, соответственно, каким образом положение дел в отрасли влияет на состояние всего социально-экономического комплекса города;
4) какие проблемы и тенденции (как позитивные, так и негативные) выявились в отрасли за истекший период.
Таким образом, будут видны изменения, произошедшие в состоянии отрасли, и выявятся проблемы, для решения которых необходимо применить управленческие действия. В соответствии с проблемами и тенденциями, выявленными в отрасли (функционировании системы), определяются цели и задачи подразделения на предстоящий год.
Цель деятельности подразделения должна представлять ключевые (магистральные) направления работы подразделения в планируемом периоде, ресурсное обеспечение данной деятельности, определять результаты, которые должны быть достигнуты структурным подразделением. Данный подход предоставит возможность сконцентрировать внимание на способах повышения эффективности, снижения затрат, устранения несущественных видов деятельности.
При определении задач деятельности структурных подразделений, направленных на реализацию вышеобозначенных целей, необходимо учитывать, что в соответствии с особенностями временного (планируемого) периода, они должны быть ориентированы на:
- восстановление ранее существовавших и достигнутых значений, параметров уровня социально-экономического развития территории, характеризующих признанные актуальные ценности населения;
- поддержку параметров социально-экономического развития территории в требуемом состоянии;
- обеспечение количественного и качественного изменения уровня социально-экономического развития территории и соответственно параметров, его характеризующих.
Кроме того, задачи структурных подразделений должны быть:
- проверяемыми;
- ориентированными по времени;
- достижимыми.
В подразделе "Вопросы для рассмотрения Главой города, на коллегии при Главе города" определяется следующий перечень вопросов:
1) вопросы, вынесенные для рассмотрения на коллегии при Главе города:
- вопросы, для решения которых разрабатываются муниципальные целевые программы;
- вопросы, разрешение которых определяет направления развития отрасли, развития города в целом, требует согласования действий структурных подразделений администрации муниципального образования, значительных материальных и финансовых ресурсов, правового обеспечения;
2) вопросы, для решения которых необходимы разработка и принятие правовых актов Главы города (постановлений и распоряжений);
3) вопросы для рассмотрения Главой города на совещаниях с участием представителей ряда структурных подразделений администрации.
В Раздел 2 Плана деятельности включаются вопросы, требующие рассмотрения в представительном органе власти (Нижнетагильской городской Думе).
Содержание деятельности, представляемое в Разделе 3 годового плана "Организационно-управленческие мероприятия", должно полностью корреспондироваться с содержанием Разделов 1 и 2, т.е. в данном разделе представляются конкретные мероприятия, проекты, призванные решать четко определенные цели и задачи деятельности подразделения.
Собственно "содержание деятельности" должно быть выражено действием, т.е., если предполагается "проведение" или "организация" какого-либо мероприятия, то необходимо точно определить, что будет сделано, например: "провести спартакиаду среди учебных заведений"; "организовать проведение" (в том случае, если данное мероприятие проводится во взаимодействии с другими структурными подразделениями под общим руководством данного структурного подразделения), "обеспечить проведение" (в том случае, если роль структурного подразделения в проведении данного мероприятия - организационно-техническая подготовка).
Планируемый результат решения задач должен носить конкретный характер, необходимо избегать формулировок "увеличение числа работников...", "снижение числа нарушений..." и др., представляя данные тенденции в каких-либо количественных или цифровых показателях, тем самым, обозначив требуемую динамику процесса планируемой деятельности.
В Разделе 4 планируется деятельность структурного подразделения по исполнению правовых актов Свердловской области и Главы города Нижний Тагил (постановления, распоряжения), включающая:
- подготовку и проведение оперативных совещаний;
- подготовку отчетной информации;
- сбор информации;
- проведение проверок и др.
Раздел 5 посвящен информационно-аналитической деятельности структурных подразделений. В содержании данного раздела должна найти отражение работа по формированию информационных банков данных, анализу деятельности подразделений в виде отчетов, аналитических справок, экспертных заключений.
В Разделе 6 планируется работа с кадрами и работа, направленная на повышение уровня квалификации кадров. При подготовке раздела необходимо учитывать, что данная деятельность должна содержать соответствующие мероприятия, направленные на совершенствование кадровой структуры и уровня профессиональной подготовки как работников собственно структурного подразделения, так и с кадрового состава подведомственных учреждений.
ПЛАН ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА КВАРТАЛ
Квартальный план содержит мероприятия, направленные на реализацию в данном временном периоде задач подразделения, определенных планом деятельности на год. Представленная в Приложении N 2 структура плана предполагает разработку полного комплекса мероприятий подразделения в рамках исполнения конкретной задачи в течение квартала. В первую очередь в плане деятельности прописывается задача (определенная годовым планом для реализации в течение планируемого квартала), затем определяется перечень вопросов, предлагаемых для рассмотрения Главой города в рамках решения обозначенной задачи (проекты правовых актов Главы города, вопросы для рассмотрения на коллегии при Главе города, на совещаниях с участием Главы города, вопросы, выносимые на рассмотрение в представительном органе (Нижнетагильской городской Думы). Далее перечисляются общие мероприятия, запланированные структурным подразделением в рамках выполнения данной задачи: совещания, заседания разного рода комиссий, деятельность которых обеспечивается структурным подразделением, заседания отраслевых или городских оргкомитетов, семинары (в том числе и учебно-методические), проверки, обследования и др., мероприятия, направленные на работу с кадрами.
В следующем пункте обозначаются мероприятия, подготовка и проведение которых силами подведомственных учреждений обеспечивается структурным подразделением администрации города (определение состава участников, ресурсное обеспечение, координация деятельности учреждений и организаций и т.п.). Также, в данном пункте прописываются мероприятия, в подготовке и проведении которых структурное подразделение выступает в качестве одного из участников.
Для каждой задачи представляется планируемый результат ее решения в данный временной период. Результат должен носить конкретный характер, выраженный в каких-либо количественных или цифровых показателях, тем самым, обозначая требуемую динамику процесса планируемой деятельности.
Кроме того, в квартальном плане могут быть отражены те задачи деятельности подразделения, необходимость реализации которых выявилась в течение планируемого временного периода (т.е. задачи, либо обозначенные в ходе годовых отчетов структурных подразделений Главой города, либо при возникновении каких - либо новаций в законодательстве и др.).
ПЛАН РАБОТЫ НА НЕДЕЛЮ
План работы на неделю включает перечень основных мероприятий администрации МО "Город Нижний Тагил" (структурного подразделения) на неделю с указанием дня недели, времени, места проведения мероприятия и ответственного за выполнение.
УТВЕРЖДЕНИЕ ПЛАНОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
План деятельности администрации муниципального образования "Город Нижний Тагил" визирует начальник управления по обеспечению деятельности Главы города. Годовой и квартальный планы деятельности администрации муниципального образования "Город Нижний Тагил" утверждается постановлением Главы города.
План деятельности структурного подразделения подписывает руководитель структурного подразделения, утверждает заместитель Главы города, курирующий данное структурное подразделение. При отсутствии у структурного подразделения курирующего заместителя Главы города, план работы утверждается Главой города Нижний Тагил.
ОТЧЕТ О ВЫПОЛНЕНИИ СТРУКТУРНЫМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕМ
ГОДОВОГО И КВАРТАЛЬНОГО ПЛАНА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Годовой отчет содержит три раздела:
- в первом разделе представляется анализ состояния отрасли, фиксируются тенденции развития, выявляется динамика процессов (как положительная, так и отрицательная), анализируется степень и механизмы управленческого воздействия структурного подразделения на субъекты системы, отрасль, т.е. необходимо показать, как "изменилась" ситуация в отрасли (системе) за год, какими количественными (при имеющейся возможности) показателями это подтверждается, какие результаты развития отрасли (системы) достигнуты;
- во втором разделе отчета представляется развернутая характеристика деятельности подразделения за истекший год по реализации определенных годовым планом целей и задач. Указываются конкретные результаты деятельности, отмечается, в какой степени они соответствуют запланированным параметрам; выявляются проблемы и противоречия;
- в третьем разделе определяются задачи деятельности структурного подразделения на предстоящий период (год), сформированные на основе анализа деятельности подразделения, представленного выше.
Квартальный отчет должен содержать информацию о выполнении либо о причинах невыполнения, переносе срока мероприятий, запланированных к исполнению в отчетном квартале. Кроме того, представляется результат решения каждой из задач деятельности подразделения, определенных планом на данный период, и фиксируется, в какой степени были достигнуты параметры, определенные квартальным планом (в структуре квартального плана в графе "Планируемый результат решения задачи").
Отчет о выполнении плана деятельности структурного подразделения подписывает руководитель структурного подразделения, утверждает заместитель Главы города, курирующий данное структурное подразделение. При отсутствии у структурного подразделения курирующего заместителя Главы города, отчет утверждается Главой города Нижний Тагил.