Приложение к Решению от 21.06.2012 г № 40
Приложения к документам могут быть напечатаны с использованием шрифта обычного начертания, кегль (размер) - 12 пунктов через один интервал.
Документ, оформленный на бланке, должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - 15 мм, верхнее - 45 мм, нижнее - 25 мм. При оформлении документов без бланков, как правило, устанавливаются следующие размеры полей: левое - 30 мм, правое - 15 мм, верхнее - 25 мм, нижнее - 25 мм.
Текст документа печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по ширине текстового поля с использованием переносов слов. Переносы в аббревиатурах, представляющих буквенное сокращение не допускается. Дополнительными интервалами отделяются друг от друга различные реквизиты документа, например, текст документа от приложения, подпись от текста или приложения.
Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы. Первая строка абзаца имеет отступ слева 1,27 см.
При печатании текстового интервала не рекомендуется оставлять "висячие строки", разбивать по строкам сокращения типа "т.д.", составные части дат (12.12.2007), инициалы и фамилию. Пробел между инициалами и фамилией не ставится (В.В.Иванов).
Документы подписываются должностными лицами Контрольно-счетной палаты по вопросам, входящим в их компетенцию.
Подписание документа предусматривает: указание полного наименования должности подписывающего лица, его собственноручную подпись и ее расшифровку с инициалами. Если документ подготовлен на бланке, то наименование должности подписывающего лица приводится без указания элементов, имеющихся на бланке.
Реквизит "Подпись" располагается ниже четырех межстрочных интервалов от текста документа. Не допускается отрывать подпись от текста документа и переносить ее на следующий лист. Вместе с подписью на следующий лист документа должны быть перенесены 3 - 4 строки текста.
Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом не разрешается, в том числе путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности подписывающего. Документ должен быть подписан с указанием фактически занимаемой должности и фамилии подписавшего.
Не допускается внесение в подписанные документы исправлений и дополнений. В исключительных случаях внесенные исправления и дополнения должны быть заверены лицом, подписавшим документ.
Документы, подготовленные в Контрольно-счетной палате на подпись председателю, должны быть завизированы исполнителем, ответственным за подготовку документа.
Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости и наименование должности визирующего.
Виза проставляется: на распорядительных документах - на оборотной стороне первого листа первого экземпляра (подлинника); на служебных письмах - на их копиях, остающихся в деле, на лицевой стороне ниже подписи. В случае разногласий при согласовании проекта документа к нему прилагаются замечания или особое мнение тех лиц, с которыми производилось согласование.
Если в процессе согласования в проект вносятся (внесены) существенные изменения, то он подлежит повторному визированию.
К документу объемом более одной страницы, как правило, составляется заголовок, в краткой форме раскрывающий основное содержание документа.
Заголовок документа (за исключением приказа и распоряжения), раздела, главы располагается над текстом, печатается без кавычек, не подчеркивается, выравнивается по центру текстового поля документа и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок приказа и распоряжения печатается от левой границы текстового поля, шириной не более 10 см, выравнивается по левой границе текстового поля. Заголовок статьи печатается с абзацного отступа и выравнивается по левой границе поля.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Переносы в заголовке не допускаются. Текст документа, как правило, от заголовка не отрывается и не переносится на следующий лист.
Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным и аргументированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
На документе должна быть указана дата. Датой документа является дата его подписания. Датой утверждаемых документов является дата их утверждения.
При оформлении ответных документов (писем) следует приводить ссылку на номер и дату поступивших документов (писем), на которые даются ответы.
Дата проставляется цифровым способом в последовательности: число, месяц, год (например: 15.03.2012), либо словесно-цифровым способом (например: 15 марта 2012 года).
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности руководителя, утверждающего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии), даты утверждения. Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает в себя: слово УТВЕРЖДЕН или УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименование утверждающего документа в творительном падеже, дату утверждения и номер.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования. Замечания прилагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер страницы проставляется арабскими цифрами посередине верхнего поля листа (кроме первого) документа без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то они перечисляются ниже текста документа по форме:
Приложение: на ______ л. (листах).
Если названия приложений не приведены в тексте документа, то приложения перечисляются по той же форме, но с указанием их названий.
Если приложения сброшюрованы, то указывается не количество листов, а количество экземпляров, например:
Приложение: брошюра в 2 экз.
В Контрольно-счетной палате устанавливаются следующие виды бланков:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма (приложение N 4.4). Бланк письма Контрольно-счетной палаты приведен в приложении N 4.5.
3.2.РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Распорядительными документами Контрольно-счетной палаты являются:
- распоряжения председателя Контрольно-счетной палаты;
- приказы председателя Контрольно-счетной палаты;
- направления на право проведения контрольного мероприятия;
- представления Контрольно-счетной палаты;
- предписания Контрольно-счетной палаты.
В целях осуществления текущей деятельности Контрольно-счетной палаты председатель Контрольно-счетной палаты дает поручения инспектору Контрольно-счетной палаты. Поручения могут быть даны как в устной форме, так и в письменном виде.
Распорядительные документы оформляются на бланках установленной формы (приложения N 4.6 - 4.8).
Распоряжения председателя Контрольно-счетной палаты - нормативный правовой документ, издаваемый председателем Контрольно-счетной палаты на основе единоначалия преимущественно по оперативным вопросам организационной, производственно-хозяйственной и иной деятельности Контрольно-счетной палаты. Распоряжение обязательно для исполнения всеми работниками Контрольно-счетной палаты.
Подготовка распоряжения осуществляется председателем Контрольно-счетной палаты.
Текст распоряжения состоит, как правило, из двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызвано издание распоряжения. Основную нагрузку в распоряжениях несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В каждом пункте указываются исполнители, предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте распорядительной части распоряжения указывается должностное лицо Контрольно-счетной палаты, на которое возлагается контроль исполнения распоряжения в целом.
Приказ председателя Контрольно-счетной палаты по личному составу и кадрам - регулирует вопросы о приеме на работу, назначении и переводе на другую работу, о предоставлении отпуска и направлении в командировку, о поощрениях и взысканиях, об увольнении или прекращении трудового договора, об изменении условий оплаты труда и других трудовых правоотношений. Приказ председателя Контрольно-счетной палаты по личному составу оформляются всегда отдельно от распоряжений по основной деятельности Контрольно-счетной палаты и большинство из них, как правило, не имеет констатирующей части.
Подготовка приказа осуществляется председателем Контрольно-счетной палаты.
Направление на право проведения контрольного мероприятия - распорядительный документ Контрольно-счетной палаты на право проведения должностным лицом Контрольно-счетной палаты контрольного мероприятия.
Подготовка данного документа производится председателем Контрольно-счетной палаты.
Вопросы подготовки и оформления документов по результатам контрольных и экспертно-аналитических мероприятий определены в разделе 5, 6 Регламента Контрольно-счетной палаты.
Регистрация, учет, рассылка и хранение подлинников распорядительных документов осуществляется председателем Контрольно-счетной палаты.
Регистрация распорядительных документов осуществляется с использованием сквозной нумерации в пределах календарного года по каждому виду документов. Подлинники распорядительных документов хранятся у председателя Контрольно-счетной палаты до сдачи их в муниципальный архив. Копии заверяются: ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", должность, личная подпись и расшифровка подписи лица, заверившего копию, дата. Допускается копию документа заверять печатью.
4.ОТПРАВКА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Работа с отправляемыми документами включает проверку правильности их оформления, регистрацию, учет и отправку.
Отправка корреспонденции осуществляется председателем Контрольно-счетной палаты.
Документы, подготовленные в Контрольно-счетной палате, передаются на отправку в день регистрации. Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Контрольно-счетной палаты, к отправке не принимаются.
Документы на отправку передаются в открытом виде, подписанными и полностью оформленными, с указанием полных и точных адресов, в необходимом количестве экземпляров и со всеми приложениями.
Документы и материалы принимаются на отправку только с сопроводительными письмами.
Документы, направляемые нескольким адресатам, принимаются к отправке со списком рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, а также фамилии, имена, отчества и должности лиц, в чей адрес направляется документ. Список рассылки подписывается должностным лицом Контрольно-счетной палаты, принявшим решение о направлении документа.
Регистрация осуществляется председателем Контрольно-счетной палаты.
Регистрация отправляемых документов ведется с использованием журналов установленной формы (приложение N 4.2).
Дата и номер регистрации проставляются на первом экземпляре отправляемого документа и его копии, остающейся в делах Контрольно-счетной палаты.
Документу, содержащему аналогичный текст и направляемому нескольким адресатам, присваивается один номер регистрации.
Исходящий номер регистрации состоит из порядкового номера отправляемого документа. Регистрация отправляемых документов ведется в пределах календарного года.
Копия зарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющая все необходимые визы, со всеми приложениями хранится в деле Контрольно-счетной палаты.
Документы, оформленные с нарушением настоящего Порядка к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю на дооформление.
При отправке ответных документов в журнал поступающей корреспонденции вносятся сведения об адресате, номер регистрации и дата ответного документа.
В зависимости от содержания, объема и срочности документы отправляются адресату с курьером, почтой, передаются по телеграфу, электронной почте или посредством факсимильной связи.
Номер регистрации отправляемого документа указывается на конверте. Если одному и тому же адресату одновременно посылается несколько документов, то они могут отправляться в одном и том же конверте с указанием номеров регистрации всех вложенных в конверт документов.
Телеграмма, подписанная председателем Контрольно-счетной палаты и отправляемая нескольким адресатам, передается со списком рассылки, содержащим точные адреса названия организаций, в которые она рассылается.
Председателем Контрольно-счетной палаты ведется учет количества отправленной корреспонденции.
5.ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения своевременного рассмотрения и надлежащего решения вопросов, содержащихся в документах и письмах, поступающих в Контрольно-счетную палату.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения с резолюциями: "Для ответа", "Для рассмотрения и ответа", "Для рассмотрения и предложений", "Для предложений" и т.п., а также с резолюциями: "Контроль", "К".
Председатель Контрольно-счетной палаты организует работу по исполнению документов, осуществляет учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения.
Если исполнение документов возложено на несколько исполнителей, то исполнитель, указанный в резолюции первым, осуществляет координацию работы, обобщает предложения других исполнителей и готовит итоговый документ или ответ заявителю. Соисполнители работ по требованию ответственного исполнителя представляют необходимые материалы и в равной мере несут ответственность за своевременность выполнения задания.
Сроки исполнения документов устанавливаются председателем Контрольно-счетной палаты и указываются в текстах резолюций. Срок исполнения документов исчисляется в календарных днях с даты подписания резолюции. Если окончание срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то срок исполнения продлевается до первого рабочего дня, следующего за нерабочим днем. Документы без установленных сроков исполняются в срок не более месяца. Документы с пометкой "СРОЧНО" исполняются в указанный срок или в течение дня.
Продление срока исполнения документа осуществляется руководителем, давшим поручение, на основании информации автору обращения о причинах продления срока исполнения документа (предварительного ответа), но не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа. В противном случае документ считается не исполненным в срок.
Снятие с контроля документа осуществляется на основании копии ответа автору обращения или информации о результатах выполнения поручения.
Если исполнение вопроса не документировалось, то исполнитель ставит на поступившем документе отметку о результатах исполнения вопроса (кем, когда и в какой форме дан ответ, какой подготовлен материал и т.д.).
6.МАШИНОПИСНЫЕ И КОПИРОВАЛЬНЫЕ РАБОТЫ
Печатание документов производится должностными лицами Контрольно-счетной палаты в соответствии с утвержденными образцами форм и правилами оформления документов с использованием программного обеспечения подготовки документов.
Копировальные работы выполняются должностными лицами Контрольно-счетной палаты самостоятельно.
7.СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Номенклатура дел Контрольно-счетной палаты представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Контрольно-счетной палате, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. В номенклатуру дел включаются дела, отражающие все документируемые участки работы Контрольно-счетной палаты, в том числе журналы учета документов.
Номенклатура дел Контрольно-счетной палаты на следующий календарный год разрабатывается до 1 ноября текущего года и подписывается инспектором Контрольно-счетной палаты, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области и затем утверждается председателем Контрольно-счетной палаты (приложение N 4.9).
Названиями разделов номенклатуры дел Контрольно-счетной палаты являются наименования создаваемой документации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.
Если в течение года возникают новые дела, то их названия дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Все изменения и дополнения, вносимые в номенклатуру дел, согласовываются с председателем Контрольно-счетной палаты.
Номенклатура дел Контрольно-счетной палаты в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Графы номенклатуры заполняются следующим образом.
В графе "Индекс дела" проставляется индекс дела, состоящий из индекса, присвоенного в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации и порядкового номера дела по номенклатуре дел в пределах массива документов.
В графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов и наименований организаций. Если заголовок включает в себя термин "документы", то в скобках указываются виды документов: планы, отчеты, записки и т.д.
Графа "Количество дел (томов, частей)" заполняется по окончании календарного года. В графе "Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню" указывается срок хранения дела, который определяется с помощью Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего календарного года.
В графе "Примечание" приводятся дополнительные сведения о делах (о формировании дел, особенностях их заведения и индексирования, месте хранения), которые отражают специфику организации делопроизводства в Контрольно-счетной палате.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме (приложение N 4.10).
8.ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
Исполненные документы должны иметь в соответствии с требованиями настоящего Порядка отметку о помещении в дело с расшифровкой подписи исполнителя, содержащую краткую запись о решении вопроса и дату списания документа в дело. Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
Документы формируются в дела должностными лицами Контрольно-счетной палаты в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре дел;
- все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- документы постоянного и временного сроков хранения формируются в разные дела.
Количество листов в деле не должно превышать 250 при толщине не более 4 см. При наличии нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.
В дело подшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.
Документы внутри дела располагаются по хронологии.
Нормативные и организационно-распорядительные документы и приложения к ним группируются в дела по видам актов и хронологии. Приложения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела.
Личные дела, личные карточки сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.
Дела переписки группируются, как правило, за календарный год и систематизируются по хронологии: документ-ответ помещается за документом запросом.
В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче на архивное хранение дела с документами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху дела, первым.
Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются в одно дело. В случае необходимости документы различных сроков хранения по одному и тому же вопросу могут находиться в одном деле, а после завершения работы над ними переформировываются в дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения.
Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает подшивку, нумерацию листов, составление заверительной надписи по образцу заверительного листа дела, оформление реквизитов обложки. Дела временного (менее 10 лет) срока хранения не подшиваются, документы в них могут храниться в скоросшивателях. Листы в них не нумеруются.
Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 4.11). На обложке дела помещаются следующие реквизиты: название фондообразователя (Контрольно-счетная палата), индекс дела, заголовок, крайние даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения документов. По окончании календарного года в надписи на обложках дел вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложках содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения. На корешке дела указываются индекс дела по номенклатуре дел, год и сроки хранения.
При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.
Даты на обложках должны соответствовать году заведения и окончания дела. Крайними датами являются: начальная дата дела - дата самого раннего документа в деле и конечная дата - дата самого последнего документа. При этом учитываются даты поступивших и отправленных документов (в случае отсутствия - даты регистрации документов). При выведении крайних дат не учитываются даты списания документов в дело, резолюций, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных). При написании крайних дат на обложке дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного (менее 10 лет) срока хранения указывается только год. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).
Надпись на обложке дела производится черными светостойкими чернилами или тушью.
Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу; лист сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом углу. Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.
Каждое дело постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения заканчивается заверительным листом установленной формы (приложение N 4.12).
9.ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
Экспертиза ценности документов проводится для установления практической значимости документов с целью отбора их на хранение и проверки сроков хранения дел.
Экспертиза ценности в Контрольно-счетной палате проводится при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности включения документов в дела, а также при подготовке дел к передаче на архивное хранение.
При определении ценности документов осуществляется отбор документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу для передачи на архивное хранение; отбор документов с временным (менее 10 лет) сроком хранения и сроком "до минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурном подразделении; выделение к уничтожению документов и дел с истекшим сроком хранения. При этом одновременно уточняется действующая номенклатура дел; сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел; проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел.
Отбор документов для постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из этих дел подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, варианты, неоформленные копии документов, факсограммы, документы подлежащие возврату, и документы с временным (менее 10 лет) сроком хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное значение.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению.
10.СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ
Ежегодно в течение 1 квартала на все завершенные и оформленные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу инспектором Контрольно-счетной палаты составляются описи дел по установленной форме (приложение N 4.13). На дела временного (менее 10 лет) срока хранения описи не составляются. Описи дел являются основой для передачи дел на архивное хранение. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения, дела долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, дела по личному составу.
В опись дел Контрольно-счетной палаты включаются все дела, заведенные в процессе ее деятельности за определенный период. Систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел. Каждое дело имеет свой порядковый номер независимо от количества томов. Графы в описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а на остальных однородных делах указывается "То же", другие реквизиты дела указываются полностью. В конце описи составляется итоговая запись, включающая количество внесенных в опись дел, а также начальный и последний порядковые номера. На дела по личным делам сотрудников Контрольно-счетной палаты составляется внутренняя опись, которая помещается в начале дела.
Годовая опись дел Контрольно-счетной палаты направляется на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области. После утверждения годовой описи Контрольно-счетной палаты экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области годовая опись дел утверждается председателем Контрольно-счетной палаты.
11.ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНОЙ ПАЛАТЕ
С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся в делах по месту их формирования - в Контрольно-счетной палате. Сотрудники Контрольно-счетной палаты несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих кабинетах, располагаются в шкафах и столах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках дел указываются индексы дел по номенклатуре.
Изъятие документов из дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения председателя Контрольно-счетной палаты, при этом в деле должны быть оставлены заверенная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника.
12.ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
По законченным делопроизводством делам постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу инспектор Контрольно-счетной палаты проводит работу по подготовке дел к сдаче на архивное хранение.
Подготовка документов к сдаче на архивное хранение включает оформление дел, составление описи дел, составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Передача дел на архивное хранение осуществляется должностными лицами Контрольно-счетной палаты. Выявленные работниками муниципального архива недостатки в оформлении документов и дел при передаче их на архивное хранение устраняются Контрольно-счетной палатой.