Приложение к Решению от 21.06.2012 г № 40 Порядок

Порядок ведения дел в контрольно-счетной палате городского округа верхнее дуброво 1. общие положения

Настоящий Порядок ведения дел в Контрольно-счетной палате (далее - Порядок) устанавливает систему документирования и организации работы с документами в Контрольно-счетной палате. Порядок определяет основные правила подготовки, регистрации, оформления, прохождения и контроля за исполнением документов несекретного характера.
Настоящий Порядок ведения дел в Контрольно-счетной палате разработан в соответствии с пунктом 12 Положения о Контрольно-счетной палате городского округа Верхнее Дуброво, раздела 4 Регламента Контрольно-счетной палаты, Решением Думы городского округа Верхнее Дуброво от 19 апреля 2012 года N 19 "Об утверждении Положения о правовых актах городского округа Верхнее Дуброво", государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", утвержденным Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст, ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденным Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.98 N 28.
Соблюдение правил, предусмотренных настоящим Порядком, обязательно для всех работников Контрольно-счетной палаты. Все работники Контрольно-счетной палаты должны быть ознакомлены с настоящим Порядком.
Персональная ответственность за ведение делопроизводства, контроль за своевременным и отвечающим требованиям Порядка оформлением документов, сохранность дел возлагается на должностных лиц Контрольно-счетной палаты.
Ответственность за организацию ведения делопроизводства Контрольно-счетной палаты в целом возлагается на председателя Контрольно-счетной палаты.
В документообороте Контрольно-счетной палаты выделяются следующие документопотоки:
1.Поступающая документация (входящая).
2.Отправляемая документация (исходящая).
3.Внутренняя документация.
В Контрольно-счетной палате доставка и отправка документов осуществляется по почте, документы могут быть приняты и отправлены по факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем.
2.ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И ПРОХОЖДЕНИЕ ПОСТУПИВШИХ ДОКУМЕНТОВ
2.1.ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ, ДОСТАВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ
Документы, поступившие в Контрольно-счетную палату и адресованные Контрольно-счетной палате, в том числе должностному лицу Контрольно-счетной палате, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение председателем Контрольно-счетной палаты, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
Поступившие в Контрольно-счетную палату служебные документы, имеющие установленные реквизиты оформления (в том числе наименование или бланк организации (должностного лица), направившей (направившего) документ, дату и номер, наименование адресата, подпись или оттиск печати) и другая служебная корреспонденция принимаются и регистрируются председателем Контрольно-счетной палаты.
При приеме и обработке поступающей корреспонденции производится проверка правильности ее адресования и доставки, целостности упаковки и наличия вложений. Если при проверке обнаружено отсутствие документов или отдельных листов, приложений, повреждение документов, несоответствие номеров на конверте номерам вложенных документов, составляется акт в двух экземплярах, один из которых вместе с документом направляется отправителю, а второй остается в Контрольно-счетной палате.
Ошибочно доставленная корреспонденция подлежит возврату отправителю либо переадресовывается по назначению.
После первоначальной обработки и сортировки документов производится их регистрация, за исключением документов, указанных в перечне (приложение N 4.1). Регистрация документов производится с целью учета, контроля и поиска документов.
Конверты, в которых поступили документы, уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и дату получения документа, когда поступившие документы имеют просроченный срок исполнения.
Документы регистрируются в день их поступления, а при поступлении их в нерабочее время - в первый рабочий день.
Регистрация служебных документов Контрольно-счетной палатой осуществляется посредством записи в журналах установленной формы (приложение N 4.2).
В правом нижнем углу первого листа документа проставляется штамп, в котором указываются регистрационный номер, дата регистрации документа, а при необходимости и время поступления документа. Регистрационный номер состоит из порядкового номера поступившего документа. Нумерация ведется с начала календарного года.
Резолюция оформляется председателем Контрольно-счетной палаты на самом документе в верхней его части на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Резолюция включает в себя: фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, при необходимости срок исполнения, подпись поручителя, дату. Требование к резолюции: обязательная адресность, четкое определение содержание действий, исчерпывающий характер содержания поручения, непротиворечивость другим резолюциям по одному и тому же вопросу. Исполнитель, указанный первым в резолюции, является ответственным исполнителем с правом созыва соисполнителей.
Содержание резолюции председателем Контрольно-счетной палаты переносится в журнал регистрации, а сами документы (их копии) передаются по назначению исполнителям.
В случае, когда в резолюции указано несколько исполнителей, с документа снимается необходимое количество копий для направления каждому из них. Резолюция, штамп с регистрационным номером и датой регистрации документа должны быть воспроизведены на всех копиях документа. Подлинник документа остается у председателя Контрольно-счетной палаты.
Председателем Контрольно-счетной палаты предоставляются справки о поступлении, прохождении и отправке служебных документов.
2.2.ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ ПО КАНАЛАМ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ
Факсимильный аппарат предназначен для приема и оперативной передачи текстов документов и служебных материалов.
Документы передаются и принимаются по факсу в виде копий и юридической силы не имеют.
При приеме факсограммы проверяется дата их подачи, общее количество страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, их читаемость и в конце текста указывается время приема и фамилия принявшего ее ответственного лица.
После передачи факсограммы оригинал письма на бумажной основе при необходимости направляется адресату почтовой связью.
При передаче информации по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- передаваемые документы (тестового, табличного или графического характера) выполняются на качественной бумаге формата А4 черным цветом, с четким изображением;
- документы должны быть зарегистрированы по месту регистрации данного вида документа, завизированы исполнителем;
- запрещается передавать текст документов с грифом ограничения доступа к документам (для служебного пользования).
После отправки факса, отправитель обязан проконтролировать качество передачи документов и на копии или на втором экземпляре переданного документа сделать отметку "Отправлено на факс (указать N телефона факса), дата, время, Ф.И.О. принявшего факс".
Ответственность за содержание передаваемой по каналам факсимильной связи информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, а также на должностное лицо Контрольно-счетной палаты, подписавшее передаваемый документ.
Принятые факсограммы регистрируются председателем Контрольно-счетной палаты для последующей передачи по назначению.
На поступивших подлинниках писем, переданных в Контрольно-счетную палату ранее по каналам факсимильной связи, проставляется регистрационный номер факсограммы и отметка "Передано по факсу" с указанием даты передачи. Подлинник направляется исполнителю.
2.3.ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ
Электронная почта Контрольно-счетной палатой используется для приема и передачи информации организациям, имеющим соответствующие аппаратные и программные средства.
Документы передаются по электронной почте в виде электронных копий и юридической силы не имеют. После передаче оригинал письма на бумажной основе при необходимости направляется адресату почтовой связью.
Ответственность за содержание передаваемой по электронной почте информации и идентичность текстов на бумажной основе и в цифровом виде несут исполнитель, подготовивший документ, председатель Контрольно-счетной палаты.
Документ, отправляемый по электронной почте, оформляется исполнителем как исходящий документ. В учетных формах регистрации документов делается отметка "Передан по электронной почте на адрес (адрес получателя)" и дата отправки.
Информация, поступившая по электронной почте и требующая ответа и исполнения, распечатывается на бумажном носителе и регистрируется. В дальнейшем работа с поступившим по электронной почте документом организуется аналогично работе с документом, поступившим на бумажном носителе.
2.4.РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ В КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНОЙ ПАЛАТЕ
Документы, поступившие в Контрольно-счетную палату, передаются в соответствии с резолюцией председателя Контрольно-счетной палаты исполнителю под подпись с отметкой в учетной форме.
После завершения работы над документом исполнитель кратко излагает на самом документе или на отдельном листе бумаги результаты выполнения поручения.
Председатель Контрольно-счетной палаты проставляет на первом листе исполненного документа отметку "В дело", дату и подпись.
Документы, создаваемые в процессе деятельности Контрольно-счетной палаты, учитываются (ставятся на учет).
Учетный номер внутренних документов состоит из порядкового номера, проставляемого в пределах конкретного массива документов (по каждому виду документов отдельно), и начинается заново с наступлением очередного календарного года. Регистрация служебных документов осуществляется посредством записи в журналах установленной формы. Не зарегистрированные (не поставленные на учет) документы не являются официальными служебными документами Контрольно-счетной палаты и исключаются из документооборота Контрольно-счетной палаты.
Подготовленные в Контрольно-счетной палате документы, требующие решения поставленных в них вопросов, направляются соответствующим должностным лицам на рассмотрение.
Подготовленный письменный ответ на исполненный документ передается на подпись председателю Контрольно-счетной палаты вместе с копией, завизированной исполнителем. Подписанный председателем Контрольно-счетной палаты и зарегистрированный документ отправляется по назначению. Копия документа подшивается в дело.
Информация об исполнении документа, находящегося на контроле, должна быть сообщена исполнителем председателю Контрольно-счетной палаты. Председатель Контрольно-счетной палаты не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся на исполнении, с учетными данными, составляет сводку о ходе исполнения документов.
Формирование, хранение и учет документов, подготовленных и оформленных в Контрольно-счетной палате, осуществляется должностными лицами Контрольно-счетной палаты в соответствии с номенклатурой дел Контрольно-счетной палаты и с учетом требований, установленных настоящим Порядком.
Исполненные документы, подлежащие сдаче в архив, передаются в порядке, установленном настоящим Регламентом. Остальные документы хранятся в Контрольно-счетной палате до истечения срока их хранения, указанного в номенклатуре.
При работе с документами в Контрольно-счетной палате необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- все лица, работающие с документами Контрольно-счетной палаты, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и дел, а также за конфиденциальность содержащейся в них информации;
- сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий сотрудника;
- при утрате служебных документов председателем Контрольно-счетной палаты составляется и утверждается акт. При необходимости назначается служебное расследование;
- передача документов или их копий лицам, не являющимся работниками Контрольно-счетной палаты, может производиться только с разрешения председателя Контрольно-счетной палаты;
- при уходе в отпуск, выезде в командировку председатель Контрольно-счетной палаты должен отчитаться по всем находящимся у него документам и передать их по акту согласно номенклатуре дел инспектору, временно назначенному ответственным за ведение делопроизводства;
- при освобождении от занимаемой должности председатель Контрольно-счетной палаты должен отчитаться по всем находящимся у него документам и сдать их по акту согласно номенклатуре дел специалисту, вновь или временно назначенному ответственным за ведение делопроизводства.
Документы, дела, находящиеся в Контрольно-счетной палате, должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность.
Документ, подшитый в дело, может быть временно изъят из него только с разрешения председателя Контрольно-счетной палаты с обязательным вложением в дело листа-заменителя (приложение N 4.3).
2.5.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ
К служебным документам ограниченного распространения относятся поступающие в Контрольно-счетную палату, а также подготовленные в ней несекретные документы и издания, ограничения на распространение которых и особые требования к обращению с которыми обусловлены служебной необходимостью.
Ответственность за организацию правильного обращения с документами ограниченного распространения, обеспечения их учета, сохранности, санкционированного использования возлагается на председателя Контрольно-счетной палаты.
Передача документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускается только с разрешения председателя Контрольно-счетной палаты с поэкземплярным учетом выдачи их под расписку.
На документах, в том числе на их проектах, изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования". Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам и изданиям.

    Например: Для служебного пользования
                     Экз. N _____

Снятие с пометки "Для служебного пользования" с информации ограниченного распространения производится по письменного указанию должностного лица, подписавшего или утвердившего документ.
Прием, учет и регистрация поступающих в Контрольно-счетную палату документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения и имеющих пометку "Для служебного пользования", осуществляются председателем Контрольно-счетной палаты в порядке, предусмотренном для других служебных документов с использованием журналов установленной формы. При этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП" и указывается номер (номера) поступившего экземпляра документа, количество страниц (если документ не сброшюрован). Указание номеров экземпляров обязательно при учете всех последующих перемещений и передач документов с пометкой "Для служебного пользования".
При подготовке документов ограниченного распространения на обороте последнего листа каждого экземпляра документа исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию печатавшего документ, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные документы передаются исполнителем после подписания документа для регистрации.
Например:
Отпечатано 2 экз.:
1 экз. - Прокуратура Свердловской области
2 экз. - в дело.
Исп. Петрова
Отп. Сидорова
01.06.2012
Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется председателем Контрольно-счетной палаты.
При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов исполнителем составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и председателем Контрольно-счетной палаты.
При регистрации к исходящему номеру документа добавляется пометка "ДСП". Эта же пометка проставляется на конверте рядом с исходящим номером отправляемого документа.
Документы ограниченного распространения пересылаются сторонним организациям с курьером, заказным почтовым отправлением.
Тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" запрещается передавать факсимильной почтой, по каналам электронной почты.
Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом документы с пометкой "Для служебного пользования" могут быть помещены в дела как отдельно, так и вместе с документами по тому же вопросу, но не имеющему указанную пометку. И в том и в другом случае на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".
Документы ограниченного распространения должны храниться в надежно запираемых шкафах.
В делах с документами с пометкой "Для служебного пользования" постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения должны оформляться внутренние описи.
Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической и иной научной ценности, производится в Контрольно-счетной палате по акту установленной формы. В учетных формах (журналах) об уничтожении делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
3.ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1.ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
Служебные документы оформляются на бланках формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (210 x 148 мм) установленной формы с продольным расположением реквизитов, а также на стандартных листах бумаги. Для бланков резолюций (поручений) установлен формат А6 (105 x 148 мм). При подготовке документов в Контрольно-счетной палате используются электронные шаблоны бланков документов.
Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Контрольно-счетной палаты, могут являться: герб муниципального образования; код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); код формы документа; наименование организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; место составления или издания документа; адресат; гриф утверждения документа; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст документа; отметка о наличии приложений; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа.
Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
Внутренняя переписка по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного и иного обеспечения ведется в основном без использования бланков на стандартных листах бумаги.
Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов документов, для оформления копий служебных писем, остающихся в делах (кроме ксерокопий).
Документы, подготавливаемые в Контрольно-счетной палате, печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Microsoft Word обычным начертанием шрифта Times New Roman, кегль (размер) - 14 пунктов.