Приложение к Постановлению от 15.06.2012 г № 1148 Административный регламент
Административный регламент предоставления архивным отделом администрации полевского городского округа муниципальной услуги по организации исполнения запросов Российских граждан, связанных с их социальной защитой, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации I. общие положения
1.Административный регламент предоставления архивным отделом Администрации Полевского городского округа муниципальной услуги по организации исполнения запросов российских граждан, связанных с их социальной защитой, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества предоставления муниципальной услуги по организации исполнения запросов российских граждан, связанных с их социальной защитой, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации (далее - муниципальная услуга) и определяет сроки и последовательность действий, а также порядок взаимодействия с органами государственной власти Свердловской области, иными органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями при осуществлении полномочий архивного отдела Администрации Полевского городского округа (далее - архивный отдел) по предоставлению муниципальной услуги.
2.Предметом регулирования Регламента являются:
1) регулирование отношений между архивным отделом и заявителем, обратившимся за предоставлением муниципальной услуги;
2) определение сроков и последовательности действий (административных процедур) архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги;
3) организация работы специалистов архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги;
4) определение условий предоставления архивным отделом муниципальной услуги;
5) ответственность должностных лиц архивного отдела за несоблюдение и нарушение положений настоящего Регламента.
3.Заявителями при предоставлении муниципальной услуги являются:
1) физические лица - граждане Российской Федерации;
2) органы государственной власти, органы местного самоуправления, должностные лица, действующие в рамках компетенции, установленной актами, определяющими их статус от имени Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований;
3) юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.
4.Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги.
Информация о месте нахождения и графике работы архивного отдела.
Информация и консультации по предоставлению муниципальной услуги могут быть получены путем обращения в архивный отдел.
Архивный отдел расположен по адресу: 623391, Свердловская область, город Полевской, улица Бажова, дом N 10, кабинет N 114 (приемная).
Почтовый адрес архивного отдела: 623388, Свердловская область, город Полевской, улица Свердлова, дом N 19 (Администрация Полевского городского округа).
Электронный адрес: archivePGO@mail.ru.
Телефон: (34350) 2-10-43.
Факс: (34350) 2-10-43.
Официальный сайт в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть Интернет): http://polevsk.midural.ru/ (официальный сайт Администрации Полевского городского округа).
Телефон справочной службы: (34350) 2-10-43.
График приема заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги в архивном отделе приводится в приложении N 1 к Регламенту.
Сведения о месте нахождения архивного отдела, графике работы, справочные телефоны размещаются на официальном сайте Администрации Полевского городского округа (страница архивного отдела http://polevsk.midural.ru/article/show/id/194) в сети Интернет и на информационных стендах архивного отдела.
5.Способы получения информации о месте нахождения и графике работы архивного отдела:
при личном обращении или по телефону;
в письменном виде путем направления соответствующего запроса;
посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)) в сети Интернет;
посредством государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Свердловской области" (далее - портал государственных и муниципальных услуг Свердловской области) в сети Интернет;
через страницу архивного отдела на официальном сайте Администрации Полевского городского округа в сети Интернет;
через электронную почту.
6.Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления муниципальной услуги, сведений о ходе предоставления муниципальной услуги.
Консультации (справки) по вопросам предоставления муниципальной услуги проводят специалисты архивного отдела:
при личном обращении или по телефону;
в письменном виде при поступлении соответствующих запросов;
через электронную почту.
При обращении за информацией или консультацией в письменной форме, ответ дается в течение 30 дней со дня регистрации обращения в архивном отделе.
При обращении за информацией или консультацией в электронной форме, ответ дается в течение 10 дней со дня поступления обращения в архивный отдел.
Максимальное время ожидания заявителя в очереди для получения консультации при личном обращении не должно превышать 20 минут.
Время разговора в порядке консультирования по телефону ограничивается 10 минутами.
Получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, сведения о ходе предоставления муниципальной услуги можно посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), Портала государственных и муниципальных услуг Свердловской области в сети Интернет.
7.Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги, сведений о ходе предоставления муниципальной услуги, дается специалистами архивного отдела бесплатно как в устной, так и в письменной форме по следующим вопросам:
принятие решений по конкретному обращению заявителя;
перечень нормативных правовых актов по вопросам предоставления муниципальной услуги (название, дата и номер принятия нормативного правового акта);
перечень сведений, предоставляемых архивным отделом по запросу заявителя;
перечень документов необходимых для предоставления архивным отделом муниципальной услуги;
соответствие представленного заявителем запроса требованиям действующего законодательства;
процедура предоставления муниципальной услуги;
порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги;
перечень справочных материалов по вопросам предоставления муниципальной услуги, размещенных на странице архивного отдела на официальном сайте Администрации Полевского городского округа в сети Интернет.
8.На информационных стендах в архивном отделе, на странице архивного отдела на официальном сайте Администрации Полевского городского округа в сети Интернет, на Портале государственных и муниципальных услуг Свердловской области в сети Интернет размещаются следующие информационные материалы:
местонахождение, график (режим) работы, номера телефонов, адреса Интернет-сайта и электронной почты архивного отдела;
настоящий Регламент;
блок-схема административных процедур;
нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги;
график приема посетителей;
требования к заявлениям о предоставлении муниципальной услуги (приложение N 2 к Регламенту);
рекомендации по самостоятельному поиску информации.
При изменении информации о предоставлении муниципальной услуги специалисты архивного отдела в течение 5 дней осуществляют ее обновление на информационных стендах в архивном отделе, на странице архивного отдела на официальном сайте Администрации Полевского городского округа в сети Интернет. Специалисты архивного отдела предоставляют указанную информацию в отдел по экономике Администрации Полевского городского округа для размещения на Портале государственных и муниципальных услуг Свердловской области в сети Интернет.
II.Стандарт предоставления муниципальной услуги
9.Наименование муниципальной услуги - организация исполнения запросов российских граждан, связанных с их социальной защитой, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.
10.Муниципальную услугу предоставляет архивный отдел.
Иные органы государственной власти, органы местного самоуправления, а также организации, в предоставлении муниципальной услуги не участвуют.
Архивный отдел не вправе требовать от заявителей осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, организации.
11.Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное, в том числе электронное, обращение (запрос) в архивный отдел.
12.Результатом предоставления муниципальной услуги является:
1) информационные письма;
2) архивные справки;
3) архивные выписки;
4) архивные копии;
5) ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;
6) рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;
7) уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.
13.Срок предоставления муниципальной услуги.
Максимальное время ожидания получателем муниципальной услуги в очереди при подаче документов, указанных в пунктах 15 - 17 настоящего Регламента, не должно превышать 20 минут, для получения консультации - 20 минут. Максимальное время приема специалистом документов не должно превышать 20 минут.
Правом на внеочередной личный прием в архивном отделе в дни и часы, установленные для приема граждан, обладают:
ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий;
инвалиды I и II групп и их законные представители (один из родителей, усыновителей, опекун или попечитель);
беременные женщины.
Консультирование заявителей осуществляется в день обращения.
При консультировании по письменным обращениям, в том числе по электронной почте, ответ на обращение направляется в адрес заявителя в течение 3 рабочих дней с момента поступления обращения.
Срок исполнения запроса в архивном отделе не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения заведующего архивным отделом этот срок может быть, при необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя.
Запросы и обращения органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти Свердловской области о предоставлении информации рассматриваются заведующим архивным отделом в день поступления.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
Поступившее обращение заявителя в архивный отдел подлежит обязательной регистрации в день его поступления.
При поступлении в архивный отдел запросов пользователей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, архивный отдел в 7-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
Письменная жалоба, поступившая в Администрацию Полевского городского округа, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы. В исключительных случаях руководитель аппарата Администрации ПГО вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.
14.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с правовыми актами:
1) Конституцией Российской Федерации;
2) Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
3) Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
4) Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";
5) Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных";
6) Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
7) Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";
8) Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 года N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг";
9) Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";
10) Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
11) Законом Свердловской области от 25 марта 2005 года N 5-ОЗ "Об архивном деле в Свердловской области";
12) Законом Свердловской области от 19 ноября 2008 года N 104-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области";
13) Решением Думы Полевского городского округа четвертого созыва от 09.12.2010 N 257 "Об утверждении Положения об Администрации Полевского городского округа в новой редакции";
14) Постановлением Главы Полевского городского округа от 15.12.2011 N 3226 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения муниципальных функций, предоставления муниципальных услуг";
15) Распоряжением Главы Полевского городского округа от 18.09.2009 N 91-р "Об утверждении Положения об архивном отделе Администрации Полевского городского округа, должностных инструкций сотрудников архивного отдела".
15.Для предоставления муниципальной услуги в письменной (электронной) форме, заявитель по почте (электронной почте) направляет письменное обращение, содержащее следующие сведения:
1) наименование юридического лица (для граждан - фамилия, имя, отчество);
2) адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме;
3) интересующие пользователя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
4) форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка; архивные копии);
5) личная подпись гражданина или подпись должностного лица;
6) дата отправления.
К заявлению заявителем должны быть приложены копии документов (трудовой книжки, удостоверения к награде и др.).
Запрещается требовать от заявителя представлять документы и информацию, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги, иных государственных и муниципальных органов и организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами.
Данный перечень является исчерпывающим и не предполагает межведомственного информационного взаимодействия.
16.Документы, предоставляемые заявителями для получения информации ограниченного доступа:
1) письменное разрешение гражданина, а после его смерти письменное разрешение наследников данного гражданина, в случае, если запрашиваемая информация содержит сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности (для третьих лиц);
2) письменное разрешение собственника (владельца) архивных документов, в случае, если собственник или владелец архивных документов, определил условия по их использованию.
17.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
основания для отказа в приеме запросов заявителей на предоставление муниципальной услуги отсутствуют.
18.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
1) если в письменном обращении не указаны фамилия, имя, отчество заявителя, направившего обращение, почтовый или электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается;
2) если в запросе пользователя отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;
3) при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;
4) если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению);
5) если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, заведующий архивным отделом вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в архивный отдел, или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение;
6) если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;
7) если в архиве отсутствуют документы по запрашиваемой тематике;
8) если архивные документы находятся в неудовлетворительном физическом состоянии и не имеют копий фонда пользования;
9) если у заявителя отсутствуют документально подтвержденные права на получение доступа к документам, содержащим персональные данные.
19.Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги в соответствии с настоящим Регламентом осуществляется на бесплатной основе.
Осуществляются следующие виды услуг по организации исполнения запросов российских граждан, связанных с их социальной защитой, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций:
предоставление пользователям архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также для получения льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации;
выдача дубликата или переоформление архивной справки взамен утраченной или поврежденной по вине заявителя;
оформление нескольких экземпляров архивной справки по просьбе заявителя.
20.Здание, где располагается архивный отдел, должно быть оборудовано информационными табличками, предназначенными для доведения до сведения заявителей следующей информации:
наименование архивного отдела;
график приема посетителей.
Фасад здания должен быть оборудован осветительными приборами, позволяющими ознакомиться с информационными табличками, которые должны размещаться рядом с входом либо на двери входа так, чтобы их хорошо видели заявители.
Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на нижних этажах здания.
Прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях. Помещения должны быть снабжены информационными табличками с указанием:
1) номера кабинета;
2) времени работы с посетителями;
3) времени перерыва на обед, технического перерыва.
Таблички должны быть четкими, заметными и понятными для посетителей.
Рабочее место специалистов в служебных кабинетах, осуществляющих прием представителей заявителей, оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, позволяющим получать справочную информацию и информацию по правовым вопросам общего характера, а также множительной техникой.
В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах должностным лицом ведется прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.
Сотрудники, осуществляющие прием и информирование заявителей, обеспечиваются личными идентификационными карточками.
Под зал ожидания отводится помещение, площадь которого определяется в зависимости от количества посетителей. Зал ожидания оборудуется посадочными местами, информационными стендами. Места для заполнения необходимых документов оборудуются стульями (креслами), столами и обеспечиваются бланками заявлений, письменными принадлежностями.
Места предоставления муниципальной услуги оборудуются охранно-пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.
21.Доступность муниципальной услуги определяется наличием:
- актуальной информации о порядке предоставления муниципальной услуги на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций), Портале государственных и муниципальных услуг Свердловской области в сети Интернет, на официальном сайте Администрации Полевского городского округа, на странице архивного отдела;
справочного телефона архивного отдела;
возможности обратиться лично, посредством направления заявления по почте и/или электронной почте;
информационных стендов в здании архивного отдела;
соблюдения сроков рассмотрения запросов;
полнота и качество ответа на запрос.
22.Параметрами полноты и качества предоставления муниципальной услуги являются:
прием и регистрация запроса о предоставлении муниципальной услуги в день его поступления;
получение заявителем полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления муниципальной услуги, в том числе в электронной форме;
своевременное, достоверное и полное информирование заявителя о ходе рассмотрения его запроса о предоставлении муниципальной услуги;
соблюдение порядка проведения административных процедур специалистами архивного отдела;
получение заявителем муниципальной услуги своевременно и в соответствии со стандартом предоставления муниципальной услуги;
получение муниципальной услуги в электронной форме, если это не запрещено законом, а также в иных формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по выбору заявителя;
досудебное (внесудебное) рассмотрение жалоб (претензий) в процессе получения муниципальной услуги;
возможность доступа заявителей к сведениям о муниципальной услуге, подачи документов, необходимых для получения муниципальной услуги, получения сведений о ходе предоставления муниципальной услуги, получения результатов предоставления муниципальной услуги, посредством использования Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), Портала государственных и муниципальных услуг Свердловской области в сети Интернет;
профессиональная подготовка специалистов, предоставляющих муниципальную услугу;
высокая культура обслуживания заявителей.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
23.Юридическим фактом, послужившим основанием для начала действия по предоставлению муниципальной услуги, является обращение (запрос) юридического или физического лица в архивный отдел в целях получения архивной информации.
24.Ответственность за предоставление муниципальной услуги несут специалисты архивного отдела, которые в соответствии с должностным регламентом (должностной инструкцией) отвечают за использование архивных документов.
25.Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов юридических и физических лиц включает в себя следующие административные процедуры архивного отдела:
1) прием заявителей;
2) консультирование о получении муниципальной услуги, в том числе о наличии документации, необходимой заявителю;
3) регистрация обращения (запроса) заявителя;
4) анализ тематики обращения (запроса) заявителя;
5) при необходимости, направление обращения (запроса) заявителя на исполнение в организацию, где хранятся необходимые архивные документы, для ответа в адрес заявителя;
6) поиск архивных документов, необходимых для исполнения обращений (запросов);
7) подготовка ответа заявителю;
8) оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, в том числе в электронной форме.
Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов юридических и физических лиц, осуществляется в соответствии с блок-схемой (приложение N 3 к Регламенту).
26.Специалист, в должностные обязанности которого входит прием и регистрация заявлений, устанавливает предмет обращения, личность заявителя, в том числе проверяет наличие всех необходимых документов в соответствии с перечнем, установленным пунктом 15 - 17 настоящего Регламента.
27.При исполнении запроса по документам архива заявителю предлагается заполнить заявление по установленной форме. При приеме заявлений проверяются полнота, правильность и четкость изложения сведений.
28.Продолжительность приема одного (каждого) гражданина не превышает 20 минут.
29.Заявитель обращается лично, по телефону или электронной почте в архивный отдел для получения консультаций о правилах предоставления муниципальной услуги.
30.Специалисты архивного отдела осуществляют консультирование заявителя, в том числе о наличии документации, необходимой заявителю.
31.При личном обращении заявителя консультация осуществляется в день обращения. При письменном обращении заявителя консультирование осуществляется в течение 3 дней.
32.Поступившие в архивный отдел письменные заявления (запросы) анализируются и регистрируются в день их поступления в установленном порядке и направляются на исполнение по принадлежности или в другие организации, имеющие на хранении архивные документы, необходимые для исполнения запросов.
33.В случае отсутствия в запросе достаточных или нечетко, неправильно сформулированных данных архивный отдел информирует об этом заявителя и предлагает уточнить или дополнить обращение (запрос).
34.В случае, если обращение (запрос) требует исполнения несколькими организациями, архивный отдел направляет им копии запроса с указанием о необходимости направления ответа в адрес заявителя и информирует об этом заявителя.
35.Запросы, поступившие в архивный отдел, анализируются заведующим архивным отделом.
В ходе анализа запроса определяется:
1) правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений;
2) степень полноты информации, содержащейся в запросе;
3) местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса);
4) наличие соответствующих архивных фондов и документов;
5) наличие оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
36.При отсутствии у заявителя права на получение муниципальной услуги дается мотивированный отказ заявителю в ее получении и разъясняются его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
37.Поступившие в архивный отдел запросы в ходе личного приема граждан, по почте/электронной почте распечатываются на бумажный носитель, регистрируются с использованием автоматизированного программного комплекса, обеспечивающего создание информационного массива о составе и содержании запросов физических и юридических лиц, в день их приема. Каждый вопрос, имеющийся в запросе, регистрируется как самостоятельное обращение.
38.Результат процедуры регистрации обращения: зарегистрированное заявление.
39.Исполнение запросов осуществляется по научно-справочному аппарату и по документам, находящимся на хранении в архивном отделе.
40.Порядок исполнения запросов в архивном отделе осуществляется в строгом соответствии с пунктами 5.8 - 5.10 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19.
41.Архивный отдел по итогам выявления запрашиваемых документов готовит информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес заявителя по почте и/или по электронной почте.
42.Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.
Архивные справки оформляются на бланке архивного отдела. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
Архивная справка подписывается заведующим архивным отделом, заверяется печатью архивного отдела, на ней проставляется номер и дата составления.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью заведующего архивным отделом и печатью архивного отдела.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются.
Архивная копия заверяется подписью заведующего архивным отделом и печатью архивного отдела.
43.При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, в течение 30 дней составляется отрицательный ответ на бланке архивного отдела. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. При необходимости, ответ заверяется печатью архивного отдела.
44.При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архивный отдел по почте и/или по электронной почте извещает заявителя о промежуточных результатах работы.
45.Запросы исполняются архивным отделом безвозмездно. Срок исполнения не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения заведующего архивным отделом этот срок может быть, при необходимости, продлен, на срок не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом пользователя.
46.Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационные письма и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами и/или по электронной почте в форме электронного образа документа.
Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационные письма при личном обращении заявителя в архивный отдел могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - при предоставлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
47.Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, имеющие необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
48.Запросы и обращения органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти Свердловской области о предоставлении информации рассматриваются заведующим архивным отделом в день поступления.
49.Рассмотрение запроса (заявления) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.
50.В случае необходимости архивный отдел может запрашивать у организаций копии ответов о результатах рассмотрения запроса заявителя.
51.Муниципальная услуга считается предоставленной в случае получения заявителем запрашиваемой информации или мотивированного ответа об отсутствии архивной информации.
IV.Формы контроля за исполнением Административного регламента
52.Контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами, по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений специалистами архивного отдела осуществляется заведующим архивным отделом, руководителем аппарата Администрации Полевского городского округа.
53.Заведующий архивным отделом несет персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка предоставления муниципальной услуги. Ответственность за осуществление административных процедур и принятые решения несут специалисты архивного отдела, участвующие в предоставлении муниципальной услуги.
Ответственность соответствующих должностных лиц закрепляется в должностных регламентах (инструкциях) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
54.Архивный отдел осуществляет контроль за предоставлением муниципальной услуги в соответствии с действующим законодательством.
55.Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, осуществляется путем проведения заведующим архивным отделом, руководителем аппарата Администрации Полевского городского округа проверок соблюдения специалистами архивного отдела положений настоящего Регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Свердловской области.
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных настоящим Регламентом, также осуществляется в форме постоянного мониторинга соблюдения специалистами архивного отдела настоящего Регламента и нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги.
56.Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.
57.Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя. Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги, проверка может быть поручена специалисту архивного отдела, либо сформированной рабочей группе, в состав которой включаются специалисты архивного отдела. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
58.По результатам проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с действующим законодательством.
V.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
И ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) АРХИВНОГО ОТДЕЛА, ПРЕДОСТАВЛЯЮЩЕГО
МУНИЦИПАЛЬНУЮ УСЛУГУ, А ТАКЖЕ ЕГО ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ
59.Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги, должностных лиц архивного отдела в досудебном и судебном порядке.
60.Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела в Администрации Полевского городского округа.
61.Заявители вправе обратиться в Администрацию Полевского городского округа с жалобой (сообщением) о нарушении своих прав и законных интересов, неправомерных решениях, действиях или бездействии должностных лиц архивного отдела, нарушении положений настоящего Регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики должностными лицами архивного отдела:
лично или письменно в Администрацию Полевского городского округа;
на официальный сайт Администрации Полевского городского округа в сети Интернет и по электронной почте.
62.Основанием для начала процедуры досудебного обжалования действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги, должностных лиц архивного отдела является поступление жалобы в Администрацию Полевского городского округа.
63.Поступившее обращение заявителя с жалобой на действия (бездействие) должностных лиц регистрируются специалистом сектора по работе с обращениями граждан контрольно-организационного отдела Администрации Полевского городского округа в установленном порядке и направляется на рассмотрение руководителю аппарата Администрации Полевского городского округа.
64.Жалоба рассматривается руководителем аппарата Администрации Полевского городского округа.
65.Информация о личном приеме руководителя аппарата Администрации Полевского городского округа размещается на информационных стендах Администрации, а также на официальном сайте Администрации Полевского городского округа в сети Интернет.
66.Руководитель аппарата Администрации Полевского городского округа:
1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу;
2) в соответствии с действующим законодательством запрашивает необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
3) по результатам рассмотрения жалобы организует работу, направленную на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя.
67.Жалоба, направленная физическим лицом, должна соответствовать требованиям, предусмотренным Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", для письменных обращений граждан.
68.Заявитель в жалобе указывает:
наименование организации, в которую гражданин направляет обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;
фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина;
почтовый адрес гражданина, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения;
содержательную сторону обращения, то есть изложение автором обращения сути жалобы;
личную подпись гражданина;
дату написания.
Дополнительно в жалобе заявитель вправе указать должность, фамилию, имя и отчество специалиста, действия (бездействие) или решение которого обжалуется (при наличии информации), иные сведения, которые гражданин считает необходимым сообщить, а также сведения о способе информирования заявителя о принятых мерах по результатам рассмотрения его сообщения.
69.В жалобе, направленной юридическим лицом, должны быть указаны:
в чем заключается нарушение прав, свобод или законных интересов заявителя;
наименование, место нахождения заявителя.
Жалоба, направленная заявителем, должна быть подписана уполномоченным в установленном порядке представителем заявителя.
В жалобе могут быть указаны номера телефонов, факсов, адреса электронной почты заявителя, иные сведения, имеющие значение для рассмотрения жалобы.
70.В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель может приложить к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
71.Все поступившие жалобы рассматриваются в порядке, установленном законодательством, в срок, не превышающий 30 дней с момента регистрации такой жалобы. Срок рассмотрения жалобы может быть продлен в соответствии с требованиями действующего законодательства.
72.Жалобы на действия (бездействие), решения архивного отдела, по которым принято к рассмотрению в судебном порядке заявление о том же предмете, не рассматриваются по существу.
73.Ответ на жалобу не дается в случаях:
1) если в жалобе не указаны заявитель, направивший жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
2) если в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членам его семьи;
Администрация Полевского городского округа при получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом;
3) если текст жалобы не поддается прочтению.
В случае, если текст жалобы не поддается прочтению, архивный отдел в течение семи дней со дня регистрации жалобы сообщает об этом заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
4) если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.
74.Основания для приостановления рассмотрения жалобы отсутствуют.
75.Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, Администрацией Полевского городского округа принимаются меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, и решение о привлечении к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации должностного лица, ответственного за действия (бездействие) и решения, осуществленные (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги и повлекшие за собой поступление жалобы.
76.Если в жалобе содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, жалоба подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
77.По результатам рассмотрения жалобы заявителю направляется мотивированный ответ.
Ответ на жалобу, поступившую в архивный отдел в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в жалобе, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в жалобе.
78.Заявитель вправе обжаловать решение, принятое в ходе рассмотрения жалобы, направив жалобу Главе Полевского городского округа по адресу: улица Свердлова, 19, город Полевской, Свердловская область, 623388, MO_Polevsk@Rambler.ru.