Приложение к Постановлению от 13.06.2012 г № 1138 Административный регламент
Административный регламент предоставления архивным отделом администрации полевского городского округа муниципальной услуги по организации выдачи копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей I. общие положения
1.Административный регламент предоставления архивным отделом Администрации Полевского городского округа муниципальной услуги по организации выдачи копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) архивного отдела Администрации Полевского городского округа (далее - архивный отдел), а также порядок взаимодействия архивного отдела с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее - органы и организации) при предоставлении муниципальной услуги.
2.Предметом регулирования Регламента являются:
1) регулирование отношений между архивным отделом и заявителем, обратившимся за предоставлением муниципальной услуги;
2) определение сроков и последовательности действий (административных процедур) архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги;
3) организация работы специалистов архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги;
4) определение условий предоставления архивным отделом муниципальной услуги;
5) о должностных лиц архивного отдела за несоблюдение и нарушение положений настоящего Регламента.
3.Заявителями при предоставлении муниципальной услуги являются:
1) физические лица - граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства;
2) органы государственной власти, органы местного самоуправления, должностные лица, действующие в рамках компетенции, установленной актами, определяющими их статус от имени Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований;
3) организации и общественные объединения;
4) юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.
4.Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги.
Информация о месте нахождения и графике работы архивного отдела.
Информация и консультации по предоставлению муниципальной услуги могут быть получены путем обращения в архивный отдел.
Архивный отдел расположен по адресу: 623391, Свердловская область, город Полевской, улица Бажова, дом N 10, кабинет N 114 (приемная).
Почтовый адрес архивного отдела: 623388, Свердловская область, город Полевской, улица Свердлова, дом N 19 (Администрация Полевского городского округа).
Электронный адрес: archivePGO@mail.ru.
5.Способы получения информации о месте нахождения и графике работы архивного отдела:
при личном обращении или по телефону;
в письменном виде путем направления соответствующего запроса;
посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)) в сети Интернет;
посредством государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Свердловской области" (далее - портал государственных и муниципальных услуг Свердловской области) в сети Интернет;
через страницу архивного отдела на официальном сайте Администрации Полевского городского округа в сети Интернет;
через электронную почту.
6.Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления муниципальной услуги, сведений о ходе предоставления муниципальной услуги.
Консультации (справки) по вопросам предоставления муниципальной услуги проводят специалисты архивного отдела:
при личном обращении или по телефону;
в письменном виде при поступлении соответствующих запросов;
через электронную почту.
При обращении за информацией или консультацией в письменной форме ответ дается в течение 30 дней со дня регистрации обращения в архивном отделе.
При обращении за информацией или консультацией в электронной форме ответ дается в течение 10 дней со дня поступления обращения в архивный отдел.
Максимальное время ожидания заявителя в очереди для получения консультации при личном обращении не должно превышать 15 минут.
Время разговора в порядке консультирования по телефону ограничивается 10 минутами.
Получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, сведения о ходе предоставления муниципальной услуги можно посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), Портала государственных и муниципальных услуг Свердловской области в сети Интернет.
7.Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги, сведений о ходе предоставления муниципальной услуги, дается специалистами архивного отдела бесплатно как в устной, так и в письменной форме по следующим вопросам:
принятие решений по конкретному обращению заявителя;
перечень нормативных правовых актов по вопросам предоставления муниципальной услуги (название, дата и номер принятия нормативного правового акта);
перечень сведений, предоставляемых архивным отделом по запросу заявителя;
перечень документов необходимых для предоставления архивным отделом муниципальной услуги;
соответствие представленного заявителем запроса требованиям действующего законодательства;
процедура предоставления муниципальной услуги;
порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги;
перечень справочных материалов по вопросам предоставления муниципальной услуги, размещенных на странице архивного отдела на официальном сайте Администрации Полевского городского округа в сети Интернет.
8.На информационных стендах в архивном отделе, на странице архивного отдела на официальном сайте Администрации Полевского городского округа в сети Интернет, на Портале государственных и муниципальных услуг Свердловской области в сети Интернет размещаются следующие информационные материалы:
местонахождение, график (режим) работы, номера телефонов, адреса Интернет-сайта и электронной почты архивного отдела;
настоящий Регламент;
блок-схема административных процедур;
нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги;
график приема посетителей;
требования к заявлениям о предоставлении муниципальной услуги (приложение N 2 к Регламенту);
рекомендации по самостоятельному поиску информации.
При изменении информации о предоставлении муниципальной услуги специалисты архивного отдела в течение 5 дней осуществляют ее обновление на информационных стендах в архивном отделе, на странице архивного отдела на официальном сайте Администрации Полевского городского округа в сети Интернет. Специалисты архивного отдела предоставляют указанную информацию в отдел по экономике Администрации Полевского городского округа для размещения на Портале государственных и муниципальных услуг Свердловской области в сети Интернет.
II.Стандарт предоставления муниципальной услуги
9.Наименование муниципальной услуги - организация выдачи копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей.
10.Муниципальную услугу предоставляет архивный отдел.
Иные органы государственной власти, органы местного самоуправления, а также организации, в предоставлении муниципальной услуги не участвуют.
Архивный отдел не вправе требовать от заявителей осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, организации.
11.Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное, в том числе электронное, обращение (запрос) в архивный отдел.
12.Результатом предоставления муниципальной услуги является:
архивные выписки;
архивные копии;
ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;
рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации.
13.Срок предоставления муниципальной услуги.
Максимальное время ожидания получателя муниципальной услуги в очереди при подаче документов, указанных в пунктах 15 - 16 настоящего Регламента, не должно превышать 15 минут. Максимальное время приема специалистом документов не должно превышать 15 минут.
Правом на внеочередной личный прием в архивном отделе в дни и часы, установленные для приема граждан, обладают:
ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий;
инвалиды I и II групп и их законные представители (один из родителей, усыновителей, опекун или попечитель);
беременные женщины.
Консультирование заявителей осуществляется в день обращения.
Срок исполнения запроса в архивном отделе не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения заведующего архивным отделом этот срок может быть, при необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя.
Запросы и обращения органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти Свердловской области о предоставлении информации рассматриваются заведующим архивным отделом в день поступления.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
Поступившее обращение заявителя в архивный отдел подлежит обязательной регистрации в день его поступления.
При поступлении в архивный отдел запросов пользователей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, архивный отдел в 7-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
Письменная жалоба, поступившая в Администрацию Полевского городского округа, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы. В исключительных случаях руководитель аппарата Администрации ПГО вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.
14.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с правовыми актами:
1) Конституцией Российской Федерации;
2) Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
3) Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
4) Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";
5) Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных";
6) Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
7) Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";
8) Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 года N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг";
9) Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";
10) Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
11) Законом Свердловской области от 25 марта 2005 года N 5-ОЗ "Об архивном деле в Свердловской области";
12) Законом Свердловской области от 19 ноября 2008 года N 104-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области";
13) Решением Думы Полевского городского округа четвертого созыва от 09.12.2010 N 257 "Об утверждении Положения об Администрации Полевского городского округа в новой редакции";
14) Постановлением Главы Полевского городского округа от 15.12.2011 N 3226 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения муниципальных функций, предоставления муниципальных услуг";
15) Распоряжением Главы Полевского городского округа от 18.09.2009 N 91-р "Об утверждении Положения об архивном отделе Администрации Полевского городского округа, должностных инструкций сотрудников архивного отдела".
15.Для предоставления муниципальной услуги в письменной (электронной) форме, заявитель по почте (электронной почте) направляет письменное обращение, содержащее следующие сведения:
1) наименование юридического лица (для граждан - фамилия, имя, отчество);
2) адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме;
3) интересующие пользователя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
4) форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка; архивные копии);
5) личная подпись гражданина или подпись должностного лица;
6) дата отправления.
К заявлению заявителем должны быть приложены копии документов (правоустанавливающих документов, свидетельств и др.).
Запрещается требовать от заявителя представлять документы и информацию, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги, иных государственных и муниципальных органов и организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами.
Данный перечень является исчерпывающим и не предполагает межведомственного информационного взаимодействия.
16.Документы, предоставляемые заявителями для получения информации ограниченного доступа:
1) письменное разрешение гражданина, а после его смерти письменное разрешение наследников данного гражданина, в случае, если запрашиваемая информация содержит сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности (для третьих лиц);
2) письменное разрешение собственника (владельца) архивных документов, в случае, если собственник или владелец архивных документов, определил условия по их использованию.
17.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
основания для отказа в приеме запросов заявителей на предоставление муниципальной услуги отсутствуют.
18.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
1) если в письменном обращении не указаны фамилия, имя, отчество заявителя, направившего обращение, почтовый или электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается;
2) если в запросе пользователя отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;
3) при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;
4) если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению);
5) если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, заведующий архивным отделом вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в архивный отдел, или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение;
6) если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;
7) если в архиве отсутствуют документы по запрашиваемой тематике;
8) если архивные документы находятся в неудовлетворительном физическом состоянии и не имеют копий фонда пользования;
9) если у заявителя отсутствуют документально подтвержденные права на получение доступа к документам, содержащим персональные данные.
19.Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги в соответствии с настоящим Регламентом осуществляется на бесплатной основе.
Осуществляются следующие виды услуг по организации выдачи копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей:
предоставление пользователям архивных выписок или копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей;
выдача дубликата или переоформление архивной выписки или копии архивных документов, взамен утраченной или поврежденной по вине заявителя;
оформление нескольких экземпляров архивной выписки или копии архивных документов по просьбе заявителя.
20.Здание, где располагается архивный отдел, должно быть оборудовано информационными табличками, предназначенными для доведения до сведения заявителей следующей информации:
наименование архивного отдела;
график приема посетителей.
Фасад здания должен быть оборудован осветительными приборами, позволяющими ознакомиться с информационными табличками, которые должны размещаться рядом с входом либо на двери входа так, чтобы их хорошо видели заявители.
Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на нижних этажах здания.
Прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях. Помещения должны быть снабжены информационными табличками с указанием:
1) номера кабинета;
2) времени работы с посетителями;
3) времени перерыва на обед, технического перерыва.
Таблички должны быть четкими, заметными и понятными для посетителей.
Рабочее место специалистов в служебных кабинетах, осуществляющих прием представителей заявителей, оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, позволяющим получать справочную информацию и информацию по правовым вопросам общего характера, а также множительной техникой.
В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах должностным лицом ведется прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.
Сотрудники, осуществляющие прием и информирование заявителей, обеспечиваются личными идентификационными карточками.
Под зал ожидания отводится помещение, площадь которого определяется в зависимости от количества посетителей. Зал ожидания оборудуется посадочными местами, информационными стендами. Места для заполнения необходимых документов оборудуются стульями (креслами), столами и обеспечиваются бланками заявлений, письменными принадлежностями.
Места предоставления муниципальной услуги оборудуются охранно-пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.
21.Доступность муниципальной услуги определяется наличием:
актуальной информации о порядке предоставления муниципальной услуги на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций), Портале государственных и муниципальных услуг Свердловской области в сети Интернет, на официальном сайте Администрации Полевского городского округа, на странице архивного отдела;
справочного телефона архивного отдела;
возможности обратиться лично посредством направления заявления по почте и/или электронной почте;
информационных стендов в здании архивного отдела;
соблюдения сроков рассмотрения запросов;
полнота и качество ответа на запрос.
22.Параметрами полноты и качества предоставления муниципальной услуги являются:
прием и регистрация запроса о предоставлении муниципальной услуги в день его поступления;
получение заявителем полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления муниципальной услуги, в том числе в электронной форме;
своевременное, достоверное и полное информирование заявителя о ходе рассмотрения его запроса о предоставлении муниципальной услуги;
соблюдение порядка проведения административных процедур специалистами архивного отдела;
получение заявителем муниципальной услуги своевременно и в соответствии со стандартом предоставления муниципальной услуги;
получение муниципальной услуги в электронной форме, если это не запрещено законом, а также в иных формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по выбору заявителя;
досудебное (внесудебное) рассмотрение жалоб (претензий) в процессе получения муниципальной услуги;
возможность доступа заявителей к сведениям о муниципальной услуге, подачи документов, необходимых для получения муниципальной услуги, получения сведений о ходе предоставления муниципальной услуги, получения результатов предоставления муниципальной услуги, посредством использования Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), Портала государственных и муниципальных услуг Свердловской области в сети Интернет;
профессиональная подготовка специалистов, предоставляющих муниципальную услугу;
высокая культура обслуживания заявителей.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
23.Юридическим фактом, послужившим основанием для начала действия по предоставлению муниципальной услуги, является обращение (запрос) юридического или физического лица в архивный отдел в целях получения архивной информации.
24.Ответственность за предоставление муниципальной услуги несут специалисты архивного отдела, которые в соответствии с должностным регламентом (должностной инструкцией) отвечают за использование архивных документов.
25.Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов юридических и физических лиц включает в себя следующие административные процедуры архивного отдела:
1) прием заявителей;
2) консультирование о получении муниципальной услуги, в том числе о наличии документации, необходимой заявителю;
3) регистрация обращения (запроса) заявителя;
4) анализ тематики обращения (запроса) заявителя;
5) при необходимости, направление обращения (запроса) заявителя на исполнение в организацию, где хранятся необходимые архивные документы, для ответа в адрес заявителя;
6) поиск архивных документов, необходимых для исполнения обращений (запросов);
7) подготовка ответа заявителю;
8) оформление архивных выписок, архивных копий, в том числе в электронной форме.
Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов юридических и физических лиц, осуществляется в соответствии с блок-схемой (приложение N 3 к Регламенту).
26.Специалист, в должностные обязанности которого входит прием и регистрация заявлений, устанавливает предмет обращения, личность заявителя, в том числе проверяет наличие всех необходимых документов в соответствии с перечнем, установленным пунктом 15 - 17 настоящего Регламента.
27.При исполнении запроса по документам архива заявителю предлагается заполнить заявление по установленной форме. При приеме заявлений проверяются полнота, правильность и четкость изложения сведений.
28.Продолжительность приема одного (каждого) гражданина не превышает 20 минут.
29.Заявитель обращается лично, по телефону или электронной почте в архивный отдел для получения консультаций о правилах предоставления муниципальной услуги.
30.Специалисты архивного отдела осуществляют консультирование заявителя, в том числе о наличии документации, необходимой заявителю.
31.При личном обращении заявителя консультация осуществляется в день обращения. При письменном обращении заявителя консультирование осуществляется в течение 3 дней.
32.Поступившие в архивный отдел письменные заявления (запросы) анализируются и регистрируются в день их поступления в установленном порядке и направляются на исполнение по принадлежности или в другие организации, имеющие на хранении архивные документы, необходимые для исполнения запросов.
33.В случае отсутствия в запросе достаточных или нечетко, неправильно сформулированных данных архивный отдел информирует об этом заявителя и предлагает уточнить или дополнить обращение (запрос).
34.В случае, если обращение (запрос) требует исполнения несколькими организациями, архивный отдел направляет им копии запроса с указанием о необходимости направления ответа в адрес заявителя и информирует об этом заявителя.
35.Запросы, поступившие в архивный отдел, анализируются заведующим архивным отделом.
В ходе анализа запроса определяется:
1) правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений;
2) степень полноты информации, содержащейся в запросе;
3) местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса);
4) наличие соответствующих архивных фондов и документов;
5) наличие оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
36.При отсутствии у заявителя права на получение муниципальной услуги дается мотивированный отказ заявителю в ее получении и разъясняются его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
37.Поступившие в архивный отдел запросы в ходе личного приема граждан, по почте/электронной почте распечатываются на бумажный носитель, регистрируются с использованием автоматизированного программного комплекса, обеспечивающего создание информационного массива о составе и содержании запросов физических и юридических лиц, в день их приема. Каждый вопрос, имеющийся в запросе, регистрируется как самостоятельное обращение.
38.Результат процедуры регистрации обращения: зарегистрированное заявление.
39.Исполнение запросов осуществляется по научно-справочному аппарату и по документам, находящимся на хранении в архивном отделе.
40.Порядок исполнения запросов в архивном отделе осуществляется в строгом соответствии с пунктами 5.8 - 5.10 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19.
41.Архивный отдел по итогам выявления запрашиваемых документов, при наличии у заявителя правоустанавливающего документа, готовит информационные материалы (архивные выписки, архивные копии) либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес заявителя по почте и/или по электронной почте.
Запросы, поступившие в архивный отдел, не требующие уточнений, запрашиваемой информации, регистрируются и исполняются в день приема заявителя (поступления запроса).
42.В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью заведующего архивным отделом и печатью архивного отдела.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются.
Архивная копия, архивная выписка заверяются подписью заведующего архивным отделом и печатью архивного отдела.
При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, в течение 5 дней составляется отрицательный ответ на бланке архивного отдела. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать запрашиваемый документ. При необходимости, ответ заверяется печатью архивного отдела.
Архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной копии и архивной выписки расписывается на заявлении, указывая дату их получения; архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации;
43.При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архивный отдел по почте и/или по электронной почте извещает заявителя о промежуточных результатах работы.
44.Запросы исполняются архивным отделом безвозмездно. Срок исполнения не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения заведующего архивным отделом этот срок может быть, при необходимости, продлен, на срок не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом пользователя.
45.Архивная выписка, архивная копия, информационные письма и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами и/или по электронной почте в форме электронного образа документа.
46.Архивные выписки, архивные копии, информационные письма при личном обращении заявителя в архивный отдел могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - при предоставлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
47.Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, имеющие необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.
48.Запросы и обращения органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти Свердловской области о предоставлении информации рассматриваются заведующим архивным отделом в день поступления.
49.Рассмотрение запроса (заявления) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.
50.В случае необходимости архивный отдел может запрашивать у организаций копии ответов о результатах рассмотрения запроса заявителя.
51.Муниципальная услуга считается предоставленной в случае получения заявителем запрашиваемой информации или мотивированного ответа об отсутствии архивной информации.
IV.Формы контроля за исполнением Административного регламента
52.Контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами, по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений специалистами архивного отдела осуществляется заведующим архивным отделом, руководителем аппарата Администрации Полевского городского округа.
53.Заведующий архивным отделом несет персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка предоставления муниципальной услуги. Ответственность за осуществление административных процедур и принятые решения несут специалисты архивного отдела, участвующие в предоставлении муниципальной услуги.
Ответственность соответствующих должностных лиц закрепляется в должностных регламентах (инструкциях) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
54.Архивный отдел осуществляет контроль за предоставлением муниципальной услуги в соответствии с действующим законодательством.
55.Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, осуществляется путем проведения заведующим архивным отделом, руководителем аппарата Администрации Полевского городского округа проверок соблюдения специалистами архивного отдела положений настоящего Регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Свердловской области.
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных настоящим Регламентом, также осуществляется в форме постоянного мониторинга соблюдения специалистами архивного отдела настоящего Регламента и нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги.
56.Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.
57.Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя. Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги, проверка может быть поручена специалисту архивного отдела, либо сформированной рабочей группе, в состав которой включаются специалисты архивного отдела. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
58.По результатам проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с действующим законодательством.
V.Порядок обжалования решений и действий
(БЕЗДЕЙСТВИЯ) АРХИВНОГО ОТДЕЛА, ПРЕДОСТАВЛЯЮЩЕГО
МУНИЦИПАЛЬНУЮ УСЛУГУ
59.Решения и действия (бездействие) архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, предусмотренную настоящим Регламентом, могут быть обжалованы заявителем в досудебном (внесудебном) порядке либо в судебном порядке.
60.Жалоба на решения, действия (бездействие) архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, подается в письменной форме руководителю аппарата Администрации Полевского городского округа (Главе Полевского городского округа) (далее - уполномоченные должностные лица), в том числе при личном приеме заявителя или в электронном виде.
61.Жалоба должна содержать:
1) наименование органа местного самоуправления (куда подается жалоба), наименование архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, решения и действия (бездействие) которого обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица, либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица архивного отдела;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу.
Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
62.В случае, если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:
1) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);
2) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);
3) копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.
63.Прием жалоб в письменной форме осуществляется специалистами сектора по работе с обращениями граждан контрольно-организационного отдела Администрации Полевского городского округа (кабинет N 7, улица Свердлова, 19, город Полевской).
Прием жалоб осуществляется в то же время, что и предоставление муниципальной услуги.
Жалоба в письменной форме может быть также направлена по почте.
В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий личность, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
64.В электронном виде жалоба на решения, действия (бездействие) может быть подана заявителем посредством официального сайта Администрации Полевского городского округа, в сети "Интернет" (http://polevsk.midural.ru).
65.При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 62 настоящего раздела, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.
66.Жалоба рассматривается уполномоченными должностными лицами на рассмотрение жалоб.
67.В случае, если жалоба подана заявителем в Администрацию Полевского городского округа, в компетенцию которого не входит принятие решения по жалобе в соответствии с требованиями пункта 66 настоящего раздела, в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации Администрация Полевского городского округа направляет жалобу в уполномоченный на ее рассмотрение орган местного самоуправления или учреждение и в письменной форме информирует заявителя о перенаправлении жалобы за исключением случаев, указанных в подпункте 2 пункта 78, пункте 79 настоящего раздела.
При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в уполномоченном на ее рассмотрение органе местного самоуправления либо учреждении.
68.Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушения срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушения срока предоставления муниципальной услуги;
3) требования представления заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Свердловской области, органов местного самоуправления и настоящим Регламентом;
4) отказа в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, Свердловской области, органов местного самоуправления и настоящим Регламентом;
5) отказа в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Российской Федерации, Свердловской области, органов местного самоуправления и настоящим Регламентом;
6) требования внесения заявителем при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, Свердловской области, органов местного самоуправления и настоящим Регламентом;
7) отказа архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.
69.В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения, предусмотренного статьей 5.63 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, или признаков состава преступления уполномоченное должностное лицо незамедлительно направляет соответствующие материалы в органы прокуратуры.
70.Жалоба, поступившая в Администрацию Полевского городского округа, подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, если более короткие сроки рассмотрения жалобы не установлены уполномоченным должностным лицом на ее рассмотрение.
71.В случае обжалования отказа архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
72.По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" уполномоченное должностное лицо принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении. Указанное решение принимается в форме акта.
73.При удовлетворении жалобы уполномоченное должностное лицо принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче заявителю результата муниципальной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
74.Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.
75.В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:
1) наименование органа местного самоуправления, рассмотревшего жалобу;
2) номер, дата, место принятия решения, включая сведения об архивном отделе, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;
3) фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя;
4) основания для принятия решения по жалобе;
5) принятое по жалобе решение;
6) в случае, если жалоба признана обоснованной, то указываются сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги;
7) сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.
76.Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным должностным лицом на рассмотрение жалобы.
77.По желанию заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа.
78.Уполномоченное должностное лицо отказывает в удовлетворении жалобы в случаях:
1) наличия вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;
2) подачи жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
3) наличия решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего раздела в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.
79.Уполномоченное должностное лицо вправе оставить жалобу без ответа в случаях:
1) наличия в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица архивного отдела, а также членов его семьи;
2) отсутствия возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес заявителя, указанные в жалобе.